Quel est le modèle de formulaire entretien de reprise du travail ?
Un bref échange au retour d’une absence pour maladie peut faire beaucoup : il souhaite la bienvenue, vérifie que la personne est suffisamment en forme pour travailler, repère les éventuels problèmes liés au travail et définit l’aide dont elle a besoin. Le consigner de manière cohérente permet également de ne pas perdre les tendances d’absence et les aménagements lorsqu’un manager change.
Ce modèle d’entretien de reprise guide le manager étape par étape. Il consigne les dates de l’absence et la manière dont elle a été signalée, le motif général ainsi que les informations que l’employé a choisi de communiquer, l’éventuel rôle du travail dans l’absence, et précise si un certificat médical (fit note) est nécessaire ou a été reçu — avec la possibilité de téléverser le certificat.
La page consacrée à l’aptitude indique si l’employé est pleinement apte, apte avec des aménagements, ou s’il a besoin de conseils de la médecine du travail ou d’un professionnel de santé, et répertorie les aménagements convenus. La dernière page couvre les actions à mener, une date de suivi et les propres commentaires de l’employé. Chaque entretien est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt.
- Idéal pour
- Les managers et les équipes RH qui gèrent les absences pour maladie
- Rempli par
- Le manager de proximité, pendant ou après l’entretien
- Durée de remplissage
- Environ 5 à 10 minutes
- Comprend
- Les informations sur l’absence et son signalement, le téléversement du certificat médical, l’aptitude à reprendre le travail, les aménagements avec une date de révision et la signature du manager
Qui utilise un formulaire entretien de reprise du travail ?
- Un manager reçoit un employé de retour après une semaine d’absence pour grippe
- Convenir d’une reprise progressive après une intervention chirurgicale ou une maladie plus longue
- Vérifier si une blessure a été causée ou aggravée par le travail
- Consigner qu’un certificat médical (fit note) est toujours attendu
- Documenter une orientation vers la médecine du travail pour un problème de santé persistant
- Conserver des dossiers d’absence cohérents entre les équipes et les managers
Questions de ce formulaire entretien de reprise du travail
29 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Salarié et absence
- Nom du salarié*
- Intitulé du poste
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Responsable conduisant l’entretien*
- Date de l’entretien*
- Premier jour d’absence*
- Dernier jour d’absence*
- Jours ouvrés d’absence
- L’absence a-t-elle été signalée conformément à la procédure relative aux absences ?* Oui · Oui, mais tardivement · Non
- Que s’est-il passé et la procédure a-t-elle été de nouveau expliquée ? affichée uniquement si applicable
2 L’absence
- Motif général de l’absence* Maladie de courte durée · Blessure · Santé mentale ou stress · Intervention ou rendez-vous médical · Problème de santé de longue durée ou récurrent · Urgence familiale · Préfère ne pas répondre · Autre
- Informations que le salarié a choisi de partager
- L’absence a-t-elle été causée ou aggravée par le travail ?*
- Que s’est-il passé au travail ?* affichée uniquement si applicable
- Certificat médical ou justificatif d’aptitude* Non requis pour cette absence · Reçu · Requis, mais pas encore reçu
- Téléverser le certificat affichée uniquement si applicable
3 Aptitude et aménagements
- Le salarié est-il apte à reprendre le travail ?* Oui, pleinement apte à exercer son poste habituel · Oui, avec certains aménagements · Incertain — orienter vers la médecine du travail ou demander un avis médical
- Aménagements convenus* affichée uniquement si applicable Reprise progressive · Réduction du temps de travail · Tâches modifiées ou allégées · Modification du poste de travail ou du matériel · Pauses supplémentaires · Absences pour rendez-vous · Télétravail
- Détails des aménagements affichée uniquement si applicable
- Réexaminer les aménagements le affichée uniquement si applicable
- Existe-t-il un problème de santé persistant que nous devrions accompagner ?
- Soutien évoqué affichée uniquement si applicable
- Cette absence atteint-elle un seuil nécessitant un réexamen au titre de la politique relative aux absences ? Non · Oui — expliqué au salarié · Vérifier avec les ressources humaines
4 Suivi et validation
- Le salarié a-t-il été informé de ce qui s’est passé pendant son absence ?
