Quel est le modèle de formulaire inscription des résidents d’un immeuble ?
Les gestionnaires d’immeubles et les équipes de conciergerie doivent savoir qui habite dans chaque logement, comment les joindre, quelles voitures doivent être garées sur le parking, quels animaux vivent à l’étage et qui appeler en cas de fuite à 3 h du matin. Un formulaire d’inscription des résidents recueille toutes ces informations dès l’emménagement, plutôt que de les disperser pendant des semaines entre e-mails et notes à l’accueil.
Ce modèle commence par le logement et la date d’emménagement, ainsi que par le statut du résident : propriétaire occupant, locataire ou propriétaire n’habitant pas sur place ; les locataires doivent indiquer le propriétaire ou l’agent de location ainsi que la date de fin du bail. Il permet d’enregistrer le résident principal, les autres adultes et les enfants et, facultativement, de préciser si une personne aurait besoin d’aide pour évacuer les lieux. Viennent ensuite les véhicules, la place de parking, les vélos et les animaux, ainsi que le nombre de badges d’accès et de clés de boîte aux lettres nécessaires. La dernière page porte sur un contact d’urgence, l’autorisation d’entrer dans le logement, le mode de réception des avis souhaité par les résidents et le règlement de l’immeuble.
Le formulaire fonctionne dans l’application Forms de FileIt. Partagez un seul lien avec tous les nouveaux résidents, et chaque inscription est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort.
- Idéal pour
- Immeubles d’habitation, copropriétés, associations de propriétaires et équipes de conciergerie
- Rempli par
- Le nouveau résident
- Durée de remplissage
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Logique propriétaire ou locataire, aide à l’évacuation facultative, listes de véhicules et d’animaux, nombre de badges, préférences d’avis, accusé de réception du règlement
Qui utilise un formulaire inscription des résidents d’un immeuble ?
- Inscrire chaque nouveau résident lors de son emménagement
- Mettre à jour la liste des résidents après une vente ou un nouveau bail
- Enregistrer les véhicules pour les autorisations de stationnement
- Savoir quels résidents pourraient avoir besoin d’aide lors d’une évacuation
- Attribuer le nombre approprié de badges et de clés de boîte aux lettres
- Créer une liste d’adresses e-mail et de numéros de téléphone pour les avis
Questions de ce formulaire inscription des résidents d’un immeuble
28 questions sur 4 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Votre logement
- Numéro du logement / de l’appartement*
- Date d’emménagement*
- Vous êtes* Propriétaire habitant le logement · Locataire · Propriétaire n’habitant pas le logement
- Nom du propriétaire ou de l’agent de location* affichée uniquement si applicable
- Téléphone du propriétaire ou de l’agent affichée uniquement si applicable
- Date de fin du bail affichée uniquement si applicable
2 Occupants
- Résident principal*
- E-mail*
- Téléphone mobile*
- Autres adultes vivant dans le logement
- Nombre d’enfants
- Quelqu’un aurait-il besoin d’aide pour évacuer les lieux en cas d’urgence ?
- De quelle aide cette personne aurait-elle besoin ? affichée uniquement si applicable
3 Véhicules et animaux
- Garerez-vous un véhicule dans l’immeuble ?*
- Véhicules* affichée uniquement si applicable
- Place de stationnement attribuée affichée uniquement si applicable
- Vélos à entreposer
- Avez-vous des animaux ?*
- Animaux* affichée uniquement si applicable
- Badges ou cartes d’accès nécessaires*
- Clés de boîte aux lettres nécessaires
4 Urgences et préférences
- Personne à contacter en cas d’urgence (n’habitant pas dans le logement)*
- Téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence*
- Lien avec cette personne
- La gestion peut-elle entrer dans le logement en cas d’urgence si elle ne parvient pas à vous joindre ?*
- Comment devons-nous vous envoyer les avis concernant l’immeuble ?* E-mail · Message texte · Version papier sous la porte · Application ou portail pour résidents
- Inscrire votre nom dans l’annuaire du hall ou sur l’interphone ?
