Apakah templat borang entri daftar risiko?
Daftar risiko hanya sebaik entri yang terkandung di dalamnya. Apabila risiko ditambah melalui e-mel atau terus ditaip ke dalam hamparan kongsi, anda akan mendapat penerangan satu baris, penilaian yang tiada siapa boleh jelaskan dan tiada pemilik yang jelas — jadi daftar itu kelihatan lengkap tetapi sebenarnya tidak boleh diurus.
Templat ini memberikan semua orang struktur yang sama untuk mengemukakan risiko: tajuk dan kategori, penerangan punca-peristiwa-akibat, kemungkinan dan impak pada skala 1–5, kawalan yang sudah dilaksanakan, strategi tindakan dengan langkah-langkah, serta pemilik yang dinamakan bersama tarikh semakan. Templat ini sesuai untuk pasukan operasi, kewangan, IT, projek serta kesihatan dan keselamatan, kerana kategori dan skalanya kekal umum.
Setiap penghantaran disimpan sebagai PDF dalam peti simpanan FileIt anda, supaya anda mempunyai rekod bertarikh tentang cara setiap risiko diterangkan dan dinilai ketika dikemukakan, walaupun daftar langsung telah berubah.
- Sesuai untuk
- Pasukan operasi, pematuhan dan projek yang menyelenggara daftar risiko
- Diisi oleh
- Mana-mana kakitangan yang mengemukakan risiko, atau pemilik risiko itu sendiri
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 6–10 minit
- Termasuk
- Skala kemungkinan dan impak 1–5, soalan bergantung pada tindakan, penilaian baki sasaran, muat naik fail
Siapa yang menggunakan borang entri daftar risiko?
- Perniagaan kecil yang baru memulakan daftar risiko pertama dan memerlukan cara yang konsisten untuk merekod entri
- Pengurus projek yang mencatat risiko penyampaian semasa perancangan dan pada setiap semakan peringkat
- Pasukan IT yang merekod risiko keselamatan maklumat bersama pemilik dan tarikh tindakan
- Ketua pematuhan yang mengumpulkan risiko daripada ketua jabatan sebelum semakan tahunan
- Jawatankuasa kesihatan dan keselamatan yang mencatat bahaya operasi yang memerlukan pelan tindakan
- Lembaga badan amal atau organisasi bukan untung yang mengekalkan gambaran berdokumen tentang risiko strategik dan kewangannya
Soalan dalam borang entri daftar risiko ini
32 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman.
1 Risiko
- Dikemukakan oleh*
- E-mel*
- Jabatan Operasi · Kewangan · IT · Sumber manusia · Jualan & pemasaran · Kemudahan · Undang-undang & pematuhan · Lain-lain
- Tajuk risiko*
- Kategori risiko* Strategik · Operasi · Kewangan · Pematuhan & undang-undang · Kesihatan & keselamatan · Keselamatan maklumat · Reputasi · Projek · Alam sekitar · Lain-lain
- Kategori lain* hanya ditanya jika berkenaan
- Huraikan risiko*
- Punca atau pencetus
- Akibat jika berlaku
- Projek, proses atau aset yang terjejas
- Tarikh dikenal pasti
2 Penilaian
- Kebarangkalian* 1 — Jarang berlaku · 2 — Tidak berkemungkinan · 3 — Berkemungkinan · 4 — Berkemungkinan besar · 5 — Hampir pasti
- Impak* 1 — Tidak ketara · 2 — Kecil · 3 — Sederhana · 4 — Besar · 5 — Teruk
- Penarafan keseluruhan (sebelum tindakan baharu)* Rendah · Sederhana · Tinggi · Kritikal
- Apakah yang akan terjejas? Kerugian kewangan · Gangguan perkhidmatan atau pengeluaran · Kesihatan & keselamatan · Undang-undang atau kawal selia · Reputasi · Data atau privasi · Alam sekitar · Pelanggan
- Pendedahan kewangan yang dianggarkan
3 Kawalan & rawatan
- Kawalan sedia ada
- Sejauh manakah kawalan sedia ada berfungsi? Berkesan · Sebahagiannya berkesan · Tidak berkesan · Tiada kawalan disediakan
