ما قالب نموذج طلب شراء؟
طلبات الشراء التي تصل في رسالة سريعة — «هل يمكننا طلب بعض أجهزة الكمبيوتر المحمولة؟» — تترك الشؤون المالية وأصحاب الميزانيات يبحثون عن الأساسيات: كم عددها، ومن أي مورّد، وكم تكلف، ومن أي ميزانية، ولماذا الآن. وكل تفصيل ناقص يضيف جولة جديدة من المراسلات قبل اعتماد أي شيء أو طلبه.
يطلب قالب طلب الشراء هذا كل المعلومات دفعة واحدة. يدرج مقدم الطلب ما يصل إلى أربعة أصناف مع الكمية وسعر الوحدة التقديري (أو يرفق جدول بيانات للطلبات الأطول)، ويذكر المورّد المفضل وعدد عروض الأسعار التي حصل عليها، ويقدم التكلفة الإجمالية ورمز الميزانية ومبرر الشراء واسم الشخص الذي يعتمد الإنفاق.
يُحفظ كل طلب شراء بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك مع إرفاق أي عروض أسعار، ما يمنحك سجلاً موثقاً لكل عملية شراء — وهو أمر مفيد عند مراجعة الميزانية وعندما يسأل المدققون عن الشخص الذي اعتمد كل عملية شراء.
- مناسب لـ
- المؤسسات الصغيرة والمتوسطة التي تريد خطوة بسيطة لاعتماد المشتريات
- يُعبّئه
- أي موظف يحتاج إلى شراء شيء ما
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 4-6 دقائق، وقد يستغرق وقتاً أطول عند إرفاق عدة عروض أسعار
- يتضمن
- ما يصل إلى أربعة أصناف تتوسع حسب الحاجة، وتحميل عروض الأسعار، وتفاصيل الميزانية والمعتمد
من يستخدم نموذج طلب شراء؟
- مدير مكتب يطلب أثاثاً ولوازم لموظف جديد
- قائد فريق يطلب اشتراكاً برمجياً لفريقه
- قسم في مدرسة يطلب معدات ضمن ميزانيته السنوية
- مدير موقع يطلب مواد تحتاج إلى اعتماد صاحب الميزانية
- منظمة غير ربحية تحتاج إلى سجل اعتماد لكل عملية شراء تتجاوز مبلغاً محدداً
- فريق مالي يستبدل طلبات الشراء المرسلة بالبريد الإلكتروني بنموذج موحد
أسئلة نموذج طلب شراء هذا
42 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 مقدّم الطلب
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- الهاتف أو التحويلة
- القسم أو الفريق*
- تاريخ الطلب*
- ما الذي ستشتريه؟* سلع · خدمات · سلع وخدمات · برامج أو اشتراك
- ما مدى الإلحاح؟* قياسي · مطلوب خلال أسبوع · عاجل — العمل متوقف
- لماذا هو عاجل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 ما تحتاج إليه
- العنصر 1 — الوصف*
- الكمية*
- سعر الوحدة (تقديري)*
- هل تريد إضافة عنصر آخر؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- العنصر 2 — الوصف لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الكمية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- سعر الوحدة (تقديري)* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تريد إضافة عنصر آخر؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- العنصر 3 — الوصف لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الكمية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- سعر الوحدة (تقديري)* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تريد إضافة عنصر آخر؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- العنصر 4 — الوصف لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الكمية* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- سعر الوحدة (تقديري)* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- قائمة العناصر أو المواصفات
3 المورّد والتسليم
- هل لديك مورّد مفضّل؟*
- اسم المورّد* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- بيانات اتصال المورّد أو بريده الإلكتروني أو موقعه الإلكتروني لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل هذا مورّد جديد لم نشترِ منه من قبل؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- كم عرض سعر حصلت عليه؟* لم أحصل على أي عرض بعد — يُرجى البحث عن مورّد · واحد · اثنان · ثلاثة أو أكثر · لا يستطيع توفيره إلا مورّد واحد
- لماذا هذا المورّد وحده؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- عروض الأسعار لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التاريخ المطلوب بحلوله*
- التسليم إلى
4 الميزانية والموافقة
- إجمالي التكلفة التقديرية*
- رمز الميزانية أو مركز التكلفة*
- هل هذا مدرج في الميزانية المعتمدة؟* نعم · لا · غير متأكد
- هل هذه تكلفة متكررة؟
- ما مدى تكرارها؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه شهريًا · ربع سنويًا · سنويًا · أخرى
- المبرر التجاري*
- مسؤول الميزانية أو المعتمِد*
- البريد الإلكتروني للمعتمِد
- التأكيد*
نموذج طلب شراء، صفحةً صفحةً
1 مقدم الطلب
يقدم مقدم الطلب اسمه وبريده الإلكتروني للعمل ورقم هاتفه أو التحويلة الهاتفية وقسمه أو فريقه والتاريخ. ويحدد ما إذا كان يشتري سلعاً أو خدمات أو كليهما أو اشتراكاً برمجياً، ومدى الاستعجال؛ إذ إن اختيار «عاجل — العمل متوقف» يطلب منه توضيح السبب.
2 ما تحتاج إليه
يطلب الصنف 1 وصفاً وكمية وسعر وحدة تقديرياً. وبمجرد تعبئة الصنف، يظهر سؤال «هل تريد إضافة صنف آخر؟»، لذلك يتوسع النموذج إلى أربعة أسطر فقط عند الحاجة. وللطلبات الأكبر، يتوفر خيار رفع ملف لقائمة الأصناف أو المواصفات بصيغة PDF أو جدول بيانات أو مستند Word.