- Actions convenues
- Date de l’entretien de suivi
- Commentaires du salarié
- Confirmation*
- Signature du responsable*
Le formulaire entretien de reprise du travail, page par page
1 Employé et absence
Le manager consigne le nom, l’intitulé du poste et le service de l’employé, son propre nom, la date de l’entretien, le premier et le dernier jour d’absence ainsi que le nombre de jours ouvrés manqués. Il indique si l’absence a été signalée conformément à la procédure, tardivement ou pas du tout, et, dans ce dernier cas, ce qui s’est passé.
2 L’absence
Un motif général — maladie de courte durée, blessure, santé mentale ou stress, intervention médicale, problème de santé de longue durée, urgence familiale, préfère ne pas répondre ou autre — est indiqué, ainsi que les informations que l’employé a choisi de communiquer. Si l’absence a été causée ou aggravée par le travail, le formulaire demande ce qui s’est passé et rappelle au manager les déclarations d’incident. La question relative au certificat médical (fit note) indique s’il n’est pas nécessaire, s’il a été reçu (avec un téléversement) ou s’il est toujours attendu.
3 Aptitude et aménagements
Le manager indique si l’employé est pleinement apte, apte avec des aménagements ou s’il doit être orienté pour obtenir un avis. Les aménagements peuvent comprendre une reprise progressive, une réduction du temps de travail, des tâches moins exigeantes, des modifications du poste de travail, des pauses supplémentaires, du temps libre pour des rendez-vous ou le télétravail, avec des précisions et une date de révision. La page couvre également les problèmes de santé persistants et le soutien évoqué, ainsi que la question de savoir si l’absence atteint un seuil de réexamen prévu par la politique d’absence.
4 Suivi et validation
Le manager indique si l’employé a été informé de ce qui s’est passé pendant son absence, consigne les actions convenues, une date de suivi et les commentaires de l’employé, puis confirme que le compte rendu est fidèle et le signe.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les catégories de motifs d’absence pour les faire correspondre à vos codes de signalement des absences
- Ajoutez les seuils de déclenchement prévus par votre politique d’absence au texte d’aide de la question sur le réexamen
- Définissez comme dossier du coffre-fort un emplacement RH à accès restreint pour les informations de santé
- Ajoutez les RH aux e-mails de notification afin qu’elles voient rapidement les absences liées au travail
- Adaptez la liste des aménagements pour refléter les options que vous pouvez réellement proposer
Conseils pour un meilleur formulaire entretien de reprise du travail
- Organisez l’entretien le premier jour de retour de l’employé, ou dès que possible après
- Adoptez un ton accueillant : il s’agit d’un échange de suivi, pas d’un entretien disciplinaire
- Consignez uniquement les informations de santé que l’employé choisit de communiquer et dont vous avez besoin
- Définissez une date de révision pour tout aménagement temporaire afin qu’il ne se prolonge pas indéfiniment
- Remettez une copie à l’employé et donnez-lui la possibilité d’ajouter ses propres commentaires
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque entretien est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec tout certificat médical joint, et le propriétaire du formulaire est averti. Les copies destinées aux répondants sont désactivées par défaut, car le formulaire est rempli par le manager.
Les RH peuvent utiliser le tableau des réponses pour consulter les reprises récentes, relancer les certificats médicaux attendus et les absences liées au travail, et exporter un fichier CSV afin de repérer les tendances d’absence entre les équipes.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Entretien de reprise du travail : questions fréquentes
Ce modèle d’entretien de reprise est-il gratuit ?
Oui : il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, avec le reste de la galerie de modèles.
Qui remplit le formulaire : le manager ou l’employé ?
Le manager, pendant l’entretien ou juste après. Un champ est prévu pour les propres commentaires de l’employé.
L’employé doit-il donner un motif médical ?
Non. Le motif est consigné sous forme de catégorie générale, notamment « Préfère ne pas répondre », et la zone de détails sert à recueillir les informations que l’employé a choisi de communiquer.
Pouvons-nous téléverser un certificat médical (fit note) ?
Oui. Lorsque le certificat est indiqué comme reçu, un espace de téléversement pouvant accueillir jusqu’à deux fichiers s’ouvre.
Que se passe-t-il si l’absence a été causée par le travail ?
Une réponse affirmative ouvre une question obligatoire sur ce qui s’est passé et un rappel invitant à vérifier qu’une déclaration d’incident a été remplie.
Les informations de santé restent-elles privées ?
Les réponses sont classées dans votre coffre-fort comme tout autre document. Choisissez donc un dossier auquel seules les personnes autorisées peuvent accéder. Le modèle comprend un rappel de conserver le dossier confidentiel.