¿Qué es la plantilla del formulario de entrevista de reincorporación?
Una breve conversación cuando alguien vuelve tras una ausencia por enfermedad puede aportar mucho: le da la bienvenida, comprueba que está en condiciones de trabajar, detecta cualquier aspecto relacionado con el trabajo y acuerda la ayuda que necesita. Registrarla de forma coherente también evita que se pierdan los patrones de ausencia y las adaptaciones cuando cambia el responsable.
Esta plantilla de entrevista de reincorporación guía al responsable durante la conversación, paso a paso. Recoge las fechas de ausencia y cómo se comunicó, el motivo general y cualquier información que el empleado haya decidido compartir, si el trabajo influyó y si necesita o ha recibido un certificado de aptitud (fit note), con la opción de adjuntar el certificado.
La página sobre aptitud registra si el empleado está plenamente capacitado, puede trabajar con adaptaciones o necesita asesoramiento de salud laboral (occupational health) o médico, y enumera las adaptaciones acordadas. La última página incluye las acciones, una fecha de seguimiento y los comentarios del propio empleado. Cada entrevista se archiva como PDF en tu bóveda de FileIt.
- Ideal para
- Responsables y equipos de RR. HH. que gestionan ausencias por enfermedad
- Quién lo completa
- El responsable directo, durante o después de la reunión
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5–10 minutos
- Incluye
- Datos de la ausencia y su comunicación, carga del certificado de aptitud, aptitud para reincorporarse, adaptaciones con fecha de revisión y firma del responsable
¿Quién usa un formulario de entrevista de reincorporación?
- Una reunión entre un responsable y un empleado que vuelve tras una semana de baja por gripe
- Acordar una reincorporación gradual después de una operación o una enfermedad prolongada
- Comprobar si una lesión se produjo o empeoró en el trabajo
- Dejar constancia de que todavía falta recibir un certificado de aptitud
- Documentar una derivación a salud laboral por una enfermedad persistente
- Mantener registros coherentes de ausencias entre equipos y responsables
Preguntas de este formulario de entrevista de reincorporación
29 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Persona empleada y ausencia
- Nombre de la persona empleada*
- Puesto
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Responsable que realiza la reunión*
- Fecha de la conversación*
- Primer día de ausencia*
- Último día de ausencia*
- Días laborables de ausencia
- ¿Se comunicó la ausencia conforme al procedimiento de ausencias?* Sí · Sí, pero tarde · No
- ¿Qué ocurrió y se volvió a explicar el procedimiento? solo se pregunta cuando corresponde
2 La ausencia
- Motivo general de la ausencia* Enfermedad de corta duración · Lesión · Salud mental o estrés · Procedimiento o cita médica · Afección de larga duración o recurrente · Emergencia familiar · Prefiere no decirlo · Otro
- Cualquier información que la persona empleada haya decidido compartir
- ¿La ausencia fue causada o agravada por el trabajo?*
- ¿Qué ocurrió en el trabajo?* solo se pregunta cuando corresponde
- Certificado médico o justificante de aptitud* No es necesario para esta ausencia · Recibido · Necesario, pero aún no recibido
- Sube el certificado solo se pregunta cuando corresponde
3 Aptitud y adaptaciones
- ¿La persona empleada está en condiciones de reincorporarse?* Sí, está plenamente capacitada para su puesto habitual · Sí, con algunas adaptaciones · No está claro — derivar a salud laboral o solicitar asesoramiento médico
- Adaptaciones acordadas* solo se pregunta cuando corresponde Reincorporación gradual · Reducción de jornada · Funciones modificadas o más ligeras · Cambios en el puesto de trabajo o el equipo · Descansos adicionales · Tiempo libre para citas · Trabajo desde casa
- Detalles de las adaptaciones solo se pregunta cuando corresponde
- Revisar las adaptaciones el solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Existe una afección persistente a la que debamos prestar apoyo?
- Apoyo comentado solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Esta ausencia alcanza un punto de revisión conforme a la política de ausencias? No · Sí — se ha explicado a la persona empleada · Es necesario consultarlo con Recursos Humanos
4 Seguimiento y aprobación
- ¿Se ha informado a la persona empleada de lo ocurrido durante su ausencia?
