ما قالب نموذج إدخال في سجل المخاطر؟
لا يكون سجل المخاطر أفضل من إدخالاته. فعندما تُضاف المخاطر عبر البريد الإلكتروني أو تُكتب مباشرةً في جدول بيانات مشترك، ينتهي بك الأمر إلى أوصاف من سطر واحد، وتقييمات لا يستطيع أحد تفسيرها، ومن دون مسؤول واضح — فيبدو السجل مكتملًا، لكن يتعذر إدارته فعليًا.
يمنح هذا القالب الجميع الهيكل نفسه لطرح أي خطر: عنوان وفئة، ووصف بنمط السبب-الحدث-النتيجة، والاحتمالية والأثر على مقياس من 1 إلى 5، والضوابط المطبقة حاليًا، واستراتيجية معالجة تتضمن إجراءات، ومسؤول محدد مع تاريخ للمراجعة. وهو مناسب لفرق العمليات والمالية وتقنية المعلومات والمشروعات والصحة والسلامة على حد سواء، لأن الفئات والمقاييس تظل عامة.
يُحفظ كل إرسال بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، لتحتفظ بسجل مؤرخ يوضح كيفية وصف كل خطر وتقييمه عند طرحه، حتى بعد أن يتغير السجل المباشر.
- مناسب لـ
- فرق العمليات والامتثال والمشروعات التي تدير سجل مخاطر
- يُعبّئه
- أي موظف يطرح خطرًا، أو مسؤول الخطر نفسه
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 6–10 دقائق
- يتضمن
- مقاييس للاحتمالية والأثر من 1 إلى 5، وأسئلة تعتمد على المعالجة، وتقييمًا مستهدفًا للمخاطر المتبقية، وتحميل ملفات
من يستخدم نموذج إدخال في سجل المخاطر؟
- شركة صغيرة تبدأ أول سجل مخاطر لها وتحتاج إلى طريقة متسقة لتوثيق الإدخالات
- مدير مشروع يسجل مخاطر التنفيذ أثناء التخطيط وعند مراجعة كل مرحلة
- فريق تقنية معلومات يسجل مخاطر أمن المعلومات مع المسؤولين وتواريخ المعالجة
- مسؤول امتثال يجمع المخاطر من رؤساء الأقسام استعدادًا للمراجعة السنوية
- لجنة صحة وسلامة تسجل المخاطر التشغيلية التي تحتاج إلى خطة معالجة
- مجلس مؤسسة خيرية أو غير ربحية يحتفظ بصورة موثقة عن مخاطرها الاستراتيجية والمالية
أسئلة نموذج إدخال في سجل المخاطر هذا
32 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة.
1 الخطر
- مقدّم البلاغ*
- البريد الإلكتروني*
- الإدارة العمليات · المالية · تقنية المعلومات · الموارد البشرية · المبيعات والتسويق · المرافق · الشؤون القانونية والامتثال · أخرى
- عنوان الخطر*
- فئة الخطر* استراتيجي · تشغيلي · مالي · الامتثال والشؤون القانونية · الصحة والسلامة · أمن المعلومات · السمعة · مشروع · بيئي · أخرى
- فئة أخرى* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- صِف الخطر*
- الأسباب أو المحفزات
- العواقب في حال حدوثه
- المشروع أو العملية أو الأصل المتأثر
- تاريخ تحديد الخطر
2 التقييم
- الاحتمالية* 1 — نادر · 2 — غير محتمل · 3 — محتمل · 4 — مرجح · 5 — شبه مؤكد
- الأثر* 1 — غير ذي أهمية · 2 — طفيف · 3 — متوسط · 4 — كبير · 5 — جسيم
- التقييم الإجمالي (قبل الإجراءات الجديدة)* منخفض · متوسط · مرتفع · حرج
- ما الذي سيتأثر؟ خسارة مالية · تعطّل الخدمة أو الإنتاج · الصحة والسلامة · الشؤون القانونية أو التنظيمية · السمعة · البيانات أو الخصوصية · البيئة · العملاء
- التعرّض المالي المقدّر
