¿Qué es la plantilla del formulario de cotización de proveedor (respuesta a RFQ)?
Cuando envías una solicitud de cotización a varios proveedores, las respuestas rara vez llegan en un formato que puedas comparar. Uno envía un PDF con precios que incluyen la entrega, otro una hoja de cálculo en una moneda distinta y un tercero un correo que no menciona los plazos de entrega ni durante cuánto tiempo se mantiene el precio. Compararlas implica rehacer cada cotización manualmente.
Esta plantilla de cotización de proveedor ofrece a cada proveedor la misma estructura para responder: datos de la empresa, moneda de la cotización, hasta cinco partidas con precio, cantidad, precio unitario y plazo de entrega, el total y lo que incluye, además del periodo de validez de los precios. Una página de condiciones cubre el pago, la entrega, el pedido mínimo, la garantía y si la cotización cumple íntegramente las especificaciones, con las excepciones detalladas.
El proveedor adjunta su cotización formal y cualquier ficha técnica o certificado, y después firma una breve declaración. Cada respuesta llega a tu bóveda de FileIt como un PDF firmado junto con sus adjuntos, lista para compararla lado a lado.
- Ideal para
- Compradores y equipos de compras que comparan cotizaciones de varios proveedores
- Lo rellenan
- Los proveedores que responden a tu solicitud de cotización
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10-15 minutos, según el número de partidas
- Incluye
- Hasta cinco partidas con precio, carga de archivos para cotizaciones y certificados, y una declaración firmada
¿Quién usa un formulario de cotización de proveedor (respuesta a RFQ)?
- Un equipo de instalaciones que compara tres cotizaciones para sustituir el mobiliario de una oficina
- Un fabricante que busca componentes de varios proveedores nuevos
- Un colegio o ayuntamiento que recopila cotizaciones para un pequeño contrato de obras o servicios
- Una empresa de construcción que pide a subcontratistas y distribuidores que valoren una lista de materiales
- Una organización sin ánimo de lucro que debe demostrar que comparó cotizaciones antes de gastar fondos de una subvención
- Un equipo de TI que recopila de distribuidores cotizaciones de hardware con plazos de entrega
Preguntas de este formulario de cotización de proveedor (respuesta a RFQ)
57 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu empresa
- Referencia de la RFQ*
- Número de tu presupuesto
- Nombre de la empresa*
- Persona de contacto*
- Cargo
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Sitio web
- Dirección de la empresa*
- Número de identificación fiscal o de registro de IVA
- ¿Nos has suministrado productos o servicios anteriormente?
2 Tus precios
- Moneda del presupuesto* Dólar estadounidense (USD) · Euro (EUR) · Libra esterlina (GBP) · Dólar canadiense (CAD) · Dólar australiano (AUD) · Otra
- ¿Qué moneda?* solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 1 — artículo o servicio*
- Cantidad*
- Precio unitario*
- Plazo de entrega
- ¿Añadir otra línea? solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 2 — artículo o servicio solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio unitario* solo se pregunta cuando corresponde
- Plazo de entrega solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra línea? solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 3 — artículo o servicio solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio unitario* solo se pregunta cuando corresponde
- Plazo de entrega solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra línea? solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 4 — artículo o servicio solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio unitario* solo se pregunta cuando corresponde
- Plazo de entrega solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra línea? solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 5 — artículo o servicio solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio unitario* solo se pregunta cuando corresponde
- Plazo de entrega solo se pregunta cuando corresponde
- Precio total ofertado*
- El total incluye Entrega · Instalación o configuración · Embalaje · Formación · Soporte o mantenimiento · Impuestos
- Precios válidos hasta*
3 Condiciones
- Condiciones de pago* Pago por adelantado · A la entrega · Neto a 15 días · Neto a 30 días · Neto a 45 días · Neto a 60 días · Otras
- Describe tus condiciones de pago* solo se pregunta cuando corresponde
- Entrega* Entregado en tus instalaciones · Listo para recoger en nuestras instalaciones · Entrega de servicios o digital — no se envía nada · Otra — consulta las notas
- Plazo total de entrega o finalización*
- Pedido mínimo, si lo hay
- Garantía
- ¿Tu presupuesto cumple íntegramente las especificaciones?* Sí, íntegramente · Sí, con excepciones · Ofrecemos una alternativa
- Excepciones o alternativas* solo se pregunta cuando corresponde
- Otras condiciones o notas
4 Documentos y firma
- Tu presupuesto formal*
- Fichas técnicas o especificaciones de los productos
- Certificados, acreditaciones o seguros
- Nombre de la persona firmante*
- Cargo*
- Declaración*
- Firma*
- Fecha*
El formulario cotización de proveedor (respuesta a RFQ), página por página
1 Tu empresa
El proveedor introduce la referencia de tu RFQ y su propio número de cotización, y después el nombre de su empresa, la persona de contacto, el cargo, el correo electrónico, el teléfono, el sitio web, la dirección y el número de registro fiscal o del IVA. Una pregunta de sí/no indica si ya te ha suministrado productos o servicios anteriormente.