- Strategi rawatan* Rawat — kurangkan kebarangkalian atau impak · Toleransi — terima risiko seadanya · Pindahkan — insurans, kontrak atau penyumberan luar · Hentikan — hentikan aktiviti yang menyebabkannya
- Tindakan rawatan* hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapakah risiko ini diterima?* hanya ditanya jika berkenaan
- Tindakan perlu diselesaikan pada hanya ditanya jika berkenaan
- Kos rawatan yang dianggarkan hanya ditanya jika berkenaan
- Kebarangkalian sasaran selepas rawatan 1 — Jarang berlaku · 2 — Tidak berkemungkinan · 3 — Berkemungkinan · 4 — Berkemungkinan besar · 5 — Hampir pasti
- Impak sasaran selepas rawatan 1 — Tidak ketara · 2 — Kecil · 3 — Sederhana · 4 — Besar · 5 — Teruk
- Penarafan sasaran selepas rawatan Rendah · Sederhana · Tinggi · Kritikal
4 Pemilikan & semakan
- Pemilik risiko*
- E-mel pemilik risiko
- Kekerapan semakan Bulanan · Suku tahunan · Setiap enam bulan · Tahunan
- Tarikh semakan seterusnya*
- Status* Terbuka · Sedang dirawat · Dipantau · Ditutup
- Dokumen sokongan
Borang entri daftar risiko, halaman demi halaman
1 Risiko
Orang yang mengemukakan risiko memberikan nama, e-mel dan jabatan mereka, kemudian memasukkan Tajuk risiko yang ringkas serta kategori — strategik, operasi, kewangan, pematuhan dan undang-undang, kesihatan dan keselamatan, keselamatan maklumat, reputasi, projek, alam sekitar atau lain-lain; pilihan lain akan membuka kotak untuk menamakannya.
Penerangan risiko mencadangkan corak punca-peristiwa-akibat ("Disebabkan oleh …, … mungkin berlaku, yang akan menyebabkan …"), supaya entri kekal khusus. Kotak pilihan untuk punca atau pencetus dan akibat berada di bawahnya, bersama projek, proses atau aset yang terjejas serta tarikh risiko dikenal pasti.
2 Penilaian
Risiko dinilai berdasarkan keadaannya hari ini menggunakan dua skala lima mata yang wajib diisi: Kemungkinan daripada jarang berlaku hingga hampir pasti, dan Impak daripada tidak ketara hingga teruk. Penilaian keseluruhan (rendah, sederhana, tinggi atau kritikal) kemudiannya dipilih menggunakan matriks risiko anda sendiri. Memilih kritikal akan memaparkan peringatan untuk membuat eskalasi dengan segera, bukannya menunggu sehingga semakan seterusnya.
Senarai semak merekod perkara yang akan terjejas — wang, operasi, kesihatan dan keselamatan, undang-undang atau kawal selia, reputasi, data, alam sekitar atau pelanggan — manakala medan mata wang pilihan merekod anggaran kasar pendedahan kewangan.
3 Kawalan & tindakan
Kawalan sedia ada dan keberkesanannya (berkesan, sebahagiannya berkesan, tidak berkesan atau tiada) dipaparkan dahulu, diikuti Strategi tindakan yang wajib diisi: tangani, terima, pindahkan atau tamatkan. Memilih untuk menerima akan meminta sebab risiko itu diterima. Pilihan lain akan meminta langkah-langkah tindakan, tarikh perlu selesai dan anggaran kos.
Kemungkinan, impak dan penilaian sasaran selepas tindakan adalah pilihan, supaya daftar boleh menunjukkan kedudukan risiko yang sepatutnya dicapai, bukan hanya keadaannya sekarang.
4 Pemilikan & semakan
Setiap entri memerlukan Pemilik risiko yang dinamakan, iaitu orang yang bertanggungjawab menguruskannya, serta e-mel pilihan untuk mereka. Kekerapan semakan, tarikh semakan seterusnya yang wajib diisi dan status (terbuka, sedang ditangani, dipantau atau ditutup) memastikan entri tidak menjadi lapuk. Dokumen sokongan seperti penilaian atau sebut harga boleh dilampirkan pada bahagian akhir.