- Règlement de l’immeuble*
Le formulaire inscription des résidents d’un immeuble, page par page
1 Votre logement
Numéro du logement, date d’emménagement et « Vous êtes » : propriétaire occupant, locataire ou propriétaire n’habitant pas sur place. Les locataires doivent indiquer le nom et le numéro de téléphone du propriétaire ou de l’agent de location, ainsi que la date de fin du bail.
2 Occupants
Nom, e-mail et téléphone mobile du résident principal, autres adultes à raison d’un par ligne et nombre d’enfants. La question « Quelqu’un aurait-il besoin d’aide pour évacuer les lieux en cas d’urgence ? » est facultative et ouvre un champ de description si la réponse est oui.
3 Véhicules et animaux
La question « Garerez-vous un véhicule dans l’immeuble ? » ouvre une liste des véhicules et de leurs places attribuées. Les vélos, les animaux — avec une liste indiquant le type, la race, le nom et le poids — ainsi que le nombre de badges d’accès et de clés de boîte aux lettres nécessaires complètent la page.
4 Urgences et préférences
Un contact d’urgence qui n’habite pas dans le logement, son téléphone et son lien avec le résident, ainsi que l’autorisation ou non donnée à la gestion d’entrer en cas d’urgence. Les résidents choisissent comment recevoir les avis — e-mail, SMS, papier ou application pour résidents —, s’ils souhaitent figurer dans l’annuaire du hall et cochent une case pour confirmer avoir reçu le règlement de l’immeuble.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez le montant des frais ou du dépôt pour les badges de votre immeuble au texte d’aide
- Modifiez les options de réception des avis pour utiliser uniquement les canaux dont vous vous servez réellement
- Transformez la question sur le logement en liste déroulante des numéros de logement
- Classez les inscriptions dans un dossier du coffre-fort pour chaque immeuble
- Informez la réception ou la conciergerie à chaque envoi
- Ajoutez un lien vers le règlement de votre immeuble dans le texte d’introduction
Conseils pour un meilleur formulaire inscription des résidents d’un immeuble
- Demandez aux résidents de renouveler leur inscription chaque fois qu’une information change
- Gardez les informations sur l’aide à l’évacuation confidentielles et à jour
- Faites correspondre les plaques d’immatriculation aux autorisations de stationnement
- Recueillez les coordonnées d’un contact d’urgence qui n’habite pas dans l’immeuble
- Suivez les badges distribués afin de pouvoir désactiver ceux qui sont perdus
- Retirez des listes d’avis les anciens résidents lorsqu’ils déménagent
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque inscription est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort et l’équipe de gestion est informée. Le résident reçoit une copie pour référence.
Exportez le tableau des réponses au format CSV pour créer une liste de résidents, un registre des véhicules ou une liste de diffusion des avis, puis recherchez par numéro de logement pour savoir qui habite où.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Inscription des résidents d’un immeuble : questions fréquentes
Ce modèle d’inscription des résidents est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec toutes les offres, y compris l’offre gratuite.
Les résidents doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Ils ouvrent le lien et remplissent le formulaire.
La question sur l’évacuation est-elle obligatoire ?
Non. Elle est facultative, et le texte d’aide précise que la réponse est uniquement communiquée à la gestion de l’immeuble et aux personnes chargées de la planification des urgences.
Puis-je l’utiliser pour les propriétaires et les locataires ?
Oui. Le formulaire demande leur statut et n’affiche les questions destinées au propriétaire ou à l’agent qu’aux locataires.
Puis-je obtenir une liste de tous les résidents ?
Oui. Exportez le tableau des réponses au format CSV.
FileIt fournit-il les badges d’accès ?
Non. Le formulaire indique combien sont nécessaires ; c’est votre équipe qui les distribue.