¿Qué es la plantilla del formulario de acta de entrega de llaves?
Las llaves son pequeñas, fáciles de perder y caras de sustituir cuando hay que cambiar una cerradura. Un acta de entrega de llaves registra exactamente qué se entregó o devolvió, a quién y en qué fecha, junto con los números de las llaves o los números de serie de los llaveros, y hace que firmen tanto la persona que las recibe como el propietario o agente.
El mismo formulario funciona en ambas direcciones. Al inicio de un alquiler o trabajo de un contratista, registra lo que se entregó y, en el caso de un acceso temporal, la fecha en que termina. Al finalizar el alquiler o el trabajo, registra lo que se devolvió y, si falta algo o está dañado, pregunta qué elementos son y si corresponde cobrar su sustitución o el cambio de la cerradura.
Cada entrega se guarda como PDF firmado en tu caja fuerte de FileIt, para que el historial de llaves de la propiedad esté en un solo lugar cuando se vaya un inquilino o haya que comprobar el acceso de un contratista.
- Ideal para
- Propietarios, agentes de alquiler, administradores de propiedades y equipos de mantenimiento
- Lo completa
- La persona que entrega o recibe las llaves, con la firma de quien las recibe
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Tabla de cantidades por elemento, números de llaves, seguimiento de elementos que falten, foto y dos firmas
¿Quién usa un formulario de acta de entrega de llaves?
- Entregar las llaves de la puerta principal, del buzón y un llavero del edificio al inicio de un alquiler
- Recoger las llaves al finalizar un alquiler y dejar constancia de que falta un llavero
- Dar a un contratista un acceso temporal con una fecha límite para devolver las llaves
- Entregar un juego de llaves a una persona de limpieza o a un administrador de una vivienda vacacional
- Sustituir una llave perdida y registrar el número de la nueva llave
- Llevar un registro actualizado de las llaves de una oficina pequeña, un taller o un trastero
Preguntas de este formulario de acta de entrega de llaves
27 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Detalles de la entrega
- Tipo de entrega* Llaves entregadas · Llaves devueltas · Intercambio — algunas entregadas y otras devueltas
- Fecha*
- Hora
- Dirección de la propiedad o del sitio*
- Unidad, apartamento o zona
- Motivo* Inicio del alquiler · Fin del alquiler · Acceso para contratista o profesional · Personal de limpieza o administrador de la propiedad · Sustitución de una llave perdida · Visita o inspección · Otro
- Otro motivo* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del titular de las llaves*
- El titular de las llaves es Inquilino · Contratista · Miembro del personal · Agente o administrador · Otro
- Empresa solo se pregunta cuando corresponde
- Teléfono*
- Correo electrónico
- ¿Se ha comprobado el documento de identidad con foto?
2 Llaves, llaveros y mandos
- Artículos entregados o devueltos* 0 · 1 · 2 · 3 · 4 · 5+
- Números, etiquetas o números de serie de las llaves
- Número total de artículos*
- ¿Se ha compartido el código de alarma?
- Acceso permitido hasta solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se han devuelto todas las llaves previstas?* solo se pregunta cuando corresponde Sí, todas devueltas · No — falta alguna · Devueltas, pero algunas están dañadas
- ¿Qué artículos faltan o están dañados?* solo se pregunta cuando corresponde
- Cargo por sustitución o cambio de cerradura solo se pregunta cuando corresponde
- Foto de las llaves
3 Firmas
- Entregado / recibido por (arrendador, propietario o agente)*
- Notas
- Titular de las llaves*
- Firma del titular de las llaves*
- Firma del arrendador / agente*
El formulario acta de entrega de llaves, página por página
1 Datos de la entrega
Elige si las llaves se entregan, se devuelven o se intercambian; después registra la fecha y la hora, la dirección de la propiedad y la unidad o zona. En Motivo puedes indicar el inicio o final de un alquiler, el acceso de un contratista, trabajos de limpieza, la sustitución de llaves perdidas o una visita; la opción Otro abre un campo de texto. A continuación se solicitan el nombre, teléfono y correo electrónico de la persona que recibe las llaves, además de su relación con ellas (inquilino, contratista, empleado o agente). A los contratistas se les pide también el nombre de su empresa y se pregunta si se comprobó su documento de identidad con foto.