3 المورّد والتسليم
إذا كان لدى مقدم الطلب مورّد مفضل، فيذكر اسمه وبيانات الاتصال به وما إذا كان مورّداً جديداً. ثم يحدد عدد عروض الأسعار التي حصل عليها — لا شيء حتى الآن، أو عرض واحد، أو عرضان، أو ثلاثة عروض أو أكثر، أو أن مورّداً واحداً فقط يستطيع توفير ذلك. ويجب أن تتضمن طلبات المورّد الوحيد سبباً، كما يمكن تحميل عروض الأسعار متى تم الحصول على عرض واحد على الأقل.
ويختتم الصفحة حقل «التاريخ المطلوب بحلوله» الإلزامي وحقل «التسليم إلى» الاختياري.
4 الميزانية والاعتماد
يدخل مقدم الطلب التكلفة الإجمالية التقديرية ورمز الميزانية أو مركز التكلفة، ويحدد ما إذا كان الإنفاق مدرجاً في الميزانية المعتمدة. ويكشف سؤال التكلفة المتكررة عن معدل تكرارها. ويطلب مربع «مبرر الشراء» الإلزامي توضيح الغرض من الشراء وما سيحدث إذا لم يتم.
ويذكر اسم صاحب الميزانية أو المعتمد مع بريد إلكتروني اختياري، ويؤكد أن الشراء للاستخدام التجاري وأنه لن يطلبه قبل اعتماده.
خصّص القالب كما تريد
- غيّر العملة في حقلي السعر والإجمالي إلى العملة التي تشتري بها
- استبدل مربع نص القسم بقائمة منسدلة تضم أقسامك أو مراكز التكلفة الخاصة بك
- اجعل عروض الأسعار إلزامية فوق مبلغ محدد بإضافة الحد الذي تعتمده إلى نص المساعدة
- أضف عنوان المعتمد إلى رسائل البريد الإلكتروني للإشعارات ليصله خبر كل طلب فوراً
- أضف أسطراً أخرى للأصناف، أو احذفها واعتمد على تحميل جدول البيانات لكل طلب
- وجّه طلبات الشراء إلى مجلد المشتريات في خزنتك، مع مجلد فرعي لكل سنة مالية
نصائح لتحسين نموذج طلب شراء
- انشر حدود الشراء التي تعتمدها حتى يعرف الموظفون متى يحتاجون إلى أكثر من عرض سعر واحد
- اطلب من مقدمي الطلبات إرفاق عرض السعر الفعلي بدلاً من إدخال الأسعار من الذاكرة
- حافظ على رموز ميزانية قصيرة ومتسقة ليسهل تصفيتها في ملف CSV المُصدّر
- تابع الطلبات العاجلة بسرعة، وإلا فسيتعلم الموظفون تجاوز النموذج
- سجّل رقم أمر الشراء في ملف PDF الخاص بطلب الشراء أو في نظامك المالي بعد إصداره
- راجع مبررات المورّد الوحيد دورياً — فبعضها يتحول إلى عادة بدلاً من كونه ضرورة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل طلب شراء بصيغة PDF في خزنتك مع أسطر الأصناف والإجماليات وأي عروض أسعار أو مواصفات مرفقة. عند تفعيل إشعارات المالك، يُرسل بريد إلكتروني إلى جهة اتصال المشتريات — وإلى أي شخص تضيفه، مثل صندوق بريد الشؤون المالية — فور وصول الطلب.
يسرد جدول الردود جميع طلبات الشراء مع إجمالياتها ورموز ميزانياتها ومعتمديها، ويمكنك تصديره إلى ملف CSV لمطابقته مع ميزانيتك. تتم عملية الاعتماد نفسها خارج النموذج: يراجع المعتمد ملف PDF، ثم يصدر فريقك أمر الشراء بالطريقة المعتادة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب شراء: الأسئلة الشائعة
هل نموذج طلب الشراء هذا مجاني؟
نعم. إنه قالب تمهيدي في تطبيق FileIt Forms، ويمكنك تعديل الأصناف والحقول والصياغة بما يتناسب مع عملية الشراء لديك.
هل يوجّه النموذج الطلبات إلى المعتمد للحصول على اعتماده؟
يجمع النموذج اسم المعتمد وبريده الإلكتروني، ويمكنك إضافة المعتمدين إلى رسائل البريد الإلكتروني للإشعارات. أما قرار الاعتماد نفسه فيُتخذ خارج النموذج؛ إذ لا يشغّل FileIt سير عمل متعدد الخطوات للاعتماد.
هل يمكن للموظفين طلب أكثر من أربعة أصناف؟
نعم. يمكنهم إرفاق جدول بيانات أو مستند يتضمن القائمة الكاملة. ويمكنك أيضاً إضافة أسطر أصناف أخرى في المصمم.
هل يحسب النموذج الإجمالي تلقائياً؟
لا. يُدخل مقدم الطلب الإجمالي التقديري بنفسه، بما في ذلك تكاليف التسليم والضريبة إذا كانت معلومة.
هل يمكننا تغيير العملة؟
نعم. حقلا سعر الوحدة والإجمالي هما حقلا عملة، ويمكنك ضبطهما على أي رمز عملة مؤلف من ثلاثة أحرف في المصمم.
هل هذا النموذج هو نفسه أمر الشراء؟
لا. طلب الشراء هو طلب داخلي لشراء شيء ما. وبعد اعتماده، يصدر فريقك أمر شراء إلى المورّد بالطريقة المعتادة.
هل يمكننا رؤية جميع طلبات قسم معين؟
نعم. صفِّ جدول الردود أو صدّره إلى ملف CSV ثم رتّبه حسب القسم أو رمز الميزانية.