Quel est le modèle de formulaire registre de remise des clés ?
Les clés sont petites, se perdent facilement et coûtent cher à remplacer lorsqu'il faut changer une serrure. Un registre de remise des clés indique précisément ce qui a été remis ou restitué, à qui et à quelle date, avec les numéros des clés ou les numéros de série des badges, puis permet au détenteur des clés et au propriétaire ou mandataire de signer.
Le même formulaire fonctionne dans les deux sens. Au début d'une location ou d'une mission de prestataire, il consigne ce qui a été remis et, pour un accès temporaire, la date de fin. Au départ du locataire ou à la fin de la mission, il indique ce qui a été restitué et, si un élément manque ou est endommagé, demande lesquels et si des frais de remplacement ou de changement de serrure s'appliquent.
Chaque remise est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre FileIt. L'historique des clés du bien est ainsi regroupé au même endroit lorsqu'un locataire part ou qu'il faut vérifier l'accès d'un prestataire.
- Idéal pour
- Propriétaires, agences de location, gestionnaires immobiliers et équipes des services généraux
- Rempli par
- La personne qui remet ou reçoit les clés, avec la signature du détenteur
- Temps nécessaire
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Tableau des quantités par élément, numéros des clés, suivi des éléments manquants, photo, deux signatures
Qui utilise un formulaire registre de remise des clés ?
- Remettre les clés de la porte d'entrée, une clé de boîte aux lettres et un badge d'immeuble au début d'une location
- Récupérer les clés à la fin d'une location et signaler un badge manquant
- Donner à un prestataire un accès temporaire avec une date de fin pour la restitution des clés
- Remettre un trousseau à un agent d'entretien ou à un gestionnaire immobilier pour une location saisonnière
- Remplacer une clé perdue et enregistrer le nouveau numéro de clé
- Tenir un registre permanent des clés pour un petit bureau, atelier ou espace de stockage
Questions de ce formulaire registre de remise des clés
27 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 Détails de la remise
- Type de remise* Clés remises · Clés restituées · Échange — certaines remises, d’autres restituées
- Date*
- Heure
- Adresse du bien ou du site*
- Logement, appartement ou zone
- Motif* Début de la location · Fin de la location · Accès pour entrepreneur ou artisan · Agent d’entretien ou gestionnaire du bien · Remplacement d’une clé perdue · Visite ou inspection · Autre
- Autre motif* affichée uniquement si applicable
- Nom du détenteur des clés*
- Le détenteur des clés est Locataire · Entrepreneur · Membre du personnel · Agent ou gestionnaire · Autre
- Entreprise affichée uniquement si applicable
- Téléphone*
- Adresse e-mail
- Pièce d’identité avec photo vérifiée ?
2 Clés, badges et télécommandes
- Articles remis ou restitués* 0 · 1 · 2 · 3 · 4 · 5+
- Numéros de clés, identifiants ou numéros de série
- Nombre total d’articles*
- Code d’alarme communiqué ?
- Accès autorisé jusqu’au affichée uniquement si applicable
- Toutes les clés attendues ont-elles été restituées ?* affichée uniquement si applicable Oui, toutes restituées · Non — certaines sont manquantes · Restituées, mais certaines sont endommagées
- Quels articles sont manquants ou endommagés ?* affichée uniquement si applicable
- Frais de remplacement ou de changement de serrure affichée uniquement si applicable
- Photo des clés
3 Signatures
- Remise / réception effectuée par (bailleur, propriétaire ou agent)*
- Remarques
- Détenteur des clés*
- Signature du détenteur des clés*
- Signature du bailleur / de l’agent*
Le formulaire registre de remise des clés, page par page
1 Détails de la remise
Indiquez si les clés sont remises, restituées ou échangées, puis enregistrez la date et l'heure, l'adresse du bien ainsi que le logement ou la zone concernée. Le motif couvre le début ou la fin d'une location, l'accès d'un prestataire, les agents d'entretien, le remplacement de clés perdues et les visites, tandis que l'option Autre ouvre un champ de texte. Le nom, le téléphone et l'adresse e-mail du détenteur des clés sont ensuite demandés, ainsi que sa qualité (locataire, prestataire, membre du personnel, agent) — les prestataires doivent indiquer leur entreprise — et si une pièce d'identité avec photo a été vérifiée.