2 Tus precios
El proveedor elige la moneda de la cotización (USD, EUR, GBP, CAD, AUD u otra, para la que se solicita el código). La partida 1 solicita el artículo o servicio, la cantidad, el precio unitario sin impuestos y el plazo de entrega; al rellenarla aparece «¿Añadir otra partida?», hasta un total de cinco partidas.
Después indica el precio total cotizado, marca lo que incluye —entrega, instalación o configuración, embalaje, formación, asistencia o mantenimiento, impuestos— e indica la fecha hasta la que son válidos los precios.
3 Condiciones
Las condiciones de pago van desde el pago por adelantado hasta 60 días netos, y la opción «Otra» abre un cuadro de descripción. La entrega puede ser en tus instalaciones, estar lista para su recogida, tratarse de una prestación de servicios o una entrega digital, u otra opción. El proveedor indica el plazo total de entrega o finalización, cualquier pedido mínimo y la garantía ofrecida.
Una pregunta obligatoria indica si la cotización cumple íntegramente las especificaciones, incluye excepciones o se presenta como alternativa; las dos últimas opciones muestran un cuadro obligatorio para explicar qué difiere y por qué. También hay espacio para otras condiciones o notas.
4 Documentos y firma
El proveedor carga su cotización formal (obligatoria), además de fichas técnicas opcionales y cualquier certificado, acreditación o seguro solicitado en la RFQ. Indica el nombre y el cargo de la persona firmante, acepta una declaración en la que confirma que está autorizada para presentar la cotización y que los precios siguen siendo válidos hasta la fecha indicada, y la firma y fecha.
Personaliza la plantilla
- Incluye los artículos que solicitas y la fecha límite de respuesta en el texto de portada
- Cambia el nombre de las partidas para que coincida con los números de artículo de tu RFQ o añade más partidas para listas más largas
- Elimina las monedas que no aceptes o fija el formulario en una sola moneda
- Añade las preguntas que requiera tu política de compras, como declaraciones sobre sostenibilidad o conflictos de intereses
- Establece una fecha límite en el formulario para impedir que se envíen cotizaciones fuera de plazo
- Envía a cada proveedor invitado un enlace personal para saber quién ha respondido
Consejos para mejorar tu formulario cotización de proveedor (respuesta a RFQ)
- Envía las mismas especificaciones a todos los proveedores para que las respuestas sean realmente comparables
- Comprueba la fecha de validez de cada cotización antes de tomar una decisión
- Compara los totales sobre la misma base: algunas cotizaciones incluyen la entrega o los impuestos y otras no
- Lee atentamente el cuadro de excepciones; ahí suelen ocultarse diferencias importantes
- Conserva las cotizaciones no seleccionadas además de la ganadora, por si necesitas demostrar cómo tomaste la decisión
- Da las gracias a los proveedores que no ganaron y, cuando puedas, explícales el motivo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
La respuesta de cada proveedor se guarda como un PDF firmado en tu bóveda, con la cotización formal, las fichas técnicas y los certificados adjuntos. Con las notificaciones al propietario activadas, el comprador recibe un correo electrónico cada vez que llega una cotización.
En la tabla de respuestas puedes ver quién ha respondido y exportar todas las respuestas a un CSV para comparar en paralelo los totales, los plazos de entrega, las condiciones de pago y las fechas de validez. El formulario registra las cotizaciones; la decisión de compra y la orden de compra siguen realizándose mediante tu proceso habitual.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Cotización de proveedor (respuesta a RFQ): preguntas frecuentes
¿Este formulario de respuesta a RFQ es gratuito?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, y puedes cambiar las partidas, las condiciones y la declaración para adaptarlas a tu solicitud.
¿Los proveedores necesitan una cuenta de FileIt para responder?
No. Los proveedores abren el enlace, rellenan el formulario y lo firman sin crear una cuenta.
¿Pueden los proveedores cotizar en su propia moneda?
Sí. Primero eligen la moneda de la cotización y todos los precios se introducen en esa moneda. Puedes limitar la lista si solo aceptas una.
¿Qué ocurre si un proveedor tiene más de cinco partidas?
Puede adjuntar su lista de precios completa como cotización formal. También puedes añadir más partidas al formulario desde el diseñador.
¿Podemos dejar de aceptar cotizaciones después de la fecha límite?
Sí. Establece una fecha límite o desactiva el formulario en sus ajustes, y se rechazarán los envíos fuera de plazo.
¿El formulario compara las cotizaciones por nosotros?
No puntúa ni clasifica las cotizaciones. Como todos los proveedores responden a las mismas preguntas, al exportar las respuestas a un CSV obtienes una tabla de comparación lista para usar.