- Acciones acordadas
- Fecha de la reunión de seguimiento
- Comentarios de la persona empleada
- Confirmación*
- Firma del responsable*
El formulario entrevista de reincorporación, página por página
1 Empleado y ausencia
El responsable registra el nombre, el puesto y el departamento del empleado, su propio nombre, la fecha de la reunión, el primer y el último día de ausencia y los días laborables perdidos. Indica si la ausencia se comunicó conforme al procedimiento, con retraso o no se comunicó, y, si no se comunicó, qué ocurrió.
2 La ausencia
Se indica un motivo general —enfermedad de corta duración, lesión, salud mental o estrés, procedimiento médico, enfermedad de larga duración, emergencia familiar, prefiero no decirlo u otro—, además de cualquier información que el empleado haya decidido compartir. Si la ausencia se produjo o empeoró por el trabajo, el formulario pregunta qué ocurrió y recuerda al responsable los informes de incidentes. La pregunta sobre el certificado de aptitud registra si no es necesario, si se ha recibido (con opción de adjuntarlo) o si sigue pendiente.
3 Aptitud y adaptaciones
El responsable registra si el empleado está plenamente capacitado, puede trabajar con adaptaciones o debe ser derivado para recibir asesoramiento. Las adaptaciones pueden incluir una reincorporación gradual, reducción de jornada, tareas más ligeras, cambios en el puesto de trabajo, pausas adicionales, tiempo libre para citas o trabajo desde casa, con sus detalles y una fecha de revisión. La página también aborda las enfermedades persistentes y el apoyo comentado, así como si la ausencia alcanza un punto de revisión según la política de ausencias.
4 Seguimiento y validación
El responsable indica si se ha informado al empleado de lo ocurrido mientras estaba ausente, registra las acciones acordadas, una fecha de seguimiento y los comentarios del empleado, y después confirma que el registro es fiel y firma.
Personaliza la plantilla
- Edita las categorías de motivos de ausencia para que coincidan con tus códigos de comunicación de ausencias
- Añade los puntos de activación de tu política de ausencias al texto de ayuda de la pregunta sobre el punto de revisión
- Configura la carpeta de la bóveda como una ubicación restringida de RR. HH. para la información de salud
- Añade a RR. HH. a los correos de notificación para que reciba rápidamente las ausencias relacionadas con el trabajo
- Ajusta la lista de adaptaciones para reflejar las opciones que puedes ofrecer de forma realista
Consejos para mejorar tu formulario entrevista de reincorporación
- Mantén la conversación el primer día que el empleado vuelva o tan pronto como sea posible después
- Adopta un tono acogedor: es una conversación de seguimiento, no una reunión disciplinaria
- Registra únicamente la información de salud que el empleado decida compartir y que necesites
- Establece una fecha de revisión para las adaptaciones temporales para que no se prolonguen indefinidamente
- Entrega al empleado una copia y dale la oportunidad de añadir sus propios comentarios
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada entrevista se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con el certificado de aptitud adjunto si lo hubiera, y se notifica al propietario del formulario. Las copias para los encuestados están desactivadas de forma predeterminada porque el formulario lo completa el responsable.
RR. HH. puede utilizar la tabla de respuestas para consultar las reincorporaciones recientes, hacer seguimiento de los certificados de aptitud pendientes y de las ausencias relacionadas con el trabajo, y exportar un CSV para detectar patrones de ausencia entre equipos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Entrevista de reincorporación: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de entrevista de reincorporación?
Sí: está incluida en la app Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, junto con el resto de la galería de plantillas.
¿Quién completa el formulario: el responsable o el empleado?
El responsable, durante la conversación o justo después. Hay un campo para los comentarios del propio empleado.
¿El empleado tiene que indicar un motivo médico?
No. El motivo se registra como una categoría general, incluida «Prefiero no decirlo», y el campo de detalles permite indicar cualquier información que el empleado haya decidido compartir.
¿Podemos adjuntar un certificado de aptitud?
Sí. Al marcar el certificado de aptitud como recibido, se habilita la carga de hasta dos archivos.
¿Qué ocurre si la ausencia se produjo por el trabajo?
Al responder que sí, se abre una pregunta obligatoria sobre lo ocurrido y un recordatorio para comprobar que se ha completado un informe de incidente.
¿Se mantiene privada la información de salud?
Las respuestas se archivan en tu bóveda como cualquier otro documento, así que debes elegir una carpeta a la que solo puedan acceder las personas adecuadas. La plantilla incluye un recordatorio para mantener el registro confidencial.