Apakah templat borang rekod serahan kunci?
Kunci kecil, mudah hilang dan mahal untuk diganti apabila kunci perlu ditukar. Rekod serahan kunci mencatat dengan tepat apa yang diberikan atau dipulangkan, kepada siapa dan pada tarikh berapa, bersama nombor kunci atau nombor siri fob, serta mendapatkan tandatangan pemegang kunci dan tuan tanah atau ejen.
Borang yang sama boleh digunakan untuk kedua-dua arah. Pada permulaan penyewaan atau kerja kontraktor, borang ini merekodkan apa yang diserahkan dan, bagi akses sementara, tarikh akses itu berakhir. Semasa berpindah keluar atau kerja selesai, borang ini merekodkan apa yang dipulangkan. Jika ada item yang hilang atau rosak, borang ini bertanya item yang mana terlibat dan sama ada caj penggantian atau penukaran kunci dikenakan.
Setiap serahan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dalam peti simpanan FileIt anda, supaya sejarah kunci hartanah berada di satu tempat apabila penyewa berpindah keluar atau akses kontraktor perlu diperiksa.
- Sesuai untuk
- Tuan tanah, ejen penyewaan, pengurus hartanah dan pasukan fasiliti
- Diisi oleh
- Orang yang menyerahkan atau menerima kunci, dengan tandatangan pemegang kunci
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3 minit
- Termasuk
- Jadual kuantiti setiap item, nombor kunci, tindakan susulan item hilang, foto dan dua tandatangan
Siapa yang menggunakan borang rekod serahan kunci?
- Menyerahkan kunci pintu utama, kunci peti surat dan fob bangunan pada permulaan penyewaan
- Mengutip kunci pada akhir penyewaan dan mencatat satu fob yang hilang
- Memberikan akses sementara kepada kontraktor dengan tarikh akhir untuk memulangkan kunci
- Menyerahkan satu set kunci kepada tukang cuci atau pengurus hartanah untuk rumah sewa percutian
- Menggantikan kunci yang hilang dan merekodkan nombor kunci baharu
- Menyimpan daftar kunci yang sentiasa dikemas kini untuk pejabat kecil, bengkel atau unit stor
Soalan dalam borang rekod serahan kunci ini
27 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan, penilaian.
1 Butiran serahan
- Jenis serahan* Kunci diserahkan · Kunci dipulangkan · Pertukaran — sebahagian diserahkan, sebahagian dipulangkan
- Tarikh*
- Masa
- Alamat hartanah atau tapak*
- Unit, apartmen atau kawasan
- Sebab* Permulaan penyewaan · Tamat penyewaan · Akses kontraktor atau tukang · Pembersih atau pengurus hartanah · Penggantian kunci yang hilang · Lawatan atau pemeriksaan · Lain-lain
- Sebab lain* hanya ditanya jika berkenaan
- Nama pemegang kunci*
- Pemegang kunci ialah Penyewa · Kontraktor · Kakitangan · Ejen atau pengurus · Lain-lain
- Syarikat hanya ditanya jika berkenaan
- Telefon*
- E-mel
- ID bergambar telah disemak?
2 Kunci, fob & alat kawalan jauh
- Item yang diserahkan atau dipulangkan* 0 · 1 · 2 · 3 · 4 · 5+
- Nombor kunci, tag atau nombor siri
- Jumlah item*
- Kod penggera telah dikongsi?
- Akses dibenarkan sehingga hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah semua kunci yang sepatutnya telah dipulangkan?* hanya ditanya jika berkenaan Ya, semua telah dipulangkan · Tidak — sebahagiannya hilang · Telah dipulangkan, tetapi sebahagiannya rosak
- Item yang manakah hilang atau rosak?* hanya ditanya jika berkenaan
- Caj penggantian atau penukaran mangga hanya ditanya jika berkenaan
- Foto kunci
3 Tandatangan
- Diserahkan / diterima oleh (tuan rumah, pemilik atau ejen)*
- Catatan
- Pemegang kunci*
- Tandatangan pemegang kunci*
- Tandatangan tuan rumah / ejen*
Borang rekod serahan kunci, halaman demi halaman
1 Butiran serahan
Pilih sama ada kunci sedang diserahkan, dipulangkan atau ditukar, kemudian rekodkan tarikh dan masa, alamat hartanah serta unit atau kawasan. Sebab merangkumi permulaan atau akhir penyewaan, akses kontraktor, tukang cuci, penggantian kunci yang hilang dan lawatan melihat hartanah, manakala Lain-lain membuka medan teks. Nama, telefon dan e-mel pemegang kunci turut diminta, bersama hubungan mereka (penyewa, kontraktor, kakitangan atau ejen) — kontraktor juga diminta memberikan nama syarikat — serta sama ada identiti bergambar telah diperiksa.
