ما قالب نموذج قائمة التحقق من التدقيق الداخلي؟
لا تكون عمليات التدقيق الداخلي مفيدة إلا إذا دُوّنت نتائج ما رآه المدقق كما ينبغي: ما المتطلب، وما الدليل، وما الخطأ، وما مدى خطورته. فالملاحظات المكتوبة على لوح ورقي والتقرير الذي يُحرَّر بعد أيام يفقدان التفاصيل، وتنتهي النتائج بصياغة غامضة تفتح باب الجدل.
يتبع هذا القالب شكل التدقيق الداخلي المعتاد. فهو يسجل المجال والأشخاص الخاضعين للتدقيق والمعايير والنطاق، ثم يستعرض قائمة تحقق من اثني عشر متطلبًا شائعًا في معظم أنظمة الإدارة — الإجراءات، والسجلات، والكفاءة، والمعايرة، وحالات عدم المطابقة، والإجراءات السابقة، والأهداف، والمخاطر، ومتطلبات العملاء، والموردين، وضبط التغيير. ثم تُضاف الأدلة، وحالات عدم المطابقة، والملاحظات، والممارسات الجيدة، والخلاصة، مع توقيعات الطرفين.
يصبح كل تدقيق ملف PDF موقّعًا في خزنة FileIt الخاصة بك، مع إرفاق الملفات الداعمة، لتحتفظ بسجل تدقيق مؤرخ يمكنك متابعته والرجوع إليه في الدورة التالية.
- الأفضل لـ
- فرق الجودة والسلامة والبيئة وأمن المعلومات التي تجري عمليات تدقيق داخلي
- يُعبّئه
- المدقق الداخلي، مع اعتماد الشخص الخاضع للتدقيق بالتوقيع
- الوقت اللازم للإكمال
- يستغرق التدقيق الوقت اللازم — أما تعبئة النموذج فتستغرق 10–15 دقيقة
- يتضمن
- جدول قائمة تحقق من 12 صفًا، وعدًّا مشروطًا لحالات عدم المطابقة وتفاصيلها، وتحميل الملفات، وتوقيعين
من يستخدم نموذج قائمة التحقق من التدقيق الداخلي؟
- شركة تنفذ برنامج التدقيق الداخلي السنوي وفق ISO 9001
- مسؤول الصحة والسلامة الذي يدقق موقعًا مقابل ISO 45001 أو الإجراءات الداخلية
- فريق أمن معلومات يدقق ضوابط الوصول وإدارة التغيير
- تدقيق متابعة للتحقق من إغلاق الإجراءات التصحيحية السابقة
- شركة امتياز أو شركة متعددة المواقع تدقق فروعها مقابل معاييرها
- الاستعداد لتدقيق اعتماد خارجي
أسئلة نموذج قائمة التحقق من التدقيق الداخلي هذا
26 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة, التقييمات.
1 تفاصيل التدقيق
- المدقق الرئيسي*
- تاريخ التدقيق*
- مرجع التدقيق
- العملية أو القسم أو المجال الخاضع للتدقيق*
- الجهة أو الجهات الخاضعة للتدقيق*
- المدققون الآخرون
- معايير التدقيق* ISO 9001 · ISO 14001 · ISO 45001 · ISO/IEC 27001 · السياسات والإجراءات الداخلية · متطلبات العملاء · أخرى
- معايير أخرى* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- نوع التدقيق مجدول · متابعة · خاص أو غير مجدول
- النطاق
2 قائمة التحقق
- المتطلبات التي تم التحقق منها* مطابق · عدم مطابقة بسيطة · عدم مطابقة جسيمة · ملاحظة · لا ينطبق
- الأدلة التي تمت مراجعتها*
3 النتائج
- هل تم تسجيل أي حالات عدم مطابقة؟*
- حالات عدم المطابقة الجسيمة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- حالات عدم المطابقة البسيطة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تفاصيل عدم المطابقة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الملاحظات وفرص التحسين
- الممارسات الجيدة الملحوظة
- الملفات الداعمة
4 الملخص والاعتماد
- الاستنتاج العام* فعّال · فعّال، مع الحاجة إلى تحسينات · غير فعّال
- ملخص التدقيق
- موعد استحقاق الإجراءات التصحيحية لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الاجتماع الختامي*
- توقيع المدقق*
- ممثل الجهة الخاضعة للتدقيق
- توقيع الجهة الخاضعة للتدقيق
نموذج قائمة التحقق من التدقيق الداخلي، صفحةً صفحةً
1 تفاصيل التدقيق
يسجل المدقق الرئيسي التاريخ، ومرجع التدقيق، والعملية أو المجال الخاضع للتدقيق، والأشخاص الخاضعين للتدقيق، وأي مدققين آخرين. ويُختار المعيار من ISO 9001 أو ISO 14001 أو ISO 45001 أو ISO/IEC 27001 أو السياسات الداخلية أو متطلبات العملاء أو خيار «أخرى» (الذي يطلب تحديدها). ويكتمل القسم بتحديد نوع التدقيق (مجدول أو متابعة أو غير مجدول) ومربع النطاق.
2 قائمة التحقق
يُحدَّد وضع اثني عشر متطلبًا شائعًا في معظم أنظمة الإدارة ضمن جدول، باعتبارها مطابقة، أو عدم مطابقة بسيطة، أو عدم مطابقة جسيمة، أو ملاحظة، أو غير منطبقة: الإجراءات الحالية، والسجلات المكتملة، والموظفون المدرَّبون، والأدوار المحددة، والمعدات المُعايرة، والإجراءات المتخذة بشأن حالات عدم المطابقة، وإغلاق إجراءات التدقيق السابقة، ومتابعة الأهداف، ومعالجة المخاطر، واستيفاء متطلبات العملاء، وضبط الموردين، وضبط التغييرات.