Ubah suai templat ini
- Gantikan skala 1–5 dengan label dalam matriks risiko anda sendiri, atau ubah mata wang agar sepadan dengan lokasi operasi anda
- Edit senarai kategori supaya sepadan dengan tajuk dalam daftar sedia ada anda
- Ubah jabatan agar sepadan dengan struktur organisasi anda
- Tambah medan ID risiko jika daftar anda menomborkan entri dalam format tertentu
- Tambahkan ketua risiko atau pengerusi jawatankuasa anda ke dalam senarai pemberitahuan borang supaya setiap entri baharu sampai kepada mereka
- Buang soalan baki sasaran jika pasukan anda hanya menilai risiko sekali
Petua untuk borang entri daftar risiko yang lebih baik
- Kekalkan satu risiko bagi setiap entri — penerangan yang merangkumi tiga peristiwa berbeza sukar dinilai dan lebih sukar diberikan pemilik
- Gunakan matriks yang sama setiap kali dan kongsikannya dengan sesiapa yang mengemukakan risiko
- Namakan seseorang sebagai pemilik, bukan pasukan — seseorang perlu bertanggungjawab terhadap tarikh semakan
- Tulis langkah tindakan sebagai perkara yang boleh diselesaikan oleh seseorang, dengan seorang pemilik bagi setiap baris
- Semak semula risiko yang diterima pada tarikh semakannya juga; sebab untuk menerimanya boleh berubah
- Eksport jadual Respons kepada CSV apabila anda mengemas kini daftar induk atau menyediakan laporan lembaga
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila risiko dihantar, FileIt menyimpan entri sebagai PDF dalam folder peti simpanan yang anda pilih, dan pemilik borang akan dimaklumkan melalui e-mel. Orang yang mengemukakannya juga boleh menerima salinan entri mereka.
Daripada jadual Respons, anda boleh melihat setiap risiko yang dikemukakan, menapis mengikut kategori atau penilaian dan mengeksport kepada CSV untuk mengemas kini daftar induk atau membina peta haba di tempat lain. PDF kekal sebagai rekod bertarikh bagi setiap risiko seperti ketika ia mula-mula diterangkan dan dinilai.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Entri daftar risiko: soalan lazim
Adakah templat daftar risiko ini percuma?
Ya. Templat ini ialah salah satu templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, tersedia pada setiap akaun termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit setiap soalan.
Adakah orang ramai memerlukan akaun FileIt untuk mencatat risiko?
Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan borang boleh menghantar risiko, atau anda boleh menghantar pautan peribadi melalui e-mel kepada ketua jabatan atau pemilik risiko.
Adakah borang ini mengira skor risiko secara automatik?
Tidak. Kemungkinan dan impak direkodkan sebagai jawapan berasingan dan orang yang mengemukakan risiko memilih penilaian keseluruhan menggunakan matriks anda. Banyak pasukan mengira skor selepas mengeksport respons kepada CSV.
Bolehkah saya menggunakan matriks dan label risiko sendiri?
Ya. Pilihan kemungkinan, impak dan penilaian semuanya boleh dinamakan semula atau digantikan dalam pereka bentuk supaya sepadan dengan skala organisasi anda.
Apakah yang berlaku jika seseorang memilih untuk menerima risiko?
Memilih "Terima" sebagai strategi tindakan akan menyembunyikan soalan tentang langkah tindakan dan sebaliknya bertanya sebab risiko itu diterima, supaya keputusan tersebut direkodkan bersama alasannya.
Adakah ini sistem pengurusan risiko yang lengkap?
Tidak. Ini ialah cara berstruktur untuk merekod dan memfailkan entri risiko. Penjejakan tindakan, semakan dan perubahan dari semasa ke semasa masih dilakukan dalam daftar atau proses anda — borang ini memberikan setiap entri titik permulaan yang konsisten.
Bolehkah kami melampirkan bukti pada risiko?
Ya. Terdapat pilihan muat naik untuk dokumen sokongan seperti penilaian, sebut harga atau surat-menyurat, sehingga lima fail.
Bolehkah saya menerima pemberitahuan apabila risiko kritikal dicatat?
Pemberitahuan pemilik akan menghantar e-mel kepada anda bagi setiap penghantaran. Anda boleh menambah alamat lain dalam tetapan borang supaya ketua risiko atau pengerusi jawatankuasa turut mengetahui tentang entri baharu.