Quel est le modèle de formulaire demande d’achat ?
Les demandes d’achat qui arrivent sous la forme d’un simple message — « peut-on commander quelques ordinateurs portables ? » — obligent le service financier et les responsables budgétaires à rechercher les informations de base : combien, auprès de qui, à quel prix, sur quel budget et pourquoi maintenant. Chaque information manquante entraîne des échanges supplémentaires avant toute approbation ou commande.
Ce modèle de demande d’achat vous permet de tout demander en une seule fois. Le demandeur indique jusqu’à quatre articles avec leur quantité et leur prix unitaire estimé (ou joint un tableur pour les commandes plus longues), précise le fournisseur privilégié et le nombre de devis obtenus, puis indique le coût total, le code budgétaire, la justification professionnelle et la personne qui approuve la dépense.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les devis joints le cas échéant, afin de garder une trace de chaque achat — utile lors des révisions budgétaires et lorsque les auditeurs demandent qui a approuvé quoi.
- Idéal pour
- Les organisations petites et moyennes qui souhaitent mettre en place une étape simple d’approbation des achats
- Rempli par
- Tout membre du personnel qui a besoin qu’un achat soit effectué
- Temps nécessaire
- Environ 4 à 6 minutes, davantage si plusieurs devis sont joints
- Comprend
- Jusqu’à quatre lignes d’articles qui s’ajoutent selon les besoins, le téléversement de devis et les informations budgétaires et d’approbation
Qui utilise un formulaire demande d’achat ?
- Un responsable de bureau qui demande du mobilier et des fournitures pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur
- Un chef d’équipe qui demande un abonnement logiciel pour son équipe
- Un service scolaire qui demande du matériel sur son budget annuel
- Un responsable de site qui commande des matériaux nécessitant la validation du responsable budgétaire
- Une organisation à but non lucratif qui a besoin d’une trace d’approbation pour chaque achat dépassant un montant défini
- Une équipe financière qui remplace les demandes d’achat envoyées par e-mail par un formulaire unique et cohérent
Questions de ce formulaire demande d’achat
42 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Demandeur
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Téléphone ou poste
- Service ou équipe*
- Date de la demande*
- Qu’achetez-vous ?* Biens · Services · Biens et services · Logiciels ou abonnement
- Quel est le degré d’urgence ?* Standard · Nécessaire sous une semaine · Urgent — travail bloqué
- Pourquoi est-ce urgent ?* affichée uniquement si applicable
2 Ce dont vous avez besoin
- Article 1 — description*
- Quantité*
- Prix unitaire (estimation)*
- Ajouter un autre article ? affichée uniquement si applicable
- Article 2 — description affichée uniquement si applicable
- Quantité* affichée uniquement si applicable
- Prix unitaire (estimation)* affichée uniquement si applicable
- Ajouter un autre article ? affichée uniquement si applicable
- Article 3 — description affichée uniquement si applicable
- Quantité* affichée uniquement si applicable
- Prix unitaire (estimation)* affichée uniquement si applicable
- Ajouter un autre article ? affichée uniquement si applicable
- Article 4 — description affichée uniquement si applicable
- Quantité* affichée uniquement si applicable
- Prix unitaire (estimation)* affichée uniquement si applicable
- Liste des articles ou spécifications
3 Fournisseur et livraison
- Avez-vous un fournisseur privilégié ?*
- Nom du fournisseur* affichée uniquement si applicable
- Contact du fournisseur, e-mail ou site web affichée uniquement si applicable
- S’agit-il d’un nouveau fournisseur auprès duquel nous n’avons jamais acheté ? affichée uniquement si applicable
- Combien de devis avez-vous obtenus ?* Aucun pour l’instant — veuillez en obtenir un · Un · Deux · Trois ou plus · Un seul fournisseur peut fournir cet article ou ce service
- Pourquoi ce seul fournisseur ?* affichée uniquement si applicable
- Devis affichée uniquement si applicable
- Date requise au plus tard le*
- Livrer à
4 Budget et approbation
- Coût total estimé*
- Code budgétaire ou de centre de coûts*
- Cette dépense est-elle prévue au budget approuvé ?* Oui · Non · Je ne sais pas
- S’agit-il d’un coût récurrent ?
- À quelle fréquence ? affichée uniquement si applicable Mensuelle · Trimestrielle · Annuelle · Autre
- Justification professionnelle*
- Responsable du budget ou approbateur*
- Adresse e-mail de l’approbateur
- Confirmation*
Le formulaire demande d’achat, page par page
1 Demandeur
Le demandeur indique son nom, son adresse e-mail professionnelle, son numéro de téléphone ou son poste, son service ou son équipe, ainsi que la date. Il précise s’il achète des biens, des services, les deux ou un abonnement logiciel, et indique le degré d’urgence ; le choix « Urgent — le travail est bloqué » lui demande d’expliquer pourquoi.