يسجل مربع «الأدلة التي تمت مراجعتها» الإلزامي المستندات والسجلات والعينات والمقابلات التي تستند إليها هذه التحديدات.
3 النتائج
يحدد المدقق ما إذا كانت قد سُجلت أي حالات عدم مطابقة. وإذا كان الأمر كذلك، يطلب النموذج عدد النتائج الجسيمة والبسيطة، ويُلزم بإضافة تفاصيل كل منها — المتطلب، وما تم العثور عليه، والدليل. ويمكن إضافة الملاحظات وفرص التحسين والممارسات الجيدة والملفات الداعمة أيًا كانت النتيجة.
4 الملخص والاعتماد بالتوقيع
يلزم إدخال خلاصة عامة — فعّال، أو فعّال مع الحاجة إلى تحسينات، أو غير فعّال — مع ملخص اختياري وتاريخ للإجراءات التصحيحية عند تسجيل حالات عدم المطابقة. ويؤكد المدقق مناقشة النتائج في اجتماع ختامي ويوقّع، كما يمكن لممثل الشخص الخاضع للتدقيق إضافة اسمه وتوقيعه.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل صفوف قائمة التحقق الاثني عشر بالبنود أو الأسئلة الواردة في معيارك أو إجرائك الخاص
- أنشئ نسخًا منفصلة لكل عملية تدققها، بحيث تكون لكل منها قائمة تحقق خاصة بها
- أضف سؤالًا للتقدير أو تسجيل النقاط إذا كان برنامج التدقيق لديك يقيّم المواقع
- اجعل توقيع الشخص الخاضع للتدقيق إلزاميًا إذا كان إجراؤك يتطلب ذلك
- أضف مدير الجودة أو الامتثال إلى رسائل البريد الإلكتروني للإشعارات
- أزل المعايير التي لا تعمل وفقها من قائمة المعايير
نصائح لتحسين نموذج قائمة التحقق من التدقيق الداخلي
- اكتب كل حالة عدم مطابقة بصيغة المتطلب والنتيجة والدليل — فهذا يجعل الاعتراض عليها أصعب بكثير
- افحص سجلات فعلية بدلًا من مطالبة الأشخاص بوصف ما يفعلونه
- استخدم الملاحظات للأمور التي لم تصبح خاطئة بعد، لكنها قد تتحول إلى مشكلة
- سجل الممارسات الجيدة أيضًا — فهذا يساعد على نشر ما ينجح في المجالات الأخرى
- أنشئ إجراءً تصحيحيًا لكل حالة عدم مطابقة قبل إغلاق التدقيق
- راجع نتائج التدقيق السابق قبل بدء التدقيق التالي
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل تدقيق بصيغة PDF موقّع في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات الداعمة، ويُرسل بريد إلكتروني إلى مالك النموذج. ويمكن للمدققين تلقي نسخة من تقريرهم.
يسرد جدول الاستجابات عمليات التدقيق بحسب المجال والتاريخ والخلاصة، ويُصدَّر إلى CSV حتى تتمكن من متابعة برنامج التدقيق وعدد حالات عدم المطابقة بمرور الوقت. تابع النتائج باستخدام قالب طلب الإجراء التصحيحي.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج قائمة التحقق من التدقيق الداخلي: الأسئلة الشائعة
هل قالب قائمة التحقق من التدقيق الداخلي هذا مجاني؟
نعم. وهو متاح ضمن تطبيق FileIt Forms في كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل قائمة التحقق مخصصة لمعيار ISO 9001؟
لا. تغطي الصفوف الاثنا عشر متطلبات موجودة في معظم أنظمة الإدارة. ويمكنك استبدالها ببنود معيارك أو أسئلته في المصمم.
هل يعني استخدام هذا القالب أننا نستوفي معيار ISO؟
لا. فهو يسجل تدقيقك بصيغة متسقة. أما استيفاء برنامج التدقيق لديك لمعيار معين فيعتمد على طريقة تخطيطه وتنفيذه.
هل يمكن للشخص الخاضع للتدقيق توقيع التقرير؟
نعم. يوجد في النهاية حقل اختياري لاسم الشخص الخاضع للتدقيق وتوقيعه، ويمكنك جعله إلزاميًا.
هل يمكننا إرفاق الأدلة؟
نعم. يمكنك إرفاق ما يصل إلى ثمانية ملفات داعمة، مثل الصور أو السجلات التي تم أخذ عينات منها أو الملاحظات.
كيف نتابع حالات عدم المطابقة؟
سجلها في قسم النتائج، ثم أنشئ لكل حالة طلب إجراء تصحيحي باستخدام القالب، بحيث يكون لها مسؤول وسبب جذري وآلية تحقق.
هل يمكننا استخدام النموذج نفسه لعمليات مختلفة؟
نعم، مع أن العديد من الفرق تنسخ النموذج وتخصص قائمة التحقق لكل عملية أو معيار.
هل يحتاج الأشخاص الخاضعون للتدقيق إلى حساب FileIt؟
لا. يعبّئ المدقق النموذج، ويمكن للشخص الخاضع للتدقيق التوقيع على الجهاز نفسه.