什么是 采购申请 表单模板？
以一条简短消息提交的采购请求——“我们可以订几台笔记本电脑吗？”——会让财务人员和预算负责人追问最基本的信息：要多少、向谁购买、多少钱、使用哪个预算，以及为什么现在就需要。每缺少一项信息，审批或下单前就要多一轮来回沟通。
这份采购申请模板一次性收集所有信息。申请人最多可列出四个项目，并填写数量和预计单价（较长的订单也可以上传电子表格）；填写首选供应商及获得的报价数量；并提供总成本、预算代码、业务理由以及支出审批人。
每份采购申请都会与所附报价一起保存为 PDF，存放在你的 FileIt 保管库中，为每次采购留下完整记录——无论是预算审查，还是审计人员询问谁批准了哪项支出，都能派上用场。
- 适合对象
- 希望设置简单采购审批环节的小型和中型组织
- 填写人
- 任何需要申请采购的员工
- 完成时间
- 约 4-6 分钟；如果要附上多份报价，时间会更长
- 包含内容
- 最多四个可按需扩展的项目行、报价上传，以及预算和审批人详情
谁会使用 采购申请 表单？
- 办公室经理为新员工申请家具和办公用品
- 团队负责人为团队申请软件订阅
- 学校部门根据年度预算申请设备
- 现场经理订购需要预算负责人签字批准的材料
- 需要为每笔超过规定金额的采购保留审批记录的非营利组织
- 财务团队用一份统一表单替代通过电子邮件提交的采购申请
此 采购申请 表单中的问题
共 4 页，42 个问题 · 包含 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 申请人
- 您的姓名*
- 工作邮箱*
- 电话或分机号
- 部门或团队*
- 申请日期*
- 您要采购什么？* 商品 · 服务 · 商品和服务 · 软件或订阅
- 紧急程度如何？* 标准 · 一周内需要 · 紧急 — 工作已受阻
- 为什么紧急？* 仅在适用时提问
2 所需物品
- 物品 1 — 描述*
- 数量*
- 单价（估算）*
- 是否添加其他物品？ 仅在适用时提问
- 物品 2 — 描述 仅在适用时提问
- 数量* 仅在适用时提问
- 单价（估算）* 仅在适用时提问
- 是否添加其他物品？ 仅在适用时提问
- 物品 3 — 描述 仅在适用时提问
- 数量* 仅在适用时提问
- 单价（估算）* 仅在适用时提问
- 是否添加其他物品？ 仅在适用时提问
- 物品 4 — 描述 仅在适用时提问
- 数量* 仅在适用时提问
- 单价（估算）* 仅在适用时提问
- 物品清单或规格说明
3 供应商和交付
- 您是否有首选供应商？*
- 供应商名称* 仅在适用时提问
- 供应商联系人、电子邮箱或网站 仅在适用时提问
- 这是我们以前未合作过的新供应商吗？ 仅在适用时提问
- 您获得了多少份报价？* 尚未获得 — 请寻找供应商 · 一份 · 两份 · 三份或以上 · 仅有一家供应商能够提供
- 为什么只有这家供应商？* 仅在适用时提问
- 报价单 仅在适用时提问
- 所需日期*
- 交付至
4 预算和审批
- 预计总成本*
- 预算或成本中心代码*
- 这项支出是否已列入批准的预算？* 是 · 否 · 不确定
- 这是否为经常性费用？
- 频率如何？ 仅在适用时提问 每月 · 每季度 · 每年 · 其他
- 业务理由*
- 预算负责人或审批人*
- 审批人电子邮箱
- 确认*
采购申请 表单，逐页查看
1 申请人信息
申请人填写姓名、工作邮箱、电话或分机号、部门或团队以及日期。他们选择采购商品、服务、两者兼有，还是软件订阅，并说明紧急程度；选择“紧急——工作已受阻”后，还需解释原因。
2 采购内容
项目 1 需要填写描述、数量和预计单价。填写完一个项目后，表单会显示“要添加其他项目吗？”的问题，因此只有在需要时才会扩展到四个项目行。对于较大的订单，还可以选择上传项目清单或规格说明，支持 PDF、电子表格或 Word 文档。
3 供应商和交付
如果申请人有首选供应商，需要填写供应商名称、联系方式，以及是否为新供应商。然后说明已获得的报价数量：尚未获得、一份、两份、三份或更多，或者只有一家供应商能够提供该商品或服务。单一供应商申请必须填写理由；只要获得了至少一份报价，就可以上传报价文件。
页面最后是必填的“需要日期”和可选的“交付至”字段。
4 预算和审批
申请人填写预计总成本、预算或成本中心代码，以及该支出是否在已批准的预算内。周期性成本问题会显示重复发生的频率。必填的“业务理由”文本框要求说明采购用途，以及不进行采购会发生什么。
申请人填写预算负责人或审批人的姓名，也可以填写其邮箱，并确认采购用于业务用途，且在获得批准前不会下单。
定制你的模板
- 将价格和总额字段的货币设置为你实际使用的货币
- 将部门文本框替换为包含你自有部门或成本中心的下拉菜单
- 在帮助文本中加入你的金额门槛，使超过该金额的采购必须提供报价
- 将审批人的地址添加到通知邮件中，让他们立即收到每项申请的通知
- 增加更多项目行，或者移除项目行，让每笔订单都通过电子表格上传
- 将采购申请发送到保管库中的“采购”文件夹，并按财务年度建立子文件夹
填写 采购申请 表单的提示
- 公布采购金额门槛，让员工知道什么时候需要提供多份报价
- 要求申请人附上实际报价，而不是凭记忆填写价格
- 保持预算代码简短且统一，方便在 CSV 导出文件中筛选
- 及时跟进紧急申请，否则大家会逐渐学会跳过表单
- 采购订单发出后，将订单号记录在采购申请的 PDF 中或你的财务系统里
- 定期审查单一供应商理由——有些理由会变成惯例，而不再是实际需要
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份采购申请都会与项目行、总额以及任何报价或规格说明一起保存为 PDF，存放在你的保管库中。开启所有者通知后，采购联系人以及你添加的其他收件人（例如财务邮箱）会在申请到达后立即收到电子邮件。
“响应”表格会列出所有采购申请及其总额、预算代码和审批人；你可以将其导出为 CSV，以便与预算进行核对。审批本身在表单之外完成：审批人查看 PDF，然后你的团队按通常流程向供应商下达采购订单。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
采购申请 表单：常见问题
这份采购申请表免费吗？
免费。这是 FileIt Forms 应用中的入门模板，你可以编辑项目、字段和文字，使其符合你的采购流程。
表单会将申请发送给审批人签字批准吗？
表单会收集审批人的姓名和邮箱，你也可以将审批人添加到通知邮件中。但审批决定本身在表单之外作出；FileIt 不提供多步骤审批工作流。
员工可以申请超过四个项目吗？
可以。他们可以附上包含完整清单的电子表格或文档。你也可以在设计器中增加项目行。
表单会自动计算总额吗？
不会。申请人需要自行填写预计总额，其中包括已知的配送费和税费。
我们可以更改货币吗？
可以。单价和总额字段都是货币字段，你可以在设计器中将其设置为任意三字母货币代码。
这和采购订单一样吗？
不一样。采购申请是内部采购请求。申请获批后，你的团队仍需按通常流程向供应商发出采购订单。
我们可以查看某个部门的所有申请吗？
可以。筛选“响应”表格，或将其导出为 CSV，再按部门或预算代码排序。