¿Qué es la plantilla del formulario de entrada del registro de riesgos?
Un registro de riesgos solo es tan bueno como sus entradas. Cuando los riesgos se añaden por email o se escriben directamente en una hoja de cálculo compartida, acabas con descripciones de una sola línea, valoraciones que nadie sabe explicar y ningún responsable claro; el registro parece completo, pero en realidad no se puede gestionar.
Esta plantilla ofrece a todos la misma estructura para comunicar un riesgo: título y categoría, descripción de causa-evento-consecuencia, probabilidad e impacto en una escala del 1 al 5, controles ya implantados, estrategia de tratamiento con acciones y un responsable identificado con fecha de revisión. Es adecuada para equipos de operaciones, finanzas, TI, proyectos y salud y seguridad, porque las categorías y escalas son generales.
Cada envío se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, para que conserves un registro fechado de cómo se describió y valoró cada riesgo cuando se comunicó, incluso después de que el registro activo haya cambiado.
- Ideal para
- Equipos de operaciones, cumplimiento y proyectos que mantienen un registro de riesgos
- Quién lo completa
- Cualquier empleado que comunique un riesgo o el propio responsable del riesgo
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 6–10 minutos
- Incluye
- Escalas de probabilidad e impacto del 1 al 5, preguntas según el tratamiento, valoración residual objetivo y carga de archivos
¿Quién usa un formulario de entrada del registro de riesgos?
- Una pequeña empresa que empieza su primer registro de riesgos y necesita una forma coherente de recoger entradas
- Un gestor de proyectos que registra riesgos de ejecución durante la planificación y en la revisión de cada fase
- Un equipo de TI que registra riesgos de seguridad de la información con responsables y fechas de tratamiento
- Un responsable de cumplimiento que recopila riesgos de los responsables de departamento antes de una revisión anual
- Un comité de salud y seguridad que registra riesgos operativos que necesitan un plan de tratamiento
- El consejo de una organización benéfica o sin ánimo de lucro que mantiene una visión documentada de sus riesgos estratégicos y financieros
Preguntas de este formulario de entrada del registro de riesgos
32 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 El riesgo
- Notificado por*
- Correo electrónico*
- Departamento Operaciones · Finanzas · TI · Recursos humanos · Ventas y marketing · Instalaciones · Asuntos legales y cumplimiento · Otro
- Título del riesgo*
- Categoría del riesgo* Estratégico · Operativo · Financiero · Cumplimiento y legal · Salud y seguridad · Seguridad de la información · Reputacional · Proyecto · Ambiental · Otro
- Otra categoría* solo se pregunta cuando corresponde
- Describe el riesgo*
- Causas o factores desencadenantes
- Consecuencias si ocurre
- Proyecto, proceso o activo afectado
- Fecha de identificación
2 Evaluación
- Probabilidad* 1 — Rara · 2 — Poco probable · 3 — Posible · 4 — Probable · 5 — Casi segura
- Impacto* 1 — Insignificante · 2 — Menor · 3 — Moderado · 4 — Grave · 5 — Severo
- Valoración general (antes de aplicar nuevas medidas)* Bajo · Medio · Alto · Crítico
- ¿Qué se vería afectado? Pérdida financiera · Interrupción del servicio o la producción · Salud y seguridad · Aspectos legales o regulatorios · Reputación · Datos o privacidad · Medio ambiente · Clientes
- Exposición financiera estimada
3 Controles y tratamiento
- Controles existentes
- ¿Qué eficacia tienen los controles existentes? Eficaces · Parcialmente eficaces · Ineficaces · No hay controles establecidos
- Estrategia de tratamiento* Tratar — reducir la probabilidad o el impacto · Tolerar — aceptar el riesgo tal como está · Transferir — seguro, contrato o externalización · Eliminar — detener la actividad que lo causa
- Medidas de tratamiento* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué se acepta el riesgo?* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite de las medidas solo se pregunta cuando corresponde
- Coste estimado del tratamiento solo se pregunta cuando corresponde
- Probabilidad objetivo después del tratamiento 1 — Rara · 2 — Poco probable · 3 — Posible · 4 — Probable · 5 — Casi segura
- Impacto objetivo después del tratamiento 1 — Insignificante · 2 — Menor · 3 — Moderado · 4 — Grave · 5 — Severo
- Valoración objetivo después del tratamiento Bajo · Medio · Alto · Crítico
4 Responsable y revisión
- Responsable del riesgo*
- Correo electrónico del responsable del riesgo
- Frecuencia de revisión Mensual · Trimestral · Cada seis meses · Anual
- Fecha de la próxima revisión*
- Estado* Abierto · En tratamiento · En seguimiento · Cerrado
- Documentos justificativos
El formulario entrada del registro de riesgos, página por página
1 El riesgo
La persona que comunica el riesgo indica su nombre, email y departamento; después, escribe un título breve del riesgo y elige una categoría: estratégica, operativa, financiera, de cumplimiento y legal, de salud y seguridad, de seguridad de la información, reputacional, de proyecto, medioambiental u otra, que abre un campo para especificarla.
Describir el riesgo sugiere el patrón causa-evento-consecuencia («Debido a …, puede ocurrir …, lo que daría lugar a …»), que ayuda a mantener las entradas concretas. Debajo aparecen campos opcionales para las causas o desencadenantes y para las consecuencias, junto con el proyecto, proceso o activo afectado y la fecha en que se identificó el riesgo.