2 Kunci, fob & alat kawalan jauh
Jadual menyenaraikan setiap jenis item — kunci utama, belakang dan kunci mati, kunci tingkap dan peti surat, kunci garaj atau stor, fob pintu masuk, alat kawalan jauh pagar dan tag penggera — dengan kuantiti dari 0 hingga 5+. Nombor kunci, tag atau nombor siri direkodkan di bawah, bersama jumlah keseluruhan. Jika kod penggera dikongsi, nota akan mengingatkan anda supaya tidak menulis kod itu pada borang.
Bagi kunci yang diserahkan, terdapat tarikh Akses dibenarkan sehingga. Bagi kunci yang dipulangkan, borang bertanya sama ada semuanya telah dikembalikan; item yang hilang atau rosak akan memaparkan penerangan wajib serta caj penggantian atau penukaran kunci secara pilihan. Foto kunci yang disusun melengkapkan halaman ini.
3 Tandatangan
Nama tuan tanah atau ejen, sebarang nota dan pengesahan pemegang kunci bahawa item yang disenaraikan telah diserahkan atau dipulangkan, bahawa mereka akan menyimpan kunci yang diserahkan dengan selamat dan tidak menyalinnya, serta akan melaporkan jika kunci hilang. Pemegang kunci dan tuan tanah atau ejen kedua-duanya menandatangani.
Ubah suai templat ini
- Namakan semula baris dalam jadual item agar sepadan dengan bangunan anda — kunci stor basikal, fob kolam renang atau mangga
- Tukar mata wang bagi caj penggantian
- Jadikan foto wajib jika anda mahu bukti visual bagi setiap serahan
- Simpan serahan kunci dalam folder setiap hartanah supaya sejarah kuncinya berada bersebelahan dengan pajakan
- Buang soalan kontraktor jika anda hanya menggunakannya untuk penyewa
- Tambahkan nama dan tandatangan pemegang kunci kedua apabila kunci dikongsi oleh penyewa bersama
Petua untuk borang rekod serahan kunci yang lebih baik
- Nomborkan atau letakkan tag pada setiap kunci sebelum diserahkan — ini mempercepatkan pemeriksaan semasa pemulangan
- Kira kunci bersama-sama di hadapan pemegang kunci sebelum salah seorang daripada anda menandatangani
- Tetapkan tarikh akhir bagi akses kontraktor dan buat susulan apabila tarikh itu berlalu
- Jangan sekali-kali merekodkan kod penggera atau kombinasi peti besi pada borang itu sendiri
- Jika kunci hilang semasa berpindah keluar, tentukan penukaran kunci dengan segera dan jangan menunggu
- Simpan foto setiap set lengkap supaya anda tahu rupa pemulangan yang lengkap
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Selepas ditandatangani dan dihantar, serahan itu disimpan sebagai PDF — termasuk jadual item, nombor kunci, foto dan kedua-dua tandatangan — dalam folder peti simpanan yang anda pilih, dan pemilik borang akan dimaklumkan. Pemegang kunci menerima salinan melalui e-mel jika penghantaran salinan melalui e-mel dihidupkan.
Dari semasa ke semasa, jadual Respons menjadi daftar kunci: tapis mengikut hartanah atau pemegang kunci untuk melihat siapa yang memegang apa, dan eksport ke CSV jika anda memerlukan senarai penuh. Borang ini tidak mengingatkan sesiapa untuk memulangkan kunci, jadi catat sendiri tarikh Akses dibenarkan sehingga dalam diari anda.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Rekod serahan kunci: soalan lazim
Adakah templat serahan kunci ini percuma?
Ya. Templat ini sebahagian daripada aplikasi Forms dalam setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Adakah pemegang kunci memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani?
Tidak. Mereka boleh menandatangani pada peranti anda semasa serahan, atau anda boleh menghantar pautan kepada mereka — akaun tidak diperlukan.
Bolehkah saya menggunakan borang yang sama untuk menyerahkan dan memulangkan kunci?
Ya. Jenis serahan bertukar antara diserahkan, dipulangkan dan ditukar, manakala soalan tentang item hilang hanya muncul apabila kunci dipulangkan.
Adakah borang ini menjejaki kunci yang sudah melepasi tarikh akhir?
Borang ini merekodkan tarikh Akses dibenarkan sehingga bagi kunci yang diserahkan, tetapi tidak menghantar peringatan kunci yang tertunggak. Gunakan jadual Respons atau kalendar anda untuk membuat susulan.
Patutkah saya merekodkan kod penggera di sini?
Tidak. Borang ini hanya bertanya sama ada kod telah dikongsi dan mengingatkan anda supaya menyampaikannya secara berasingan serta menukarnya kemudian.
Bolehkah saya mengenakan caj untuk kunci yang hilang?
Anda boleh merekodkan caj penggantian atau penukaran kunci pada borang. Sama ada dan berapa banyak caj boleh dikenakan bergantung pada perjanjian anda dengan pemegang kunci serta peraturan tempatan.
Adakah saya akan menerima PDF bagi setiap serahan?
Ya — setiap penghantaran disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dalam peti simpanan anda.