Apakah templat borang permintaan pembelian?
Permintaan pembelian yang hanya diterima melalui mesej ringkas — "bolehkah kita pesan beberapa komputer riba?" — menyebabkan bahagian kewangan dan pemegang bajet terpaksa mendapatkan maklumat asas: berapa banyak, daripada siapa, berapa harganya, menggunakan bajet yang mana dan mengapa perlu dibuat sekarang. Setiap maklumat yang tiada menambah satu lagi pusingan soal jawab sebelum apa-apa boleh diluluskan atau dipesan.
Templat permintaan pembelian ini meminta semuanya sekali gus. Pemohon menyenaraikan sehingga empat item bersama kuantiti dan anggaran harga seunit (atau melampirkan hamparan untuk pesanan yang lebih panjang), menyatakan pembekal pilihan dan jumlah sebut harga yang diterima, serta memberikan jumlah kos, kod bajet, justifikasi perniagaan dan nama orang yang meluluskan perbelanjaan.
Setiap permintaan pembelian disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda bersama sebut harga yang dilampirkan, memberikan rekod bertulis bagi setiap pembelian — berguna semasa semakan bajet dan apabila juruaudit bertanya siapa yang meluluskan sesuatu pembelian.
- Sesuai untuk
- Organisasi kecil dan sederhana yang mahukan langkah kelulusan pembelian yang mudah
- Diisi oleh
- Mana-mana anggota kakitangan yang memerlukan sesuatu dibeli
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 4-6 minit, atau lebih lama jika melampirkan beberapa sebut harga
- Termasuk
- Sehingga empat item baris yang berkembang mengikut keperluan, muat naik sebut harga serta maklumat bajet dan pelulus
Siapa yang menggunakan borang permintaan pembelian?
- Pengurus pejabat yang memohon perabot dan bekalan untuk pekerja baharu
- Ketua pasukan yang memohon langganan perisian untuk pasukannya
- Jabatan sekolah yang memohon peralatan menggunakan bajet tahunannya
- Pengurus tapak yang memesan bahan yang memerlukan pengesahan pemegang bajet
- Pertubuhan bukan untung yang memerlukan rekod kelulusan bagi setiap pembelian melebihi jumlah yang ditetapkan
- Pasukan kewangan yang menggantikan permintaan pembelian melalui e-mel dengan satu borang yang seragam
Soalan dalam borang permintaan pembelian ini
42 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pemohon
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Telefon atau sambungan
- Jabatan atau pasukan*
- Tarikh permohonan*
- Apakah yang anda beli?* Barangan · Perkhidmatan · Barangan dan perkhidmatan · Perisian atau langganan
- Sejauh mana segera?* Standard · Diperlukan dalam masa seminggu · Segera — kerja terhalang
- Mengapa perkara ini segera?* hanya ditanya jika berkenaan
2 Keperluan anda
- Item 1 — keterangan*
- Kuantiti*
- Harga seunit (anggaran)*
- Tambah item lain? hanya ditanya jika berkenaan
- Item 2 — keterangan hanya ditanya jika berkenaan
- Kuantiti* hanya ditanya jika berkenaan
- Harga seunit (anggaran)* hanya ditanya jika berkenaan
- Tambah item lain? hanya ditanya jika berkenaan
- Item 3 — keterangan hanya ditanya jika berkenaan
- Kuantiti* hanya ditanya jika berkenaan
- Harga seunit (anggaran)* hanya ditanya jika berkenaan
- Tambah item lain? hanya ditanya jika berkenaan
- Item 4 — keterangan hanya ditanya jika berkenaan
- Kuantiti* hanya ditanya jika berkenaan
- Harga seunit (anggaran)* hanya ditanya jika berkenaan
- Senarai item atau spesifikasi
3 Pembekal & penghantaran
- Adakah anda mempunyai pembekal pilihan?*
- Nama pembekal* hanya ditanya jika berkenaan
- Maklumat hubungan, e-mel atau laman web pembekal hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah ini pembekal baharu yang belum pernah kami beli daripadanya? hanya ditanya jika berkenaan
- Berapa banyak sebut harga yang anda dapat?* Belum ada — sila dapatkan sebut harga · Satu · Dua · Tiga atau lebih · Hanya satu pembekal boleh membekalkan ini
- Mengapa hanya pembekal ini?* hanya ditanya jika berkenaan
- Sebut harga hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh diperlukan*
- Hantar ke
4 Belanjawan & kelulusan
- Jumlah kos anggaran*
- Kod belanjawan atau pusat kos*
- Adakah ini dalam belanjawan yang diluluskan?* Ya · Tidak · Tidak pasti
- Adakah ini kos berulang?
- Berapa kerap? hanya ditanya jika berkenaan Bulanan · Suku tahunan · Tahunan · Lain-lain
- Justifikasi perniagaan*
- Pemegang belanjawan atau pelulus*
- E-mel pelulus
- Pengesahan*
Borang permintaan pembelian, halaman demi halaman
1 Pemohon
Pemohon memberikan nama, e-mel kerja, telefon atau sambungan, jabatan atau pasukan serta tarikh mereka. Mereka menyatakan sama ada pembelian melibatkan barangan, perkhidmatan, kedua-duanya atau langganan perisian, dan tahap keperluannya; pilihan Mendesak — kerja terhalang meminta mereka menjelaskan sebabnya.
2 Perkara yang diperlukan
Item 1 meminta penerangan, kuantiti dan anggaran harga seunit. Selepas satu item diisi, soalan Tambah item lain? akan muncul supaya borang berkembang sehingga empat baris hanya apabila diperlukan. Untuk pesanan yang lebih besar, terdapat pilihan muat naik senarai item atau spesifikasi sebagai PDF, hamparan atau dokumen Word.