2 Evaluación
El riesgo se valora tal como está hoy mediante dos escalas obligatorias de cinco puntos: probabilidad, de rara a casi segura, e impacto, de insignificante a grave. Después se elige una valoración general (baja, media, alta o crítica) usando tu propia matriz de riesgos. Al elegir crítica, aparece un recordatorio para escalarla de inmediato en lugar de esperar a la siguiente revisión.
Una lista de comprobación registra qué se vería afectado: dinero, operaciones, salud y seguridad, aspectos legales o normativos, reputación, datos, medioambiente o clientes. Además, un campo de moneda opcional permite indicar una estimación aproximada de la exposición financiera.
3 Controles y tratamiento
Primero se indican los controles existentes y su eficacia (eficaces, parcialmente eficaces, ineficaces o ninguno), seguidos de una estrategia de tratamiento obligatoria: tratar, tolerar, transferir o eliminar. Si eliges tolerar, se te pregunta por qué se acepta el riesgo. Cualquier otra opción solicita las acciones de tratamiento, una fecha límite y un coste estimado.
La probabilidad, el impacto y la valoración objetivo después del tratamiento son opcionales, para que el registro pueda mostrar dónde debería acabar el riesgo, no solo dónde está ahora.
4 Responsable y revisión
Cada entrada necesita un responsable del riesgo identificado, es decir, la persona encargada de gestionarlo, además de un email opcional. La frecuencia de revisión, una fecha obligatoria para la siguiente revisión y un estado (abierto, en tratamiento, en seguimiento o cerrado) evitan que la entrada quede desactualizada. Al final se pueden adjuntar documentos de apoyo, como evaluaciones o presupuestos.
Personaliza la plantilla
- Sustituye las escalas del 1 al 5 por las etiquetas de tu propia matriz de riesgos o cambia la moneda para adaptarla al lugar donde operas
- Edita la lista de categorías para que coincida con los apartados de tu registro actual
- Cambia los departamentos para adaptarlos a la estructura de tu organización
- Añade un campo de ID del riesgo si tu registro numera las entradas con un formato determinado
- Añade al responsable de riesgos o al presidente del comité a la lista de notificaciones del formulario para que reciban cada entrada nueva
- Elimina las preguntas sobre la valoración residual objetivo si tu equipo solo valora los riesgos una vez
Consejos para mejorar tu formulario entrada del registro de riesgos
- Mantén un riesgo por entrada: una descripción que abarque tres eventos distintos es difícil de valorar y aún más difícil de asignar
- Utiliza siempre la misma matriz para valorar los riesgos y compártela con todas las personas que los comuniquen
- Asigna una persona como responsable, no un equipo: alguien debe responder de la fecha de revisión
- Redacta las acciones de tratamiento como tareas que alguien pueda completar, con un responsable en cada línea
- Revisa también los riesgos aceptados cuando llegue su fecha de revisión; los motivos para tolerarlos pueden cambiar
- Exporta la tabla de respuestas a CSV cuando actualices el registro maestro o prepares un informe para el consejo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía un riesgo, FileIt guarda la entrada como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido y avisa por email al propietario del formulario. La persona que lo comunicó también puede recibir una copia de su entrada.
Desde la tabla de respuestas puedes ver todos los riesgos comunicados, filtrar por categoría o valoración y exportar a CSV para actualizar un registro maestro o crear un mapa de calor en otro lugar. Los PDF permanecen como registro fechado de cada riesgo tal como se describió y valoró inicialmente.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Entrada del registro de riesgos: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de registro de riesgos?
Sí. Es una de las plantillas iniciales de la app FileIt Forms, disponible en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesitan una cuenta de FileIt las personas que comunican un riesgo?
No. Cualquiera que tenga el enlace del formulario puede enviar un riesgo, o puedes enviar enlaces personales por email a responsables de departamento o responsables de riesgos.
¿El formulario calcula automáticamente la puntuación del riesgo?
No. La probabilidad y el impacto se registran como respuestas independientes, y la persona que comunica el riesgo elige la valoración general usando tu matriz. Muchos equipos calculan las puntuaciones después de exportar las respuestas a CSV.
¿Puedo usar mi propia matriz y mis propias etiquetas de riesgos?
Sí. Puedes cambiar o sustituir todas las opciones de probabilidad, impacto y valoración en el diseñador para adaptarlas a las escalas de tu organización.
¿Qué ocurre si alguien elige aceptar un riesgo?
Al elegir «Tolerar» como estrategia de tratamiento, se ocultan las preguntas sobre acciones y se pregunta por qué se acepta el riesgo, de modo que la decisión queda registrada junto con sus motivos.
¿Es un sistema completo de gestión de riesgos?
No. Es una forma estructurada de recoger y archivar entradas de riesgos. El seguimiento de acciones, revisiones y cambios a lo largo del tiempo se sigue realizando en tu registro o proceso; este formulario proporciona a cada entrada un punto de partida coherente.
¿Podemos adjuntar pruebas a un riesgo?
Sí. Hay una opción de carga para documentos de apoyo, como evaluaciones, presupuestos o correspondencia, con un máximo de cinco archivos.
¿Puedo recibir un aviso cuando se registre un riesgo crítico?
Las notificaciones al propietario te envían un email con cada envío. Puedes añadir más direcciones en la configuración del formulario para que el responsable de riesgos o el presidente del comité también se enteren de las nuevas entradas.