Quel est le modèle de formulaire demande de congé ?
Un congé prolongé demande une réflexion plus approfondie que quelques jours de vacances. Les RH doivent savoir de quel type de congé il s’agit, quand il commence, si la date de retour est définitive, comment le temps sera pris, comment la rémunération et les avantages doivent être gérés, et quels documents appuient la demande. Réunir toutes ces informations par e-mail entraîne généralement plusieurs échanges de questions.
Ce modèle de formulaire de demande de congé rassemble tout en une seule fois. Les employés choisissent le type de congé, indiquent leurs dates et précisent leur degré de certitude, puis expliquent s’ils ont besoin d’une période continue, d’absences intermittentes ou d’un horaire réduit. Ils peuvent joindre des justificatifs tels qu’un certificat médical, des ordres de mission militaire ou une proposition de formation, et indiquer comment ils souhaitent que leur rémunération et leurs avantages soient gérés — avec une mention claire précisant que les RH confirmeront ce qui est effectivement disponible.
Une dernière page facultative permet au responsable hiérarchique d’indiquer son avis et ses commentaires s’il remplit le formulaire avec l’employé. Chaque demande est classée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous donne un dossier complet et daté sur lequel vous appuyer lorsque les RH prennent leur décision.
- Idéal pour
- Les employeurs qui gèrent des demandes de congé prolongé, sans solde ou légal
- Rempli par
- L’employé, éventuellement avec son responsable hiérarchique
- Temps nécessaire
- Environ 5–8 minutes
- Comprend
- Type et rythme du congé, téléversement de documents, préférences de rémunération et d’avantages, signature de l’employé, avis facultatif du responsable
Qui utilise un formulaire demande de congé ?
- Un employé qui demande un congé médical pour une intervention chirurgicale et sa convalescence
- Un membre du personnel qui a besoin de temps pour s’occuper d’un proche gravement malade
- Un réserviste qui informe les RH d’une période de service militaire avec ses ordres en pièce jointe
- Demander un congé sabbatique ou une pause professionnelle conformément à la politique de l’entreprise
- Demander un congé intermittent pour suivre un traitement
- Un responsable et un employé qui remplissent ensemble une demande avant de l’envoyer aux RH
Questions de ce formulaire demande de congé
28 questions sur 5 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À votre sujet
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Identifiant du salarié
- Intitulé du poste*
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Responsable hiérarchique*
- Date de votre entrée dans l'entreprise
2 Le congé que vous demandez
- Type de congé* Votre propre état de santé ou traitement médical · Assistance à un membre de votre famille · Service militaire ou dans la réserve · Éducation ou études · Congé sabbatique ou interruption de carrière · Service de juré ou devoir civique · Raisons personnelles
- Premier jour de congé*
- Date de retour prévue
- Dans quelle mesure ces dates sont-elles définitives ?* Définitives · Estimatives — elles peuvent changer · La date de retour n'est pas encore connue
- Comment souhaitez-vous prendre ce congé ?* En une seule période continue · De manière intermittente — jours ou semaines distincts · Selon un horaire réduit (moins d'heures ou de jours)
- Décrivez le rythme dont vous avez besoin* affichée uniquement si applicable
- Motif de la demande*
- Pièces justificatives
3 Rémunération, avantages et coordonnées
- Comment souhaitez-vous que le congé soit traité en matière de rémunération ?* Congé sans solde · Utiliser d'abord mes congés payés restants, puis prendre un congé sans solde · Toute rémunération légale ou assurantielle à laquelle j'ai droit · Je ne sais pas — merci de me conseiller
- Avantages sociaux pendant votre congé Je souhaite conserver mes avantages sociaux si possible · Je souhaite suspendre mes avantages sociaux pendant mon absence · Merci de m'expliquer les options qui s'offrent à moi
- Comment devons-nous vous contacter pendant votre congé ?* Adresse e-mail personnelle · Téléphone · Courrier à mon domicile · Uniquement si c'est indispensable
- Adresse e-mail personnelle
- Téléphone personnel
4 Passation et déclaration
- En avez-vous discuté avec votre responsable ?*
- Suggestions concernant la passation et le remplacement
- Déclaration*
- Votre signature*
5 Approbation du responsable
- Recommandation du responsable Favorable · Favorable sous réserve de modifications des dates ou du rythme · Défavorable
- Commentaires du responsable
- Nom du responsable
- Date
Le formulaire demande de congé, page par page
1 À propos de vous
L’employé indique son nom, son adresse e-mail professionnelle, son identifiant, son intitulé de poste, son service, son responsable hiérarchique et sa date d’entrée en fonction — l’ancienneté peut avoir une incidence sur l’éligibilité à certains types de congé.
