¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de acción correctiva (Corrective Action Request, CAPA)?
Resolver un lote defectuoso no es lo mismo que solucionar la razón por la que salió mal. Una acción correctiva y preventiva (corrective and preventive action, CAPA) permite a los equipos de calidad asegurarse de que un problema no vuelva a ocurrir, pero solo si registra una causa raíz real, acciones específicas con responsables y una comprobación de que esas acciones funcionaron.
Esta plantilla guía todo el proceso: una descripción objetiva del problema y su origen, la contención, el método de análisis y la causa raíz, los factores contribuyentes, las acciones correctivas y preventivas con responsable y fecha prevista, los documentos que deben actualizarse y, por último, cómo se verificará la eficacia y si realmente se logró.
Cada CAPA se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con el análisis y las pruebas adjuntas, para que tengas un registro que puedas mostrar en una revisión de la dirección o en una auditoría.
- Ideal para
- Equipos de calidad, fabricación, laboratorio y servicios que gestionan un proceso CAPA
- Lo completa
- Ingenieros de calidad, supervisores o la persona responsable del problema
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 10–20 minutos, según el análisis
- Incluye
- Casilla de los 5 porqués, lista de comprobación de factores contribuyentes, responsable y fechas de las acciones, sección de verificación y carga de archivos
¿Quién usa un formulario de solicitud de acción correctiva (Corrective Action Request, CAPA)?
- Dar seguimiento a un informe de no conformidad (nonconformance report) con una investigación de la causa raíz
- Responder a una reclamación de un cliente con una acción correctiva documentada
- Cerrar hallazgos de una auditoría interna o de certificación
- Actuar ante un casi incidente antes de que se convierta en un incidente
- Solicitar al equipo de calidad de un proveedor una respuesta estructurada
- Registrar acciones preventivas derivadas de una revisión de riesgos
Preguntas de este formulario de solicitud de acción correctiva (Corrective Action Request, CAPA)
30 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 El problema
- Creado por*
- Correo electrónico*
- Fecha de creación*
- Origen* No conformidad · Queja del cliente · Auditoría interna · Auditoría externa o de certificación · Problema del proveedor · Incidente o cuasi incidente · Idea de mejora
- Referencia
- Producto, proceso o área afectada
- Tipo de acción* Correctiva — detener la repetición de un problema que ya ha ocurrido · Preventiva — evitar por completo que ocurra un problema potencial
- Descripción del problema*
- Prioridad* Baja · Media · Alta — impacto en la seguridad, la normativa o un cliente importante
2 Contención y causa raíz
- Contención ya implementada
- Fecha de contención
- Método de análisis de la causa raíz* Los 5 porqués · Diagrama de espina de pescado / Ishikawa · Árbol de fallos · 8D
- Los 5 porqués solo se pregunta cuando corresponde
- Factores contribuyentes Personal o formación · Método o procedimiento · Máquina o equipo · Material · Medición · Entorno
- Causa raíz*
- Documentos del análisis
3 Acciones
- Acciones correctivas*
- Responsable general de las acciones*
- Fecha prevista de finalización*
- ¿Dónde más podría ocurrir esto?
- ¿Es necesario actualizar procedimientos, planos, AMFE o materiales de formación?
- ¿Qué documentos?* solo se pregunta cuando corresponde
- Recursos o presupuesto necesarios
4 Verificación
- ¿Cómo comprobarás que las acciones han funcionado?*
- Fecha límite de verificación
- Verificado por
- ¿Han sido eficaces las acciones? Sí — cerrar la CAPA · Parcialmente — se necesitan más acciones · No — reabrir el análisis de la causa raíz · Aún no se ha verificado
- Notas de verificación
- Evidencias de verificación
- Firma
El formulario solicitud de acción correctiva (Corrective Action Request, CAPA), página por página
1 El problema
La CAPA comienza con quién la planteó y cuándo, su origen —no conformidad, reclamación de un cliente, auditoría interna, auditoría externa, problema de un proveedor, incidente o casi incidente, idea de mejora u otro— y un número de referencia. La persona que la plantea indica qué se ha visto afectado y si la acción es correctiva (un problema que ya ha ocurrido) o preventiva (uno que podría ocurrir).
La descripción obligatoria del problema solicita qué ocurrió, dónde, cuándo y en qué cantidad, dejando deliberadamente las causas para más adelante. La página termina con una prioridad de baja a alta.
