什么是 钥匙交接记录 表单模板？
钥匙体积小、容易丢失，而一旦必须更换门锁，补配成本又很高。钥匙交接记录会准确记下交付或归还了哪些物品、交给谁、日期是什么，并记录钥匙编号或门禁扣序列号，同时让钥匙持有人和房东或代理人签名。
同一份表格可用于交付和归还两种情况。在租赁或承包工作开始时，它会记录发放的物品；如果是临时使用，还会记录使用截止日期。在搬出或工作完成时，它会记录归还的物品；如果有任何物品缺失或损坏，还会询问具体是哪件物品，以及是否适用补配或更换门锁费用。
每次交接都会以签名 PDF 的形式保存到你的 FileIt 保管库中。这样，当租户搬离或需要核查承包商的使用权限时，房产的钥匙记录都集中在一个地方。
- 适用于
- 房东、出租代理、物业经理和设施管理团队
- 填写人
- 交付或接收钥匙的人填写，并由钥匙持有人签名
- 完成时间
- 约 3 分钟
- 包含内容
- 逐项数量表、钥匙编号、缺失物品跟进、照片、双方签名
谁会使用 钥匙交接记录 表单？
- 在租赁开始时交付前门钥匙、邮箱钥匙和门禁扣
- 在租赁结束时收回钥匙，并记录一个缺失的门禁扣
- 为承包商提供临时使用权限，并注明归还钥匙的截止日期
- 将一套钥匙交给清洁人员或度假出租房物业经理
- 更换遗失的钥匙，并记录新钥匙编号
- 为小型办公室、车间或储物单元持续维护钥匙登记册
此 钥匙交接记录 表单中的问题
共 3 页，27 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框, 评分.
1 交接详情
- 交接类型* 发放钥匙 · 归还钥匙 · 交换 — 部分发放，部分归还
- 日期*
- 时间
- 房产或场地地址*
- 单元、公寓或区域
- 原因* 租期开始 · 租期结束 · 承包商或维修人员进场 · 清洁人员或物业经理 · 遗失钥匙的替换 · 看房或检查 · 其他
- 其他原因* 仅在适用时提问
- 钥匙持有人姓名*
- 钥匙持有人身份 租户 · 承包商 · 工作人员 · 代理人或经理 · 其他
- 公司 仅在适用时提问
- 电话*
- 电子邮箱
- 是否已核验带照片的身份证件？
2 钥匙、门禁扣和遥控器
- 交接或归还的物品* 0 · 1 · 2 · 3 · 4 · 5+
- 钥匙编号、标签或序列号
- 物品总数*
- 是否已告知报警密码？
- 允许访问至 仅在适用时提问
- 所有应归还的钥匙是否都已归还？* 仅在适用时提问 是，已全部归还 · 否 — 有些遗失 · 已归还，但有些已损坏
- 哪些物品遗失或损坏？* 仅在适用时提问
- 配钥匙或更换锁具费用 仅在适用时提问
- 钥匙照片
3 签名
- 交付 / 接收人（房东、业主或代理人）*
- 备注
- 钥匙持有人*
- 钥匙持有人签名*
- 房东 / 代理人签名*
钥匙交接记录 表单，逐页查看
1 交接详情
选择钥匙是正在发放、归还还是更换，然后记录日期和时间、房产地址以及单元或区域。交接原因包括租赁开始或结束、承包商使用权限、清洁人员、遗失钥匙更换和看房；选择“其他”会打开文本字段。接着填写钥匙持有人的姓名、电话和电子邮箱，以及其身份（租户、承包商、员工、代理人）；如果是承包商，还需填写其公司，并注明是否核验过带照片的身份证件。
2 钥匙、门禁扣和遥控器
表格会列出每种物品——主门钥匙、后门钥匙和防盗门钥匙，窗户钥匙和邮箱钥匙，车库或储物间钥匙，门禁扣，车门遥控器和报警器标签——并可填写 0 到 5+ 的数量。下方记录钥匙编号、标签或序列号，并汇总总数。如果分享过报警器密码，系统会提醒你不要将密码写在表格上。
对于发放的钥匙，表格会记录“允许使用至”日期。对于归还的钥匙，表格会询问是否已全部归还；缺失或损坏的物品会显示必填的说明栏，以及可选的补配或更换门锁费用。最后上传一张钥匙摆放整齐的照片，页面就完成了。
3 签名
填写房东或代理人的姓名和备注，并由钥匙持有人确认所列物品已交付或归还、会妥善保管已发放的钥匙且不会复制，并会报告遗失情况。钥匙持有人和房东或代理人都需要签名。
定制你的模板
- 重命名物品表中的行，以匹配你的楼宇——例如自行车存放处钥匙、泳池门禁扣或挂锁钥匙
- 更改补配费用所使用的货币
- 如果你希望每次交接都有视觉凭证，可将照片设为必填
- 将交接记录归档到每处房产的文件夹中，让钥匙记录与租约放在一起
- 如果只为租户使用，可移除承包商相关问题
- 如果钥匙由共同租户共享，可添加第二位钥匙持有人的姓名和签名
填写 钥匙交接记录 表单的提示
- 在发放前为每把钥匙编号或贴标签——这样归还时检查会快得多
- 在任何一方签名之前，当着钥匙持有人的面一起清点钥匙
- 为承包商使用权限设置截止日期，并在日期到期后跟进
- 切勿在表格本身记录报警器密码或保险箱组合密码
- 如果租户搬出时有钥匙缺失，应尽快决定是否更换门锁，不要拖延
- 为每套完整钥匙拍照，以便确认完整归还时应有的物品
每份回复都会成为文件库中的 PDF
签名并提交后，交接记录会以 PDF 形式保存到你选择的保管库文件夹中，其中包括物品表、钥匙编号、照片和双方签名，同时表格所有者会收到通知。如果已开启发送副本功能，钥匙持有人也会通过电子邮件收到一份副本。
随着时间推移，“回复”表格会变成钥匙登记册：按房产或钥匙持有人筛选，即可查看谁持有哪些物品；如果需要完整列表，还可以导出为 CSV。表格不会提醒任何人归还钥匙，因此请自行记录“允许使用至”日期并安排跟进。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
钥匙交接记录 表单：常见问题
这个钥匙交接模板免费吗？
是的。它属于每个 FileIt 账户中的 Forms 应用，包括免费套餐。
钥匙持有人需要 FileIt 账户才能签名吗？
不需要。他们可以在交接时直接在你的设备上签名，或者你可以将链接发给他们——无需账户。
同一份表格可以同时用于发放和归还钥匙吗？
可以。“交接类型”可在发放、归还和更换之间切换；只有在钥匙归还时，才会显示有关缺失物品的问题。
它会跟踪逾期未归还的钥匙吗？
它会记录发放钥匙的“允许使用至”日期，但不会发送逾期提醒。请使用“回复”表格或日历进行跟进。
我应该在这里记录报警器密码吗？
不应该。表格只会询问是否分享过密码，并提醒你另行传达密码，之后再进行更改。
我可以对缺失的钥匙收费吗？
你可以在表格中记录补配或更换门锁费用。是否可以收费以及收费金额，取决于你与钥匙持有人的协议和当地规定。
每次交接都会有 PDF 吗？
会——每次提交都会以签名 PDF 的形式保存到你的保管库中。