¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de compra?
Las solicitudes de compra que llegan como un mensaje rápido —«¿podemos pedir unos portátiles?»— obligan al equipo de finanzas y a las personas responsables del presupuesto a buscar los datos básicos: cuántos, a quién, cuánto cuesta, con cargo a qué presupuesto y por qué ahora. Cada dato que falta añade otra ronda de mensajes antes de poder aprobar o hacer el pedido.
Esta plantilla de solicitud de compra lo reúne todo de una vez. La persona solicitante indica hasta cuatro artículos con la cantidad y el precio unitario estimado (o adjunta una hoja de cálculo para pedidos más largos), proporciona el proveedor preferido y cuántos presupuestos ha obtenido, e incluye el coste total, el código presupuestario, la justificación empresarial y la persona que aprueba el gasto.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt junto con los presupuestos adjuntos, para que tengas un registro de cada compra, útil en las revisiones presupuestarias y cuando los auditores preguntan quién aprobó qué.
- Ideal para
- Organizaciones pequeñas y medianas que quieren un paso sencillo de aprobación de compras
- Lo rellena
- Cualquier miembro del personal que necesite comprar algo
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 4-6 minutos, más si se adjuntan varios presupuestos
- Incluye
- Hasta cuatro líneas de artículos que se amplían según sea necesario, carga de presupuestos y datos del presupuesto y de la persona aprobadora
¿Quién usa un formulario de solicitud de compra?
- Una persona responsable de la oficina que solicita muebles y material para una nueva incorporación
- Una persona responsable de equipo que pide una suscripción de software para su equipo
- Un departamento escolar que solicita equipos con cargo a su presupuesto anual
- Una persona responsable de una sede que pide materiales que necesitan la aprobación de la persona responsable del presupuesto
- Una organización sin ánimo de lucro que necesita un registro de aprobación para cada compra superior a una cantidad determinada
- Un equipo de finanzas que sustituye las solicitudes de compra por correo electrónico por un único formulario coherente
Preguntas de este formulario de solicitud de compra
42 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Solicitante
- Tu nombre*
- Correo electrónico del trabajo*
- Teléfono o extensión
- Departamento o equipo*
- Fecha de la solicitud*
- ¿Qué vas a comprar?* Bienes · Servicios · Bienes y servicios · Software o suscripción
- ¿Qué urgencia tiene?* Estándar · Se necesita en el plazo de una semana · Urgente — el trabajo está bloqueado
- ¿Por qué es urgente?* solo se pregunta cuando corresponde
2 Qué necesitas
- Artículo 1 — descripción*
- Cantidad*
- Precio unitario (estimado)*
- ¿Añadir otro artículo? solo se pregunta cuando corresponde
- Artículo 2 — descripción solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio unitario (estimado)* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro artículo? solo se pregunta cuando corresponde
- Artículo 3 — descripción solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio unitario (estimado)* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro artículo? solo se pregunta cuando corresponde
- Artículo 4 — descripción solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio unitario (estimado)* solo se pregunta cuando corresponde
- Lista o especificaciones de los artículos
3 Proveedor y entrega
- ¿Tienes un proveedor preferido?*
- Nombre del proveedor* solo se pregunta cuando corresponde
- Contacto, correo electrónico o sitio web del proveedor solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Es un proveedor nuevo al que no hemos comprado antes? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cuántas cotizaciones has obtenido?* Ninguna todavía — solicita cotizaciones · Una · Dos · Tres o más · Solo un proveedor puede suministrarlo
- ¿Por qué solo este proveedor?* solo se pregunta cuando corresponde
- Cotizaciones solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha en que se necesita*
- Entregar en
4 Presupuesto y aprobación
- Coste total estimado*
- Código del presupuesto o centro de costes*
- ¿Está incluido en el presupuesto aprobado?* Sí · No · No estoy seguro
- ¿Es un coste recurrente?
- ¿Con qué frecuencia? solo se pregunta cuando corresponde Mensualmente · Trimestralmente · Anualmente · Otra
- Justificación empresarial*
- Responsable del presupuesto o aprobador*
- Correo electrónico del aprobador
- Confirmación*
El formulario solicitud de compra, página por página
1 Persona solicitante
La persona solicitante indica su nombre, correo electrónico de trabajo, teléfono o extensión, departamento o equipo y fecha. También indica si compra bienes, servicios, ambos o una suscripción de software, y la urgencia; al elegir Urgente —el trabajo está bloqueado— debe explicar el motivo.