3 الضوابط والمعالجة
- الضوابط الحالية
- ما مدى فعالية الضوابط الحالية؟ فعّالة · فعّالة جزئيًا · غير فعّالة · لا توجد ضوابط مطبّقة
- استراتيجية المعالجة* المعالجة — خفض الاحتمالية أو الأثر · التقبّل — قبول الخطر كما هو · النقل — التأمين أو العقد أو الاستعانة بمصادر خارجية · الإنهاء — إيقاف النشاط المتسبب فيه
- إجراءات المعالجة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- لماذا يُقبَل الخطر؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- موعد استحقاق الإجراءات لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التكلفة المقدّرة للمعالجة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الاحتمالية المستهدفة بعد المعالجة 1 — نادر · 2 — غير محتمل · 3 — محتمل · 4 — مرجح · 5 — شبه مؤكد
- الأثر المستهدف بعد المعالجة 1 — غير ذي أهمية · 2 — طفيف · 3 — متوسط · 4 — كبير · 5 — جسيم
- التقييم المستهدف بعد المعالجة منخفض · متوسط · مرتفع · حرج
4 الإسناد والمراجعة
- مسؤول المخاطر*
- البريد الإلكتروني لمسؤول المخاطر
- وتيرة المراجعة شهريًا · ربع سنويًا · كل ستة أشهر · سنويًا
- تاريخ المراجعة التالية*
- الحالة* مفتوح · قيد المعالجة · قيد المراقبة · مغلق
- المستندات الداعمة
نموذج إدخال في سجل المخاطر، صفحةً صفحةً
1 الخطر
يُدخل الشخص الذي يطرح الخطر اسمه وبريده الإلكتروني وقسمه، ثم عنوانًا مختصرًا للخطر وفئة له — استراتيجية، أو تشغيلية، أو مالية، أو امتثال وقانونية، أو صحة وسلامة، أو أمن معلومات، أو سمعة، أو مشروعات، أو بيئية، أو أخرى، وعند اختيار «أخرى» يظهر حقل لتسميتها.
يقترح حقل وصف الخطر نمط السبب-الحدث-النتيجة («بسبب …، قد يحدث …، مما سيؤدي إلى …»)، وهو ما يحافظ على دقة الإدخالات. وتوجد أسفل ذلك حقول اختيارية للأسباب أو المحفزات وللنتائج، إلى جانب المشروع أو العملية أو الأصل المتأثر وتاريخ تحديد الخطر.
2 التقييم
يُقيَّم الخطر كما هو اليوم باستخدام مقياسين إلزاميين من خمس نقاط: الاحتمالية من نادر إلى شبه مؤكد، والأثر من غير مهم إلى شديد. ثم يُختار التقييم الإجمالي (منخفض أو متوسط أو مرتفع أو حرج) باستخدام مصفوفة المخاطر الخاصة بك. ويؤدي اختيار «حرج» إلى عرض تذكير بالتصعيد فورًا بدلًا من الانتظار حتى المراجعة التالية.
يسجل مربع اختيار ما قد يتأثر — المال، أو العمليات، أو الصحة والسلامة، أو الجوانب القانونية أو التنظيمية، أو السمعة، أو البيانات، أو البيئة، أو العملاء — كما يتيح حقل عملة اختياري إدخال تقدير تقريبي للتعرض المالي.
3 الضوابط والمعالجة
تأتي أولًا الضوابط الحالية ومدى فعاليتها (فعالة، أو فعالة جزئيًا، أو غير فعالة، أو لا توجد ضوابط)، تليها استراتيجية معالجة إلزامية: المعالجة، أو التحمل، أو النقل، أو الإنهاء. ويؤدي اختيار التحمل إلى طلب سبب قبول الخطر. أما أي اختيار آخر فيطلب إجراءات المعالجة وتاريخ استحقاق وتكلفة تقديرية.
وتكون الاحتمالية والأثر والتقييم المستهدف بعد المعالجة اختيارية، كي يوضح السجل إلى أين ينبغي أن يصل الخطر، لا وضعه الحالي فقط.
