Quel est le modèle de formulaire entrée du registre des risques ?
La qualité d’un registre des risques dépend de celle de ses entrées. Lorsque les risques sont ajoutés par e-mail ou saisis directement dans un tableur partagé, vous vous retrouvez avec des descriptions d’une ligne, des évaluations que personne ne peut expliquer et aucun responsable clairement désigné — le registre semble donc complet, mais il est impossible de le gérer efficacement.
Ce modèle fournit à chacun la même structure pour signaler un risque : un titre et une catégorie, une description selon le schéma cause-événement-conséquence, la probabilité et l’impact sur une échelle de 1 à 5, les contrôles déjà en place, une stratégie de traitement avec des actions, ainsi qu’un responsable désigné et une date de revue. Il convient aussi bien aux équipes opérationnelles, financières, informatiques, de projet que de santé et sécurité, car les catégories et les échelles restent générales.
Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt. Vous conservez ainsi une trace datée de la manière dont chaque risque a été décrit et évalué au moment de son signalement, même après la mise à jour du registre actif.
- Idéal pour
- Les équipes opérationnelles, de conformité et de projet qui tiennent un registre des risques
- Rempli par
- Tout membre du personnel signalant un risque, ou le responsable du risque lui-même
- Temps nécessaire
- Environ 6 à 10 minutes
- Comprend
- Des échelles de probabilité et d’impact de 1 à 5, des questions conditionnelles selon le traitement, une évaluation résiduelle cible et le téléchargement de fichiers
Qui utilise un formulaire entrée du registre des risques ?
- Une petite entreprise qui crée son premier registre des risques et a besoin d’une méthode cohérente pour consigner les entrées
- Un chef de projet qui consigne les risques de livraison pendant la planification et à chaque revue d’étape
- Une équipe informatique qui enregistre les risques liés à la sécurité de l’information, avec leurs responsables et leurs dates de traitement
- Un responsable de la conformité qui recueille les risques auprès des chefs de service avant une revue annuelle
- Un comité de santé et sécurité qui consigne les dangers opérationnels nécessitant un plan de traitement
- Le conseil d’administration d’une association ou d’un organisme à but non lucratif qui souhaite conserver une vision documentée de ses risques stratégiques et financiers
Questions de ce formulaire entrée du registre des risques
32 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Le risque
- Signalé par*
- E-mail*
- Service Opérations · Finance · Informatique · Ressources humaines · Ventes et marketing · Services généraux · Juridique et conformité · Autre
- Intitulé du risque*
- Catégorie de risque* Stratégique · Opérationnel · Financier · Conformité et juridique · Santé et sécurité · Sécurité de l'information · Réputation · Projet · Environnemental · Autre
- Autre catégorie* affichée uniquement si applicable
- Décrivez le risque*
- Causes ou déclencheurs
- Conséquences en cas de réalisation
- Projet, processus ou actif concerné
- Date d'identification
2 Évaluation
- Probabilité* 1 — Rare · 2 — Peu probable · 3 — Possible · 4 — Probable · 5 — Presque certaine
- Impact* 1 — Négligeable · 2 — Mineur · 3 — Modéré · 4 — Majeur · 5 — Grave
- Niveau global (avant toute nouvelle action)* Faible · Moyen · Élevé · Critique
- Quels éléments seraient concernés ? Perte financière · Interruption du service ou de la production · Santé et sécurité · Juridique ou réglementaire · Réputation · Données ou confidentialité · Environnement · Clients
- Exposition financière estimée
3 Contrôles et traitement
- Contrôles existants
- Quelle est l'efficacité des contrôles existants ? Efficaces · Partiellement efficaces · Inefficaces · Aucun contrôle en place
- Stratégie de traitement* Traiter — réduire la probabilité ou l'impact · Tolérer — accepter le risque tel quel · Transférer — assurance, contrat ou externalisation · Éliminer — arrêter l'activité qui en est la cause
- Actions de traitement* affichée uniquement si applicable
- Pourquoi le risque est-il accepté ?* affichée uniquement si applicable
- Échéance des actions affichée uniquement si applicable
- Coût estimé du traitement affichée uniquement si applicable
- Probabilité cible après traitement 1 — Rare · 2 — Peu probable · 3 — Possible · 4 — Probable · 5 — Presque certaine
- Impact cible après traitement 1 — Négligeable · 2 — Mineur · 3 — Modéré · 4 — Majeur · 5 — Grave
- Niveau cible après traitement Faible · Moyen · Élevé · Critique
4 Responsabilité et suivi
- Responsable du risque*
- E-mail du responsable du risque
- Fréquence du suivi Mensuelle · Trimestrielle · Semestrielle · Annuelle
- Date du prochain suivi*
- Statut* Ouvert · En cours de traitement · Sous surveillance · Clôturé
- Documents justificatifs
Le formulaire entrée du registre des risques, page par page
1 Le risque
La personne qui signale le risque indique son nom, son adresse e-mail et son service, puis saisit un court titre du risque et choisit une catégorie — stratégique, opérationnelle, financière, conformité et juridique, santé et sécurité, sécurité de l’information, réputation, projet, environnementale ou autre, cette dernière ouvrant un champ pour la préciser.
Le champ Décrire le risque suggère le schéma cause-événement-conséquence (« En raison de…, … pourrait se produire, ce qui entraînerait… »), afin de conserver des entrées précises. Des champs facultatifs consacrés aux causes ou aux déclencheurs et aux conséquences apparaissent ensuite, ainsi que le projet, le processus ou l’actif concerné et la date d’identification du risque.