2 Clés, badges et télécommandes
Un tableau répertorie chaque type d'élément — clés principales, clés de service et clés de serrure à pêne dormant, clés de fenêtre et de boîte aux lettres, clés de garage ou de local de stockage, badges d'accès, télécommandes de portail, badges d'alarme — avec une quantité de 0 à 5+. Les numéros de clés, références ou numéros de série sont indiqués en dessous, avec un total. Si un code d'alarme a été communiqué, un rappel vous demande de ne pas l'inscrire sur le formulaire.
Pour les clés remises, une date « Accès autorisé jusqu'au » est demandée. Pour les restitutions, le formulaire demande si tout a été rendu ; les éléments manquants ou endommagés font apparaître une description obligatoire et des frais facultatifs de remplacement ou de changement de serrure. Une photo des clés disposées termine la page.
3 Signatures
Le nom du propriétaire ou mandataire, les éventuelles remarques et la confirmation du détenteur des clés que les éléments indiqués ont été remis ou restitués, qu'il conservera les clés remises en lieu sûr et ne les fera pas copier, et qu'il signalera toute perte. Le détenteur des clés ainsi que le propriétaire ou mandataire signent.
Personnalisez le modèle
- Renommez les lignes du tableau des éléments pour les adapter à votre bâtiment — clé du local à vélos, badge de piscine, cadenas
- Modifiez la devise des frais de remplacement
- Rendez la photo obligatoire si vous souhaitez disposer d'une preuve visuelle de chaque remise
- Classez les remises dans le dossier de chaque bien afin que son historique des clés soit conservé à côté du bail
- Supprimez les questions destinées aux prestataires si vous utilisez le formulaire uniquement pour les locataires
- Ajoutez le nom et la signature d'un deuxième détenteur lorsque les clés sont partagées par des colocataires ou cotitulaires
Conseils pour un meilleur formulaire registre de remise des clés
- Numérotez ou identifiez chaque clé avant de la remettre — les restitutions sont ainsi beaucoup plus rapides à vérifier
- Comptez les clés ensemble, devant le détenteur, avant que l'un de vous ne signe
- Définissez une date de fin pour l'accès du prestataire et relancez-le à son échéance
- N'inscrivez jamais les codes d'alarme ou les combinaisons de coffres sur le formulaire lui-même
- Si une clé manque au départ du locataire, décidez rapidement de changer la serrure plutôt que d'attendre
- Conservez une photo de chaque trousseau complet afin de savoir à quoi ressemble une restitution complète
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Une fois signé et envoyé, le registre est enregistré au format PDF — avec le tableau des éléments, les numéros des clés, la photo et les deux signatures — dans le dossier du coffre que vous avez choisi, et le propriétaire du formulaire est averti. Le détenteur des clés reçoit une copie par e-mail si l'envoi de copies par e-mail est activé.
Au fil du temps, le tableau des réponses devient un registre des clés : filtrez par bien ou par détenteur pour voir qui possède quoi, et exportez-le au format CSV si vous avez besoin d'une liste complète. Le formulaire ne rappelle à personne de restituer les clés ; notez donc vous-même la date « Accès autorisé jusqu'au » dans votre agenda.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Registre de remise des clés : questions fréquentes
Ce modèle de remise des clés est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie de l'application Forms, disponible avec chaque compte FileIt, y compris l'offre gratuite.
Le détenteur des clés doit-il avoir un compte FileIt pour signer ?
Non. Il peut signer sur votre appareil lors de la remise, ou vous pouvez lui envoyer le lien — aucun compte n'est nécessaire.
Puis-je utiliser le même formulaire pour remettre et récupérer les clés ?
Oui. Le type de remise permet de choisir entre remise, restitution et échange, et les questions sur les éléments manquants apparaissent uniquement lorsque les clés sont restituées.
Le formulaire suit-il les clés dont la date de restitution est dépassée ?
Il enregistre une date « Accès autorisé jusqu'au » pour les clés remises, mais n'envoie pas de rappels en cas de dépassement. Utilisez le tableau des réponses ou votre agenda pour effectuer le suivi.
Dois-je inscrire les codes d'alarme ici ?
Non. Le formulaire demande seulement si un code a été communiqué et vous rappelle de le transmettre séparément et de le modifier ultérieurement.
Puis-je facturer les clés manquantes ?
Vous pouvez inscrire des frais de remplacement ou de changement de serrure sur le formulaire. La possibilité de facturer et le montant dépendent de votre accord avec le détenteur des clés et des règles locales.
Obtiens-je un PDF de chaque remise ?
Oui — chaque envoi est enregistré au format PDF signé dans votre coffre.