2 Contención y causa raíz
Primero se indica la contención ya aplicada y su fecha. Después se elige el método de análisis: 5 porqués, espina de pescado, árbol de fallos, 8D u otro. Al elegir 5 porqués, se abre una casilla preparada para las cinco preguntas. A continuación aparece una lista de comprobación de factores contribuyentes, con los apartados habituales de personas, método, máquina, material, medición y entorno. La causa raíz es obligatoria y se pueden adjuntar documentos del análisis.
3 Acciones
Las acciones correctivas se enumeran una por línea, con responsables y fechas. El formulario también exige un responsable general de las acciones y una fecha prevista de finalización. Una casilla pregunta dónde más podría producirse el problema, para que la solución pueda aplicarse de forma más amplia. Indicar que es necesario actualizar procedimientos, planos, AMFE (FMEA) o formación requiere especificar cuáles, y también permite anotar los recursos o el presupuesto.
4 Verificación
La última página pregunta cómo se comprobarán las acciones —algo obligatorio para no cerrar la CAPA basándose solo en la esperanza— y después solicita la fecha de verificación, la persona verificadora, si las acciones fueron eficaces (sí, parcialmente, no o todavía no), notas, carga de pruebas y una firma. Puede completarse al crear la CAPA o dejarse para la persona verificadora.
Personaliza la plantilla
- Sustituye las opciones de prioridad por tu propia clasificación basada en el riesgo
- Divide la verificación en un formulario independiente si otra persona cierra las CAPA
- Añade un campo para los miembros del equipo 8D si utilizas el método 8D
- Añade a tu responsable de calidad y al responsable de las acciones a las notificaciones
- Cambia la lista de orígenes para adaptarla a la procedencia habitual de tus CAPA
- Añade un recordatorio de fecha límite al mensaje de confirmación
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de acción correctiva (Corrective Action Request, CAPA)
- Mantén objetiva la descripción del problema: saltar demasiado pronto a las causas limita la investigación
- Sigue preguntando por qué hasta llegar a algo que puedas controlar y cambiar
- Comprueba que cada acción aborda la causa raíz y no solo el síntoma
- Asigna a cada acción una persona concreta y una fecha
- Verifica la eficacia con datos a lo largo del tiempo, no solo confirmando que la acción se realizó
- Comprueba dónde más podría existir la misma causa y soluciónalo también allí
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada CAPA se guarda como PDF en la carpeta de tu bóveda que elijas, con los archivos de análisis y pruebas adjuntos, y se envía un correo electrónico al propietario del formulario. La persona que la planteó puede recibir una copia.
La tabla de Respuestas muestra las CAPA por origen, prioridad y eficacia, y se exporta a CSV para la revisión de la dirección. Cada envío es un registro fijo, por lo que muchos equipos vuelven a enviar el formulario o archivan un registro de verificación cuando se cierra una CAPA.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de acción correctiva (Corrective Action Request, CAPA): preguntas frecuentes
¿Esta plantilla CAPA es gratuita?
Sí. Está incluida en la app FileIt Forms en todas las cuentas, incluido el plan gratuito.
¿El formulario realiza el seguimiento de las fechas límite de las CAPA?
No. Registra las fechas previstas y de verificación. El seguimiento de las acciones se realiza en tu propio proceso, utilizando la tabla de Respuestas y las exportaciones.
¿Qué métodos de análisis de la causa raíz admite?
Puedes elegir 5 porqués, espina de pescado, árbol de fallos, 8D u otro método. Los 5 porqués abren una casilla guiada y puedes adjuntar documentos de cualquier método.
¿También podemos utilizarlo para acciones preventivas?
Sí. La pregunta sobre el tipo de acción registra si es correctiva o preventiva.
¿Pueden completarlo los proveedores?
Sí. Envíales un enlace personal —no necesitan una cuenta de FileIt— y su respuesta se archivará en tu bóveda.
¿Es obligatoria la sección de verificación?
Solo es obligatorio el plan de verificación. El resultado y las pruebas pueden dejarse para más adelante si las acciones todavía no se han completado.
¿Este formulario CAPA satisfará a un auditor?
Te proporciona un registro estructurado y fechado del problema, la causa, las acciones y la verificación. Que cumpla una norma concreta depende de tu sistema de calidad y de cómo se gestione el proceso.
¿Podemos vincular la CAPA a un NCR?
Sí. Elige no conformidad como origen e introduce el número del NCR en el campo Referencia.