3 Pembekal & penghantaran
Jika pemohon mempunyai pembekal pilihan, mereka memberikan nama dan butiran hubungan pembekal serta menyatakan sama ada pembekal itu baharu. Mereka kemudian menyatakan jumlah sebut harga yang diperoleh — belum ada, satu, dua, tiga atau lebih, atau hanya satu pembekal yang boleh menyediakan barangan atau perkhidmatan ini. Permintaan pembekal tunggal mesti disertakan sebab, dan sebut harga boleh dimuat naik apabila sekurang-kurangnya satu sebut harga telah diperoleh.
Medan Tarikh diperlukan dan Hantar ke yang wajib diisi tetapi pilihan melengkapkan halaman ini.
4 Bajet & kelulusan
Pemohon memasukkan Anggaran jumlah kos, kod bajet atau pusat kos, serta menyatakan sama ada perbelanjaan itu termasuk dalam bajet yang diluluskan. Soalan tentang kos berulang akan memaparkan kekerapan kos tersebut berulang. Kotak Justifikasi perniagaan yang wajib diisi meminta penerangan tentang tujuan pembelian dan perkara yang akan berlaku jika pembelian itu tidak dibuat.
Mereka menamakan pemegang bajet atau pelulus, dengan e-mel pilihan, serta mengesahkan bahawa pembelian itu adalah untuk kegunaan perniagaan dan mereka tidak akan membuat pesanan sehingga ia diluluskan.
Ubah suai templat ini
- Tukar mata wang pada medan harga dan jumlah kepada mata wang yang anda gunakan untuk membeli
- Gantikan kotak teks jabatan dengan menu lungsur jabatan atau pusat kos anda sendiri
- Jadikan sebut harga wajib bagi jumlah melebihi amaun yang ditetapkan dengan menambahkan ambang anda pada teks bantuan
- Tambahkan alamat pelulus anda pada e-mel pemberitahuan supaya mereka menerima makluman tentang setiap permintaan dengan segera
- Tambahkan lebih banyak baris item, atau buang baris tersebut dan gunakan muat naik hamparan untuk setiap pesanan
- Halakan permintaan pembelian ke folder Pembelian dalam peti besi anda, dengan satu subfolder bagi setiap tahun kewangan
Petua untuk borang permintaan pembelian yang lebih baik
- Terbitkan ambang pembelian anda supaya kakitangan tahu bila mereka memerlukan lebih daripada satu sebut harga
- Minta pemohon melampirkan sebut harga sebenar dan bukannya menaip harga berdasarkan ingatan
- Pastikan kod bajet ringkas dan konsisten supaya mudah ditapis dalam eksport CSV
- Tindak susul permintaan mendesak dengan cepat, atau orang akan belajar untuk mengabaikan borang
- Catat nombor pesanan pembelian pada PDF permintaan pembelian atau dalam sistem kewangan anda selepas pesanan dibuat
- Semak justifikasi pembekal tunggal secara berkala — sesetengahnya menjadi kebiasaan dan bukannya keperluan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan pembelian disimpan sebagai PDF dalam peti besi anda bersama baris item, jumlah dan sebut harga atau spesifikasi yang dilampirkan. Dengan pemberitahuan pemilik dihidupkan, kenalan pembelian — serta sesiapa yang anda tambahkan, seperti peti masuk kewangan — akan menerima e-mel sebaik sahaja permintaan diterima.
Jadual Respons menyenaraikan semua permintaan pembelian bersama jumlah, kod bajet dan pelulusnya, dan anda boleh mengeksportnya ke CSV untuk dipadankan dengan bajet anda. Kelulusan itu sendiri berlaku di luar borang: pelulus menyemak PDF dan pasukan anda membuat pesanan dengan cara biasa.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan pembelian: soalan lazim
Adakah borang permintaan pembelian ini percuma?
Ya. Ini ialah templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, dan anda boleh mengedit item, medan serta perkataan supaya sepadan dengan proses pembelian anda.
Adakah borang ini menghantar permintaan kepada pelulus untuk pengesahan?
Borang ini mengumpulkan nama dan e-mel pelulus, dan anda boleh menambahkan pelulus pada e-mel pemberitahuan. Keputusan kelulusan itu sendiri dibuat di luar borang; FileIt tidak menjalankan aliran kerja kelulusan berbilang langkah.
Bolehkah kakitangan memohon lebih daripada empat item?
Ya. Mereka boleh melampirkan hamparan atau dokumen yang mengandungi senarai penuh. Anda juga boleh menambahkan lebih banyak baris item dalam pereka bentuk.
Adakah borang ini menjumlahkan keseluruhan secara automatik?
Tidak. Pemohon memasukkan sendiri anggaran jumlah, termasuk kos penghantaran dan cukai jika diketahui.
Bolehkah kami menukar mata wang?
Ya. Medan harga seunit dan jumlah ialah medan mata wang, dan anda boleh menetapkannya kepada mana-mana kod mata wang tiga huruf dalam pereka bentuk.
Adakah ini sama dengan pesanan pembelian?
Tidak. Permintaan pembelian ialah permintaan dalaman untuk membeli sesuatu. Selepas diluluskan, pasukan anda mengeluarkan pesanan pembelian kepada pembekal seperti biasa.
Bolehkah kami melihat semua permintaan bagi sesuatu jabatan?
Ya. Tapis jadual Respons atau eksportnya ke CSV dan isih mengikut jabatan atau kod bajet.