Quel est le modèle de formulaire fiche de comptage des stocks ?
Les fiches de comptage papier se tachent, se perdent entre l’entrepôt et le bureau et deviennent difficiles à lire à la fin d’un long comptage. Lorsque les chiffres ne correspondent pas au système, il est également difficile de savoir qui a compté quelle zone, si des stocks étaient déplacés à ce moment-là ou si un recomptage a été effectué.
Ce modèle enregistre le comptage et son contexte au même endroit : qui a compté, où, de quel type de comptage il s’agissait, s’il était à l’aveugle et si les mouvements de stock avaient été interrompus. Les compteurs saisissent les lignes d’articles avec les quantités, ajoutent d’autres lignes en nombre ou importent une fiche ou une exportation de scanner, puis indiquent les écarts, les recomptages et les stocks endommagés avant de signer.
Chaque comptage est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous fournit un relevé signé pour chaque zone et chaque date — utile pour rapprocher les stocks ou lorsque votre comptable vous demande comment le chiffre de fin d’année a été obtenu.
- Idéal pour
- Les entrepôts, magasins, réserves et toute personne effectuant régulièrement des comptages de stocks
- Rempli par
- La personne qui effectue le comptage, avec un contrôle facultatif par un superviseur
- Durée de remplissage
- Elle dépend du comptage — le formulaire lui-même ne prend que quelques minutes
- Comprend
- Six lignes d’articles, une zone pour ajouter des lignes en nombre, l’import d’une fiche de comptage, des questions sur les écarts et les stocks endommagés, deux signatures
Qui utilise un formulaire fiche de comptage des stocks ?
- Un entrepôt qui effectue des comptages tournants hebdomadaires par allée
- Un magasin de détail qui réalise un inventaire de fin d’année
- Un contrôle ponctuel après une erreur de préparation suspectée
- Un recomptage des lignes qui ne correspondent pas au système
- Un restaurant ou un bar qui compte ses stocks à la fin de chaque mois
- Une réserve de maintenance qui compte les pièces détachées
Questions de ce formulaire fiche de comptage des stocks
34 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Détails du comptage
- Agent de comptage*
- Date du comptage*
- Type de comptage* Comptage tournant · Inventaire complet / comptage de fin d’exercice · Contrôle ponctuel · Nouveau comptage
- Entrepôt, magasin ou site*
- Zone, allée ou plage d’emplacements
- Numéro de feuille ou d’étiquette de comptage
- Second agent de comptage
- S’agissait-il d’un comptage à l’aveugle (quantités du système masquées aux agents de comptage) ?
- Les mouvements de stock ont-ils été interrompus dans cette zone pendant le comptage ?*
- Réceptions, prélèvements ou mouvements effectués pendant le comptage* affichée uniquement si applicable
2 Articles comptés
- Article 1 — SKU et emplacement*
- Article 1 — quantité comptée*
- Article 2 — SKU et emplacement
- Article 2 — quantité comptée
- Article 3 — SKU et emplacement
- Article 3 — quantité comptée
- Article 4 — SKU et emplacement
- Article 4 — quantité comptée
- Article 5 — SKU et emplacement
- Article 5 — quantité comptée
- Article 6 — SKU et emplacement
- Article 6 — quantité comptée
- Lignes supplémentaires
- Feuille de comptage ou export du scanner
3 Écarts et validation
- Certains comptages différaient-ils de la quantité du système ?*
- Détails des écarts* affichée uniquement si applicable
- Les écarts ont-ils fait l’objet d’un nouveau comptage ? affichée uniquement si applicable Oui — le nouveau comptage a confirmé le résultat · Oui — le nouveau comptage l’a corrigé · Pas encore
- Avez-vous trouvé du stock endommagé, périmé ou obsolète ?
- Quels articles, et en quelle quantité ?* affichée uniquement si applicable
- Autres remarques
- Signature de l’agent de comptage*
- Responsable chargé de vérifier le comptage
- Signature du responsable
Le formulaire fiche de comptage des stocks, page par page
1 Détails du comptage
Le compteur indique son nom et la date du comptage, puis choisit le type de comptage : comptage tournant, inventaire complet ou inventaire de fin d’année, contrôle ponctuel ou recomptage. Il indique l’entrepôt ou le site, la zone ou la plage d’emplacements, le numéro de la fiche ou de l’étiquette de comptage et, le cas échéant, le nom d’un deuxième compteur.