4 المسؤولية والمراجعة
يتطلب كل إدخال تحديد مسؤول للخطر، أي الشخص المساءل عن إدارته، مع بريد إلكتروني اختياري له. ويساعد تكرار المراجعة، وتاريخ المراجعة التالي الإلزامي، والحالة (مفتوح، أو قيد المعالجة، أو قيد المراقبة، أو مغلق) على منع تقادم الإدخال. ويمكن إرفاق مستندات داعمة، مثل التقييمات أو عروض الأسعار، في النهاية.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل مقاييس 1–5 بالتسميات الواردة في مصفوفة المخاطر الخاصة بك، أو غيّر العملة لتناسب مكان عملك
- عدّل قائمة الفئات لتتوافق مع العناوين الموجودة في سجلك الحالي
- غيّر الأقسام لتطابق هيكل مؤسستك
- أضف حقل «معرّف الخطر» إذا كان سجلك يرقّم الإدخالات بتنسيق محدد
- أضف مسؤول المخاطر أو رئيس اللجنة إلى قائمة إشعارات النموذج حتى يصل إليهما كل إدخال جديد
- أزل أسئلة المخاطر المتبقية المستهدفة إذا كان فريقك يقيّم المخاطر مرة واحدة فقط
نصائح لتحسين نموذج إدخال في سجل المخاطر
- احتفظ بخطر واحد في كل إدخال — فالوصف الذي يغطي ثلاثة أحداث مختلفة يصعب تقييمه ويصعب تعيين مسؤول عنه
- استخدم المصفوفة نفسها في كل مرة، وشاركها مع كل من يطرح المخاطر
- عيّن شخصًا بوصفه المسؤول، لا فريقًا — إذ يجب أن يكون هناك شخص يتحمل مسؤولية تاريخ المراجعة
- اكتب إجراءات المعالجة بصيغة مهام يمكن لشخص إنجازها، مع تعيين مسؤول لكل سطر
- راجع المخاطر المقبولة في تاريخ مراجعتها أيضًا؛ فقد تتغير أسباب تحملها
- صدّر جدول الاستجابات إلى CSV عند تحديث سجل المخاطر الرئيسي أو إعداد تقرير لمجلس الإدارة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال خطر، يحفظ FileIt الإدخال بصيغة PDF في مجلد الخزنة الذي اخترته، ويُخطر مالك النموذج عبر البريد الإلكتروني. ويمكن للشخص الذي طرح الخطر الحصول على نسخة من إدخاله أيضًا.
من جدول الاستجابات، يمكنك رؤية كل خطر طُرح، والتصفية حسب الفئة أو التقييم، والتصدير إلى CSV لتحديث سجل رئيسي أو إنشاء خريطة حرارية في مكان آخر. وتظل ملفات PDF سجلًا مؤرخًا لكل خطر كما وُصف وقُيّم أول مرة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إدخال في سجل المخاطر: الأسئلة الشائعة
هل قالب سجل المخاطر هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب المبدئية في تطبيق FileIt Forms، ومتاح في كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكنك تعديل كل سؤال.
هل يحتاج الأشخاص إلى حساب FileIt لتسجيل خطر؟
لا. يمكن لأي شخص لديه رابط النموذج إرسال خطر، أو يمكنك إرسال روابط شخصية عبر البريد الإلكتروني إلى رؤساء الأقسام أو مسؤولي المخاطر.
هل يحسب النموذج درجة الخطر تلقائيًا؟
لا. تُسجّل الاحتمالية والأثر كإجابتين منفصلتين، ويختار الشخص الذي يطرح الخطر التقييم الإجمالي باستخدام مصفوفتك. وتحسب فرق كثيرة الدرجات بعد تصدير الاستجابات إلى CSV.
هل يمكنني استخدام مصفوفة المخاطر والتسميات الخاصة بي؟
نعم. يمكن إعادة تسمية خيارات الاحتمالية والأثر والتقييم أو استبدالها جميعًا في المصمم لتتوافق مع مقاييس مؤسستك.
ماذا يحدث إذا اختار شخص قبول الخطر؟
يؤدي اختيار «التحمل» بوصفه استراتيجية المعالجة إلى إخفاء أسئلة الإجراءات، ويطلب بدلًا من ذلك سبب قبول الخطر، بحيث يُسجّل القرار مع مبرراته.
هل هذا نظام كامل لإدارة المخاطر؟
لا. إنه طريقة منظمة لتوثيق إدخالات المخاطر وحفظها. أما تتبع الإجراءات والمراجعات والتغييرات بمرور الوقت، فيظل ضمن سجلك أو إجراءاتك — إذ يمنح هذا النموذج كل إدخال نقطة بداية متسقة.
هل يمكننا إرفاق أدلة بخطر؟
نعم. يوجد خيار اختياري لتحميل مستندات داعمة مثل التقييمات أو عروض الأسعار أو المراسلات، بحد أقصى خمسة ملفات.
هل يمكن تنبيهي عند تسجيل خطر حرج؟
ترسل إشعارات المسؤول إليك عبر البريد الإلكتروني عند كل إرسال. ويمكنك إضافة عناوين أخرى في إعدادات النموذج حتى تصل الإدخالات الجديدة أيضًا إلى مسؤول المخاطر أو رئيس اللجنة.