2 Ce dont vous avez besoin
L’article 1 demande une description, une quantité et un prix unitaire estimé. Dès qu’un article est renseigné, la question « Ajouter un autre article ? » apparaît : le formulaire ne comporte donc que le nombre de lignes nécessaire, jusqu’à quatre. Pour les commandes plus importantes, un téléversement facultatif permet de joindre une liste d’articles ou une spécification au format PDF, tableur ou document Word.
3 Fournisseur et livraison
Si le demandeur a un fournisseur privilégié, il indique son nom, ses coordonnées et précise s’il s’agit d’un nouveau fournisseur. Il indique ensuite le nombre de devis obtenus — aucun pour le moment, un, deux, trois ou plus, ou un seul fournisseur peut fournir cet article. Les demandes concernant un fournisseur unique doivent comporter une justification, et les devis peuvent être téléversés dès lors qu’au moins un devis a été obtenu.
Les champs obligatoires « Date souhaitée » et le champ facultatif « Livrer à » complètent la page.
4 Budget et approbation
Le demandeur saisit le coût total estimé, le code du budget ou du centre de coûts, et précise si la dépense figure dans le budget approuvé. Une question sur les coûts récurrents indique à quelle fréquence la dépense se répète. Une zone obligatoire « Justification professionnelle » demande à quoi sert l’achat et ce qui se passera s’il n’est pas effectué.
Le demandeur indique le responsable budgétaire ou l’approbateur, avec une adresse e-mail facultative, puis confirme que l’achat est destiné à un usage professionnel et qu’il n’effectuera pas la commande avant son approbation.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la devise des champs de prix et de total pour utiliser celle dans laquelle vous effectuez vos achats
- Remplacez le champ de texte du service par une liste déroulante de vos propres services ou centres de coûts
- Rendez les devis obligatoires au-delà d’un montant défini en ajoutant votre seuil au texte d’aide
- Ajoutez l’adresse de votre approbateur aux e-mails de notification afin qu’il soit informé immédiatement de chaque demande
- Ajoutez d’autres lignes d’articles, ou supprimez-les et utilisez le téléversement d’un tableur pour toutes les commandes
- Acheminez les demandes vers un dossier Achats de votre coffre-fort, avec un sous-dossier par exercice financier
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’achat
- Publiez vos seuils d’achat afin que le personnel sache quand il doit obtenir plusieurs devis
- Demandez aux auteurs des demandes de joindre le devis réel plutôt que de saisir les prix de mémoire
- Utilisez des codes budgétaires courts et cohérents pour faciliter leur filtrage dans l’exportation CSV
- Traitez rapidement les demandes urgentes, sinon les utilisateurs apprendront à contourner le formulaire
- Inscrivez le numéro du bon de commande sur le PDF de la demande ou dans votre système financier une fois celui-ci créé
- Réexaminez régulièrement les justifications liées à un fournisseur unique : certaines deviennent des habitudes plutôt que de véritables nécessités
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort avec les lignes d’articles, les totaux et les devis ou spécifications joints. Lorsque les notifications au propriétaire sont activées, le contact chargé des achats — ainsi que toute personne que vous ajoutez, comme une boîte de réception financière — reçoit un e-mail dès qu’une demande arrive.
Le tableau Réponses répertorie toutes les demandes avec leurs totaux, leurs codes budgétaires et leurs approbateurs. Vous pouvez l’exporter au format CSV afin de rapprocher les demandes de votre budget. L’approbation elle-même s’effectue en dehors du formulaire : l’approbateur examine le PDF et votre équipe crée la commande selon la procédure habituelle.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’achat : questions fréquentes
Ce formulaire de demande d’achat est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage de l’application FileIt Forms, et vous pouvez modifier les articles, les champs et le texte pour l’adapter à votre processus d’achat.
Le formulaire transmet-il les demandes à l’approbateur pour validation ?
Le formulaire recueille le nom et l’adresse e-mail de l’approbateur, et vous pouvez ajouter des approbateurs aux e-mails de notification. La décision d’approbation elle-même est prise en dehors du formulaire ; FileIt ne gère pas de processus d’approbation en plusieurs étapes.
Le personnel peut-il demander plus de quatre articles ?
Oui. Il peut joindre un tableur ou un document contenant la liste complète. Vous pouvez également ajouter d’autres lignes d’articles dans le concepteur.
Le formulaire calcule-t-il automatiquement le total ?
Non. Le demandeur saisit lui-même le total estimé, en incluant les frais de livraison et les taxes s’ils sont connus.
Pouvons-nous changer de devise ?
Oui. Les champs de prix unitaire et de total sont des champs monétaires, et vous pouvez les configurer avec n’importe quel code de devise à trois lettres dans le concepteur.
Est-ce la même chose qu’un bon de commande ?
Non. Une demande d’achat est une demande interne visant à acheter quelque chose. Une fois celle-ci approuvée, votre équipe émet un bon de commande au fournisseur selon la procédure habituelle.
Pouvons-nous voir toutes les demandes d’un service ?
Oui. Filtrez le tableau Réponses ou exportez-le au format CSV, puis triez les données par service ou par code budgétaire.