Deux questions apportent du contexte aux chiffres : le comptage était-il à l’aveugle et les mouvements de stock ont-ils été interrompus pendant le comptage ? Si ce n’est pas le cas, une zone obligatoire demande d’indiquer les réceptions, préparations ou déplacements effectués pendant le comptage, afin de pouvoir les rapprocher.
2 Articles comptés
Une courte note rappelle aux compteurs de compter dans l’unité de stock, de compter chaque emplacement séparément et d’exclure les stocks déjà préparés pour des commandes. Six paires de champs permettent de saisir le SKU et l’emplacement d’un article, ainsi que sa quantité comptée — la première paire est obligatoire.
Les comptages plus longs sont saisis dans la zone Plus de lignes, à raison d’une ligne par article, ou importés depuis la fiche papier, une feuille de calcul ou une exportation de scanner.
3 Écarts et validation
Les compteurs indiquent si des quantités comptées diffèrent de la quantité indiquée dans le système. Si c’est le cas, ils décrivent chaque écart et précisent s’il a été recompté et confirmé ou corrigé. Une question distincte porte sur les stocks endommagés, périmés ou obsolètes. Après avoir ajouté d’éventuelles autres notes, le compteur signe et un superviseur peut ajouter son nom et sa signature pour confirmer que le comptage a été contrôlé.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez davantage de lignes d’articles si vos comptages sont généralement plus longs, ou supprimez-en si tout le monde importe une fiche
- Ajoutez une liste déroulante d’unités de mesure à côté de chaque quantité
- Remplacez le champ d’emplacement par une liste déroulante de vos entrepôts ou magasins
- Rendez la signature du superviseur obligatoire pour les comptages de fin d’année
- Ajoutez votre responsable des stocks aux e-mails de notification
- Modifiez le paragraphe sur les règles de comptage pour l’adapter à votre propre procédure
Conseils pour un meilleur formulaire fiche de comptage des stocks
- Interrompez les mouvements de stock dans la zone comptée chaque fois que possible — cela élimine la plupart des écarts avant qu’ils ne surviennent
- Utilisez des comptages à l’aveugle pour les articles de grande valeur afin que les compteurs ne soient pas influencés par le chiffre du système
- Recomptez les écarts importants avant de corriger les stocks
- Comptez un emplacement à la fois et terminez-le avant de passer au suivant
- Conservez la fiche papier importée — c’est le relevé original si un chiffre est remis en question
- Analysez les écarts répétés sur un même article ; ils révèlent souvent un problème de procédure
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque comptage est enregistré au format PDF signé dans votre coffre-fort, avec les fiches importées en pièces jointes, et le propriétaire du formulaire reçoit un e-mail. Les compteurs peuvent obtenir une copie de leur envoi.
Le tableau Réponses vous permet de consulter chaque comptage par date et par emplacement et d’exporter les réponses au format CSV pour le rapprochement. FileIt ne met pas à jour votre système de gestion des stocks : votre équipe effectue donc les ajustements dans son propre système après examen des écarts.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Fiche de comptage des stocks : questions fréquentes
Ce modèle de comptage des stocks est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application FileIt Forms avec tous les comptes, y compris l’offre gratuite.
Le formulaire met-il à jour notre système de gestion des stocks ?
Non. Il enregistre et classe le comptage. Votre équipe effectue les éventuels ajustements dans son propre système de gestion des stocks.
Que faire si nous comptons des centaines d’articles ?
Utilisez la zone Plus de lignes — un article par ligne — ou importez une fiche de comptage ou une exportation de scanner sous forme de feuille de calcul, de PDF ou de photo.
Deux personnes peuvent-elles compter la même zone ?
Oui. Un champ permet d’indiquer le deuxième compteur et une question précise si le comptage était à l’aveugle.
Un superviseur peut-il valider le comptage ?
Oui. Le nom et la signature facultatifs du superviseur sont prévus à la fin du formulaire. Vous pouvez les rendre obligatoires dans le concepteur.
Pouvons-nous enregistrer les stocks endommagés ou périmés ?
Oui. Une réponse affirmative à la question sur les stocks endommagés ouvre une zone obligatoire pour indiquer les articles et les quantités.
Les compteurs doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Ils remplissent le formulaire depuis un lien, sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur.
Pouvons-nous l’utiliser pour un inventaire de fin d’année ?
Oui. Choisissez « inventaire complet » comme type de comptage. Les PDF signés vous fournissent un relevé du comptage de chaque zone, mais les éléments demandés par votre comptable ou votre auditeur relèvent de leur propre appréciation.