2 Évaluation
Le risque est évalué dans son état actuel selon deux échelles obligatoires à cinq niveaux : la probabilité, de rare à presque certaine, et l’impact, d’insignifiant à grave. Une évaluation globale (faible, moyenne, élevée ou critique) est ensuite choisie à l’aide de votre propre matrice des risques. Le choix de « critique » affiche un rappel invitant à procéder immédiatement à une remontée, plutôt qu’à attendre la prochaine revue.
Une liste à cocher indique ce qui serait affecté — finances, opérations, santé et sécurité, aspects juridiques ou réglementaires, réputation, données, environnement ou clients — et un champ facultatif de devise permet d’indiquer une estimation approximative de l’exposition financière.
3 Contrôles et traitement
Les contrôles existants et leur efficacité (efficaces, partiellement efficaces, inefficaces ou aucun) sont indiqués en premier, puis vient la Stratégie de traitement obligatoire : traiter, tolérer, transférer ou supprimer. Le choix de tolérer demande pourquoi le risque est accepté. Tout autre choix demande les actions de traitement, une date d’échéance et un coût estimé.
La probabilité, l’impact et l’évaluation cibles après traitement sont facultatifs. Le registre peut ainsi montrer où le risque devrait se situer, et pas seulement où il se trouve actuellement.
4 Responsable et revue
Chaque entrée nécessite un responsable du risque désigné, c’est-à-dire la personne chargée de sa gestion, ainsi qu’une adresse e-mail facultative. Une fréquence de revue, une prochaine date de revue obligatoire et un statut (ouvert, en cours de traitement, sous surveillance ou clôturé) évitent que l’entrée ne devienne obsolète. Des documents justificatifs tels que des évaluations ou des devis peuvent être joints à la fin.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les échelles de 1 à 5 par les libellés de votre propre matrice des risques, ou modifiez la devise selon votre zone d’activité
- Modifiez la liste des catégories pour qu’elle corresponde aux rubriques de votre registre existant
- Adaptez les services à la structure de votre organisation
- Ajoutez un champ Identifiant du risque si votre registre numérote les entrées selon un format défini
- Ajoutez votre responsable des risques ou le président du comité à la liste de notifications du formulaire afin que chaque nouvelle entrée lui parvienne
- Supprimez les questions sur l’évaluation résiduelle cible si votre équipe n’évalue les risques qu’une seule fois
Conseils pour un meilleur formulaire entrée du registre des risques
- Consignez un seul risque par entrée : une description couvrant trois événements différents est difficile à évaluer et encore plus difficile à attribuer
- Utilisez toujours la même matrice pour les évaluations et partagez-la avec toutes les personnes qui signalent des risques
- Désignez une personne comme responsable, et non une équipe : quelqu’un doit répondre de la date de revue
- Rédigez les actions de traitement comme des tâches qu’une personne peut achever, avec un responsable pour chacune
- Réexaminez également les risques acceptés à leur date de revue ; les raisons de les tolérer peuvent changer
- Exportez la table des réponses au format CSV lorsque vous actualisez le registre principal ou préparez un rapport pour le conseil d’administration
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’un risque est envoyé, FileIt enregistre l’entrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi et le propriétaire du formulaire est averti par e-mail. La personne qui l’a signalé peut également recevoir une copie de son entrée.
Depuis la table des réponses, vous pouvez consulter tous les risques signalés, filtrer par catégorie ou par évaluation, et exporter les données au format CSV pour mettre à jour un registre principal ou créer une carte thermique ailleurs. Les PDF restent une trace datée de chaque risque tel qu’il a été décrit et évalué initialement.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Entrée du registre des risques : questions fréquentes
Ce modèle de registre des risques est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles de démarrage de l’application Forms de FileIt, disponibles sur tous les comptes, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question.
Les personnes ont-elles besoin d’un compte FileIt pour signaler un risque ?
Non. Toute personne disposant du lien du formulaire peut envoyer un risque, ou vous pouvez transmettre des liens personnels aux chefs de service ou aux responsables des risques.
Le formulaire calcule-t-il automatiquement le score du risque ?
Non. La probabilité et l’impact sont enregistrés comme des réponses distinctes, et la personne qui signale le risque choisit l’évaluation globale à l’aide de votre matrice. De nombreuses équipes calculent les scores après avoir exporté les réponses au format CSV.
Puis-je utiliser ma propre matrice des risques et mes propres libellés ?
Oui. Les options de probabilité, d’impact et d’évaluation peuvent toutes être renommées ou remplacées dans l’éditeur afin de correspondre aux échelles de votre organisation.
Que se passe-t-il si quelqu’un choisit d’accepter un risque ?
Le choix de « Tolérer » comme stratégie de traitement masque les questions sur les actions et demande à la place pourquoi le risque est accepté, afin que la décision et sa justification soient consignées.
S’agit-il d’un système complet de gestion des risques ?
Non. Il s’agit d’une méthode structurée pour recueillir et archiver les entrées de risques. Le suivi des actions, des revues et des changements au fil du temps continue de se faire dans votre registre ou votre processus ; ce formulaire fournit à chaque entrée un point de départ cohérent.
Pouvons-nous joindre des justificatifs à un risque ?
Oui. Un champ facultatif permet de télécharger des documents justificatifs tels que des évaluations, des devis ou des échanges, dans la limite de cinq fichiers.
Puis-je être alerté lorsqu’un risque critique est signalé ?
Les notifications au responsable vous envoient un e-mail à chaque envoi. Vous pouvez ajouter d’autres adresses dans les paramètres du formulaire afin que le responsable des risques ou le président du comité soit également informé des nouvelles entrées.