2 Le congé que vous demandez
Les employés choisissent le type de congé : pour leur propre santé, pour s’occuper d’un membre de leur famille, pour un service militaire ou dans la réserve, pour leurs études, un congé sabbatique, un service de juré ou une obligation civique, pour des raisons personnelles, ou une autre raison qu’ils décrivent eux-mêmes. Ils indiquent le premier jour du congé et, s’ils la connaissent, la date de retour prévue, puis précisent si les dates sont fixes, estimées ou indéterminées. S’ils ont besoin d’un congé intermittent ou d’un horaire réduit plutôt que d’une seule période, le formulaire leur demande de décrire le rythme souhaité. Une case obligatoire précise qu’un congé médical ne nécessite pas de diagnostic, et jusqu’à cinq justificatifs peuvent être téléversés.
3 Rémunération, avantages et coordonnées
L’employé indique comment il souhaite que le congé soit traité du point de vue de la rémunération — sans solde, d’abord les congés payés puis sans solde, toute indemnité légale ou assurée, ou « ne sait pas » —, s’il souhaite que ses avantages soient maintenus ou suspendus, et comment les RH doivent le contacter pendant le congé, avec une adresse e-mail et un numéro de téléphone personnels.
4 Passation et déclaration
L’employé confirme s’il a discuté de la demande avec son responsable, ajoute des suggestions concernant la passation et le remplacement, accepte une déclaration précisant que le congé n’est approuvé que lorsque les RH le confirment par écrit, puis signe.
5 Approbation du responsable
Une dernière page facultative permet au responsable d’indiquer s’il approuve la demande, l’approuve avec des modifications ou ne l’approuve pas, et d’ajouter ses commentaires, son nom et la date. Elle peut rester vierge si les RH obtiennent l’approbation séparément.
Personnalisez le modèle
- Renommez ou ajoutez des types de congé pour les adapter aux catégories de votre politique de congés
- Remplacez les options de rémunération par les dispositifs spécifiques proposés par votre organisation
- Supprimez la page du responsable si les approbations ont lieu dans un autre système
- Ajoutez l’adresse des RH aux e-mails de notification afin qu’elles voient chaque demande
- Définissez le dossier du coffre-fort afin que les demandes soient classées avec les dossiers RH de chaque employé
- Adaptez la déclaration pour citer votre politique par son nom
Conseils pour un meilleur formulaire demande de congé
- Vérifiez l’éligibilité et les droits légaux pour chaque type de congé avant de répondre — ils varient selon le lieu
- Ne demandez que les informations médicales réellement nécessaires au regard de votre politique
- Confirmez par écrit la décision, les dates et le traitement de la rémunération
- Convenez de la manière et de la fréquence auxquelles vous resterez en contact pendant un congé prolongé
- Préparez le retour de l’employé avant le début du congé, et non la semaine précédant son retour
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les justificatifs en pièces jointes, et le propriétaire du formulaire est averti par e-mail. Lorsque la copie destinée au répondant est activée, l’employé reçoit un PDF reprenant exactement les informations soumises.
Les RH peuvent examiner les demandes dans le tableau des réponses, ouvrir le PDF pour consulter ensemble les dates, le rythme et les documents, et exporter les données au format CSV afin de suivre les personnes en congé et leur date de retour prévue.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de congé : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de demande de congé est-il gratuit ?
Oui — il est inclus dans l’application Forms avec chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, au même titre que le reste de la galerie de modèles.
L’envoi du formulaire approuve-t-il le congé ?
Non. La déclaration de l’employé précise que le congé n’est approuvé que lorsque les RH le confirment par écrit. Le formulaire consigne la demande ; la décision vous appartient.
Les employés peuvent-ils demander un congé intermittent ?
Oui. Le choix d’un congé intermittent ou d’un horaire réduit ouvre une question leur demandant de décrire le rythme dont ils ont besoin.
Quels documents peuvent être téléversés ?
Jusqu’à cinq fichiers — PDF, images ou documents Word — tels qu’un certificat médical, des ordres de mission militaire, une lettre de proposition de formation ou une convocation pour être juré.
Le formulaire indique-t-il aux employés leurs droits ?
Non. Il consigne leurs préférences en matière de rémunération et d’avantages, et précise que ce qui est disponible dépend de votre politique et du droit local. Les RH confirment ensuite les droits applicables.
Le responsable peut-il donner son approbation sur le même formulaire ?
Oui — une dernière page facultative consigne l’avis, les commentaires, le nom et la date du responsable. Elle n’est pas obligatoire : l’employé peut donc envoyer la demande seul.