¿Qué es la plantilla del formulario de registro de residentes del edificio?
Los administradores de edificios y los equipos de conserjería necesitan saber quién vive en cada vivienda, cómo ponerse en contacto con esas personas, qué coches pertenecen al aparcamiento, qué mascotas viven arriba y a quién llamar si hay una fuga a las 3 de la madrugada. Un formulario de registro de residentes del edificio recopila toda esa información cuando alguien se muda, en lugar de hacerlo durante semanas mediante correos y notas dispersas en recepción.
Esta plantilla comienza con la vivienda y la fecha de mudanza, y pregunta si el residente es un propietario que vive allí, un inquilino o un propietario que vive en otro lugar; a los inquilinos se les pide el propietario o agente de alquiler y la fecha de finalización del contrato. Registra al residente principal y a otros adultos y menores y, de forma opcional, si alguien necesitaría ayuda para evacuar. Después incluye los vehículos, la plaza de aparcamiento, las bicicletas y las mascotas, junto con el número de llaves electrónicas de acceso y llaves del buzón necesarias. La última página incluye un contacto de emergencia, el permiso de entrada, cómo quieren recibir los avisos los residentes y las normas del edificio.
Funciona con la aplicación Formularios de FileIt. Comparte un solo enlace con todos los nuevos residentes y cada registro se guarda como PDF en tu bóveda.
- Ideal para
- Edificios de apartamentos, comunidades de propietarios, asociaciones de propietarios y equipos de conserjería
- Lo completa
- El nuevo residente
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Lógica para propietarios o inquilinos, asistencia opcional para la evacuación, listas de vehículos y mascotas, recuento de llaves electrónicas, preferencias de avisos y confirmación de recepción de las normas
¿Quién usa un formulario de registro de residentes del edificio?
- Registrar a cada nuevo residente al mudarse
- Actualizar la lista de residentes después de una venta o un contrato nuevo
- Registrar los vehículos para los permisos de aparcamiento
- Saber qué residentes podrían necesitar ayuda durante una evacuación
- Entregar el número correcto de llaves electrónicas y llaves del buzón
- Crear una lista de correo electrónico y mensajes de texto para los avisos
Preguntas de este formulario de registro de residentes del edificio
28 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu vivienda
- Número de vivienda / apartamento*
- Fecha de entrada*
- Eres* Propietario que vive en la vivienda · Inquilino · Propietario que no vive en la vivienda
- Nombre del propietario o agente de alquiler* solo se pregunta cuando corresponde
- Teléfono del propietario o agente solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de finalización del contrato de alquiler solo se pregunta cuando corresponde
2 Personas ocupantes
- Residente principal*
- Correo electrónico*
- Teléfono móvil*
- Otros adultos que viven en la vivienda
- Número de niños
- ¿Alguien necesitaría ayuda para evacuar en caso de emergencia?
- ¿Qué ayuda necesitaría? solo se pregunta cuando corresponde
3 Vehículos y mascotas
- ¿Aparcarás un vehículo en el edificio?*
- Vehículos* solo se pregunta cuando corresponde
- Plaza de aparcamiento asignada solo se pregunta cuando corresponde
- Bicicletas que guardar
- ¿Tienes mascotas?*
- Mascotas* solo se pregunta cuando corresponde
- Llaveros o tarjetas de acceso necesarios*
- Llaves del buzón necesarias
4 Emergencias y preferencias
- Contacto de emergencia (que no vive en la vivienda)*
- Teléfono del contacto de emergencia*
- Relación
- ¿Puede la administración entrar en caso de emergencia si no pueden ponerse en contacto contigo?*
- ¿Cómo debemos enviarte los avisos del edificio?* Correo electrónico · Mensaje de texto · En papel bajo la puerta · Aplicación o portal para residentes
- ¿Quieres que incluyamos tu nombre en el directorio del vestíbulo o en el interfono?
- Normas del edificio*
El formulario registro de residentes del edificio, página por página
1 Tu vivienda
Número de vivienda, fecha de mudanza y «Tú eres»: propietario que vive en la vivienda, inquilino o propietario que no vive allí. A los inquilinos se les pide el nombre y teléfono del propietario o agente de alquiler, así como la fecha de finalización del contrato.
2 Ocupantes
Nombre, correo electrónico y móvil del residente principal, otros adultos —uno por línea— y número de menores. La pregunta «¿Alguien necesitaría ayuda para evacuar en caso de emergencia?» es opcional y, si se responde que sí, permite añadir una descripción.
3 Vehículos y mascotas
La pregunta «¿Aparcarás un vehículo en el edificio?» abre una lista de vehículos y la plaza asignada. La página se completa con las bicicletas, las mascotas —con una lista de tipo, raza, nombre y peso— y el número de llaves electrónicas de acceso y llaves del buzón necesarias.
4 Emergencias y preferencias
Incluye un contacto de emergencia que no viva en la vivienda, su teléfono y relación con el residente, y si la administración puede entrar en caso de emergencia. Los residentes eligen cómo recibir los avisos —correo electrónico, mensaje de texto, papel o una aplicación para residentes—, si quieren aparecer en el directorio del vestíbulo y marcan la casilla para confirmar que han recibido las normas del edificio.
Personaliza la plantilla
- Añade la tarifa o el depósito de las llaves electrónicas de tu edificio al texto de ayuda
- Cambia las opciones de avisos para incluir los canales que realmente utilizas
- Convierte la pregunta sobre la vivienda en un menú desplegable con los números de vivienda
- Guarda los registros en una carpeta de la bóveda para cada edificio
- Notifica al equipo de conserjería cada vez que se envíe un formulario
- Incluye un enlace a las normas de tu edificio en el texto de presentación
Consejos para mejorar tu formulario registro de residentes del edificio
- Pide a los residentes que vuelvan a registrarse cuando cambie algún dato
- Mantén la información sobre asistencia para la evacuación confidencial y actualizada
- Comprueba que las matrículas de los vehículos coincidan con los permisos de aparcamiento
- Recopila un contacto de emergencia que no viva en el edificio
- Lleva un control de las llaves electrónicas entregadas para poder desactivar las perdidas
- Elimina de las listas de avisos a los antiguos residentes cuando se muden
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro se guarda como PDF en tu bóveda y el equipo de administración recibe una notificación. El residente recibe una copia para consultar.
Exporta la tabla de respuestas a CSV para crear una lista de residentes, un registro de vehículos o una lista de distribución de avisos, y busca por número de vivienda para saber quién vive en cada una.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de residentes del edificio: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de registro de residentes?
Sí. Está incluida en la aplicación Formularios de FileIt en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Necesitan los residentes una cuenta de FileIt?
No. Abren el enlace y lo completan.
¿Es obligatoria la pregunta sobre la evacuación?
No. Es opcional, y el texto de ayuda indica que la respuesta solo se comparte con la administración del edificio y con quienes planifican las emergencias.
¿Puedo usarla para propietarios e inquilinos?
Sí. El formulario pregunta cuál es su situación y solo muestra las preguntas sobre el propietario o agente a los inquilinos.
¿Puedo obtener una lista de todos los residentes?
Sí. Exporta la tabla de respuestas a CSV.
¿FileIt entrega llaves electrónicas de acceso?
No. El formulario registra cuántas se necesitan; tu equipo las entrega.