¿Qué es la plantilla del formulario de hoja de conteo de inventario?
Las hojas de conteo en papel se manchan, se pierden entre el almacén y la oficina y son difíciles de leer al final de un conteo largo. Cuando las cifras no coinciden con el sistema, también es difícil saber quién contó cada zona, si se estaban moviendo existencias en ese momento o si se repitió algún conteo.
Esta plantilla registra el conteo y todo su contexto: quién contó, dónde, qué tipo de conteo era, si fue ciego y si se detuvieron los movimientos de existencias. Los responsables introducen líneas de artículos con cantidades, añaden más líneas en bloque o cargan una hoja o una exportación del escáner, y después anotan las diferencias, los recuentos y las existencias dañadas antes de firmar.
Cada conteo se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, lo que te proporciona un registro firmado de cada zona y fecha; resulta útil al conciliar el inventario o cuando tu contable pregunta cómo se obtuvo la cifra de fin de año.
- Ideal para
- Almacenes, tiendas, trasteros de existencias y cualquier persona que realice conteos periódicos
- Lo completa
- La persona que cuenta, con una comprobación opcional de un supervisor
- Tiempo de cumplimentación
- Depende del conteo; el formulario solo tarda unos minutos
- Incluye
- Seis líneas de artículos, cuadro de líneas en bloque, carga de la hoja de conteo, preguntas sobre diferencias y existencias dañadas y dos firmas
¿Quién usa un formulario de hoja de conteo de inventario?
- Un almacén que realiza conteos cíclicos semanales por pasillo
- Una tienda que hace un inventario físico de fin de año
- Una comprobación puntual tras sospechar un error de preparación de pedidos
- Un recuento de las líneas que no coinciden con el sistema
- Un restaurante o bar que cuenta las existencias al final de cada mes
- Un almacén de mantenimiento que cuenta piezas de repuesto
Preguntas de este formulario de hoja de conteo de inventario
34 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Detalles del conteo
- Persona que realiza el conteo*
- Correo electrónico
- Fecha del conteo*
- Tipo de conteo* Conteo cíclico · Inventario físico completo / conteo de cierre de ejercicio · Comprobación puntual · Recuento
- Almacén, tienda o centro*
- Zona, pasillo o rango de ubicaciones
- Número de hoja de conteo o etiqueta
- Segunda persona que realiza el conteo
- ¿Se realizó un conteo ciego (se ocultaron las cantidades del sistema a las personas que contaban)?
- ¿Se detuvieron los movimientos de existencias en esta zona durante el conteo?*
- Recepciones, preparaciones o movimientos realizados durante el conteo* solo se pregunta cuando corresponde
2 Artículos contados
- Artículo 1 — SKU y ubicación*
- Artículo 1 — cantidad contada*
- Artículo 2 — SKU y ubicación
- Artículo 2 — cantidad contada
- Artículo 3 — SKU y ubicación
- Artículo 3 — cantidad contada
- Artículo 4 — SKU y ubicación
- Artículo 4 — cantidad contada
- Artículo 5 — SKU y ubicación
- Artículo 5 — cantidad contada
- Artículo 6 — SKU y ubicación
- Artículo 6 — cantidad contada
- Más líneas
- Hoja de conteo o exportación del escáner
3 Diferencias y aprobación
- ¿Alguna cantidad contada difiere de la cantidad del sistema?*
- Detalles de las diferencias* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se volvieron a contar las diferencias? solo se pregunta cuando corresponde Sí — el recuento confirmó la cantidad · Sí — el recuento la corrigió · Todavía no
- ¿Encontraste existencias dañadas, caducadas u obsoletas?
- ¿Qué artículos y cuántos?* solo se pregunta cuando corresponde
- Otras notas
- Firma de la persona que realiza el conteo*
- Supervisor que comprueba el conteo
- Firma del supervisor
El formulario hoja de conteo de inventario, página por página
1 Datos del conteo
La persona que cuenta indica su nombre y la fecha del conteo y, después, elige el tipo de conteo: conteo cíclico, inventario físico completo o de fin de año, comprobación puntual o recuento. Registra el almacén o centro, la zona o el intervalo de ubicaciones, el número de la hoja o etiqueta de conteo y, si procede, la segunda persona que cuenta.