2 Qué necesitas
El artículo 1 solicita una descripción, cantidad y precio unitario estimado. Cuando se completa un artículo, aparece la pregunta ¿Añadir otro artículo?, de modo que el formulario crece hasta cuatro líneas solo cuando hace falta. Para pedidos más grandes hay una carga opcional de la lista de artículos o las especificaciones en PDF, hoja de cálculo o documento de Word.
3 Proveedor y entrega
Si la persona solicitante tiene un proveedor preferido, indica su nombre, datos de contacto y si es un proveedor nuevo. Después indica cuántos presupuestos ha obtenido: ninguno todavía, uno, dos, tres o más, o solo un proveedor puede suministrarlo. Las solicitudes a un proveedor único deben incluir un motivo, y los presupuestos se pueden cargar siempre que se haya obtenido al menos uno.
Los campos obligatorios Fecha necesaria y opcional Entregar en completan la página.
4 Presupuesto y aprobación
La persona solicitante introduce el Coste total estimado, el código del presupuesto o centro de coste y si el gasto está incluido en el presupuesto aprobado. Una pregunta sobre costes recurrentes muestra con qué frecuencia se repite. El campo obligatorio Justificación empresarial pregunta para qué sirve la compra y qué ocurre si no se realiza.
Indica quién es la persona responsable del presupuesto o aprobadora, con un correo opcional, y confirma que la compra es para uso empresarial y que no realizará el pedido hasta que se apruebe.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de los campos de precio y total por la que utilices para comprar
- Sustituye el campo de texto del departamento por un menú desplegable con tus propios departamentos o centros de coste
- Haz que los presupuestos sean obligatorios a partir de una cantidad determinada añadiendo tu límite al texto de ayuda
- Añade la dirección de la persona aprobadora a los correos de notificación para que reciba información de cada solicitud de inmediato
- Añade más líneas de artículos, o elimínalas y utiliza la carga de la hoja de cálculo para todos los pedidos
- Dirige las solicitudes a una carpeta de Compras en tu bóveda, con una subcarpeta por ejercicio fiscal
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de compra
- Publica tus límites de compra para que el personal sepa cuándo necesita más de un presupuesto
- Pide a las personas solicitantes que adjunten el presupuesto real en lugar de escribir los precios de memoria
- Mantén los códigos presupuestarios breves y coherentes para que sean fáciles de filtrar en la exportación CSV
- Haz un seguimiento rápido de las solicitudes urgentes o la gente aprenderá a saltarse el formulario
- Registra el número de pedido en el PDF de la solicitud o en tu sistema financiero cuando se genere
- Revisa periódicamente las justificaciones de proveedor único: algunas se convierten en costumbre en lugar de seguir siendo necesarias
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda con las líneas de artículos, los totales y los presupuestos o especificaciones adjuntos. Con las notificaciones a la persona propietaria activadas, el contacto de compras —y cualquier otra persona que añadas, como un buzón de finanzas— recibe un correo en cuanto llega una solicitud.
La tabla de Respuestas muestra todas las solicitudes con sus totales, códigos presupuestarios y personas aprobadoras, y puedes exportarla a un CSV para conciliarla con tu presupuesto. La aprobación se realiza fuera del formulario: la persona aprobadora revisa el PDF y tu equipo genera el pedido de la forma habitual.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de compra: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este formulario de solicitud de compra?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, y puedes editar los artículos, campos y textos para adaptarlos a tu proceso de compras.
¿El formulario envía las solicitudes a la persona aprobadora para su aprobación?
El formulario recopila el nombre y el correo de la persona aprobadora, y puedes añadir personas aprobadoras a los correos de notificación. La decisión de aprobación se toma fuera del formulario; FileIt no ejecuta un flujo de trabajo de aprobación en varios pasos.
¿Puede el personal solicitar más de cuatro artículos?
Sí. Puede adjuntar una hoja de cálculo o un documento con la lista completa. También puedes añadir más líneas de artículos en el diseñador.
¿El formulario calcula automáticamente el total?
No. La persona solicitante introduce el total estimado, incluidos el envío y los impuestos si los conoce.
¿Podemos cambiar la moneda?
Sí. Los campos de precio unitario y total son campos de moneda, y puedes configurarlos con cualquier código de moneda de tres letras en el diseñador.
¿Es lo mismo que un pedido de compra?
No. Una solicitud de compra es una petición interna para comprar algo. Una vez aprobada, tu equipo emite un pedido de compra al proveedor como de costumbre.
¿Podemos ver todas las solicitudes de un departamento?
Sí. Filtra la tabla de Respuestas o expórtala a un CSV y ordénala por departamento o código presupuestario.