2 Llaves, llaveros y mandos
Una tabla enumera cada tipo de elemento —llaves principales, traseras y de cerradura de seguridad; llaves de ventanas y buzones; llaves de garaje o trastero; llaveros de acceso; mandos de la puerta y etiquetas de alarma— con una cantidad de 0 a 5+. Debajo se registran los números, identificadores o números de serie de las llaves, además de un total. Si se compartió un código de alarma, una nota te recuerda que no debes escribirlo en el formulario.
Para las llaves entregadas hay una fecha de Acceso permitido hasta. En las devoluciones, el formulario pregunta si se devolvió todo; los elementos que falten o estén dañados muestran una descripción obligatoria y un cargo opcional por sustitución o cambio de cerradura. La página termina con una foto de las llaves colocadas.
3 Firmas
Se solicitan el nombre del propietario o agente, cualquier observación y la confirmación de la persona que recibe las llaves de que los elementos enumerados se entregaron o devolvieron, de que mantendrá seguras las llaves entregadas y no hará copias, y de que informará si se pierde alguna. Firman tanto la persona que recibe las llaves como el propietario o agente.
Personaliza la plantilla
- Cambia los nombres de las filas de la tabla de elementos para adaptarlos a tu edificio —una llave del cuarto de bicicletas, un llavero de la piscina o un candado
- Cambia la moneda del cargo de sustitución
- Haz que la foto sea obligatoria si quieres una prueba visual de cada entrega
- Guarda las actas de entrega en la carpeta de cada propiedad para que su historial de llaves esté junto al contrato de alquiler
- Elimina las preguntas sobre contratistas si solo lo utilizas con inquilinos
- Añade el nombre y la firma de una segunda persona cuando las llaves se compartan entre cotitulares del alquiler
Consejos para mejorar tu formulario acta de entrega de llaves
- Numera o identifica cada llave antes de entregarla: así comprobar las devoluciones será mucho más rápido
- Cuenta las llaves junto con la persona que las recibe, delante de ambos, antes de que cualquiera de los dos firme
- Establece una fecha límite para el acceso del contratista y haz seguimiento cuando llegue
- No registres códigos de alarma ni combinaciones de cajas fuertes en el propio formulario
- Si falta una llave al finalizar el alquiler, decide pronto si cambiarás la cerradura en lugar de esperar
- Guarda una foto de cada juego completo para saber cómo debe ser una devolución completa
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Una vez firmado y enviado, el acta se guarda como PDF —con la tabla de elementos, los números de las llaves, la foto y las dos firmas— en la carpeta de la caja fuerte que hayas elegido, y se notifica al propietario del formulario. La persona que recibe las llaves recibe una copia por correo electrónico si están activadas las copias por email.
Con el tiempo, la tabla de Respuestas se convierte en un registro de llaves: filtra por propiedad o por la persona que las tiene para ver quién tiene cada cosa y exporta los datos a CSV si necesitas una lista completa. El formulario no recuerda a nadie que debe devolver las llaves, así que anota tú mismo la fecha de Acceso permitido hasta.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Acta de entrega de llaves: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de acta de entrega de llaves es gratuita?
Sí. Forma parte de la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿La persona que recibe las llaves necesita una cuenta de FileIt para firmar?
No. Puede firmar en tu dispositivo durante la entrega o puedes enviarle el enlace; no necesita una cuenta.
¿Puedo usar el mismo formulario para entregar y devolver llaves?
Sí. El Tipo de entrega permite elegir entre entregada, devuelta o intercambio, y las preguntas sobre elementos que falten solo aparecen cuando se devuelven las llaves.
¿Hace seguimiento de las llaves que están fuera de plazo?
Registra una fecha de Acceso permitido hasta para las llaves entregadas, pero no envía recordatorios cuando se supera el plazo. Utiliza la tabla de Respuestas o tu calendario para hacer seguimiento.
¿Debo registrar aquí los códigos de alarma?
No. El formulario solo pregunta si se compartió un código y te recuerda que debes comunicarlo por separado y cambiarlo más adelante.
¿Puedo cobrar por las llaves que falten?
Puedes registrar en el formulario un cargo por sustitución o cambio de cerradura. Si puedes cobrarlo y cuánto depende del acuerdo con la persona que tiene las llaves y de las normas locales.
¿Recibo un PDF de cada entrega?
Sí: cada envío se guarda como PDF firmado en tu caja fuerte.