Dos preguntas aportan contexto a las cifras: si fue un conteo ciego y si se detuvieron los movimientos de existencias durante el conteo. Si no se detuvieron, un cuadro obligatorio pide indicar las recepciones, preparaciones o movimientos realizados mientras se contaba, para poder conciliarlos.
2 Artículos contados
Una breve nota recuerda a quienes cuentan que deben hacerlo en la unidad de existencias, contar cada ubicación por separado y excluir las existencias ya preparadas para pedidos. Seis pares de campos permiten indicar el SKU y la ubicación de un artículo junto con su cantidad contada; el primer par es obligatorio.
Los conteos más largos se introducen en el cuadro Más líneas, una línea por artículo, o se cargan mediante la hoja en papel, una hoja de cálculo o una exportación del escáner.
3 Diferencias y validación
Las personas que cuentan indican si alguna cantidad difiere de la cantidad del sistema. En ese caso, describen cada diferencia e indican si se volvió a contar y se confirmó o se corrigió. Una pregunta independiente cubre las existencias dañadas, caducadas u obsoletas. Después de añadir cualquier otra nota, la persona que cuenta firma y un supervisor puede añadir su nombre y firma para demostrar que se comprobó el conteo.
Personaliza la plantilla
- Añade más líneas de artículos si tus conteos suelen ser más largos o elimínalas si todo el mundo carga una hoja
- Añade un menú desplegable de unidades de medida junto a cada cantidad
- Sustituye el campo de ubicación por un menú desplegable con tus almacenes o tiendas
- Haz obligatoria la firma del supervisor para los conteos de fin de año
- Añade a la persona responsable del inventario a los correos de notificación
- Cambia el párrafo sobre las reglas de conteo para adaptarlo a tu propio procedimiento
Consejos para mejorar tu formulario hoja de conteo de inventario
- Detén los movimientos de existencias en la zona de conteo siempre que puedas; así eliminarás la mayoría de las diferencias antes de que aparezcan
- Utiliza conteos ciegos para los artículos de alto valor, de modo que las personas que cuentan no se vean influidas por la cifra del sistema
- Vuelve a contar las diferencias importantes antes de ajustar las existencias
- Cuenta una ubicación cada vez y termina antes de pasar a la siguiente
- Conserva la hoja en papel cargada; es el registro original si alguien cuestiona una cifra
- Investiga las diferencias repetidas en el mismo artículo; a menudo indican un problema de proceso
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada conteo se guarda como PDF firmado en tu bóveda, con las hojas cargadas adjuntas, y se envía un correo al propietario del formulario. Las personas que cuentan pueden recibir una copia de lo que enviaron.
La tabla de respuestas te permite consultar cada conteo por fecha y ubicación y exportar las respuestas a CSV para conciliarlas. FileIt no actualiza tu sistema de inventario, por lo que los ajustes de existencias se realizan en tu propio sistema después de revisar las diferencias.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Hoja de conteo de inventario: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de conteo de inventario es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito.
¿El formulario actualiza nuestro sistema de inventario?
No. Registra y archiva el conteo. Tu equipo realiza los ajustes de existencias en su propio sistema de inventario.
¿Qué ocurre si contamos cientos de artículos?
Utiliza el cuadro Más líneas, un artículo por línea, o carga una hoja de conteo o una exportación del escáner como hoja de cálculo, PDF o foto.
¿Pueden dos personas contar la misma zona?
Sí. Hay un campo para la segunda persona que cuenta y una pregunta que registra si el conteo fue ciego.
¿Puede un supervisor validar el conteo con su firma?
Sí. Al final hay campos opcionales para el nombre y la firma del supervisor. Puedes hacerlos obligatorios en el diseñador.
¿Podemos registrar existencias dañadas o caducadas?
Sí. Al responder afirmativamente a la pregunta sobre existencias dañadas, se abre un cuadro obligatorio para indicar los artículos y las cantidades.
¿Las personas que cuentan necesitan una cuenta de FileIt?
No. Lo completan desde un enlace en un teléfono, tableta u ordenador.
¿Podemos utilizarlo para un inventario físico de fin de año?
Sí. Elige inventario físico completo como tipo de conteo. Los PDF firmados te proporcionan un registro del conteo de cada zona, aunque depende de tu contable o auditor qué documentación necesita.