ما قالب نموذج سجل تسليم المفاتيح؟
المفاتيح صغيرة، يسهل فقدانها، وتكلفة استبدالها مرتفعة عند الحاجة إلى تغيير القفل. يحدّد سجل تسليم المفاتيح بدقة ما تم تسليمه أو إعادته، وإلى من، وفي أي تاريخ، مع أرقام المفاتيح أو الأرقام التسلسلية لأجهزة الدخول، ويتيح لحامل المفتاح وللمالك أو الوكيل التوقيع.
يعمل النموذج نفسه في الاتجاهين. ففي بداية الإيجار أو مهمة المقاول، يسجّل ما تم تسليمه، ويحدّد تاريخ انتهاء الوصول المؤقت. وعند إخلاء العقار أو إنجاز المهمة، يسجّل ما أُعيد، وإذا كان أي عنصر مفقوداً أو تالفاً، يطلب تحديد العناصر وما إذا كانت تُطبّق رسوم استبدال أو تغيير قفل.
يُحفظ كل تسليم بصيغة PDF موقّعة في خزنة FileIt الخاصة بك، لتكون لدى العقار سجلات مفاتيحه في مكان واحد عند مغادرة المستأجر أو الحاجة إلى التحقق من وصول المقاول.
- مناسب لـ
- المُلّاك، ووكلاء التأجير، ومديري العقارات، وفرق إدارة المرافق
- يُعبّئه
- الشخص الذي يسلّم المفاتيح أو يستلمها، مع توقيع حامل المفتاح
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 3 دقائق
- يتضمن
- جدول كميات لكل عنصر، وأرقام المفاتيح، ومتابعة العناصر المفقودة، وصورة، وتوقيعين
من يستخدم نموذج سجل تسليم المفاتيح؟
- تسليم مفاتيح الباب الأمامي ومفتاح صندوق البريد وجهاز دخول المبنى عند بدء الإيجار
- استلام المفاتيح في نهاية الإيجار وتسجيل فقدان جهاز دخول واحد
- منح مقاول وصولاً مؤقتاً مع تحديد تاريخ انتهاء لإعادة المفاتيح
- تسليم مجموعة مفاتيح إلى عامل تنظيف أو مدير عقار لعقار مخصّص للإيجار خلال العطلات
- استبدال مفتاح مفقود وتسجيل رقم المفتاح الجديد
- الاحتفاظ بسجل مستمر للمفاتيح في مكتب صغير أو ورشة أو وحدة تخزين
أسئلة نموذج سجل تسليم المفاتيح هذا
27 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة, التقييمات.
1 تفاصيل التسليم
- نوع التسليم* تسليم المفاتيح · إعادة المفاتيح · استبدال — بعض المفاتيح سُلّمت وبعضها أُعيد
- التاريخ*
- الوقت
- عنوان العقار أو الموقع*
- الوحدة أو الشقة أو المنطقة
- السبب* بدء الإيجار · انتهاء الإيجار · دخول المقاول أو العاملين في الحِرف · عامل التنظيف أو مدير العقار · استبدال مفتاح مفقود · معاينة أو فحص · سبب آخر
- السبب الآخر* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- اسم حائز المفاتيح*
- حائز المفاتيح هو مستأجر · مقاول · موظف · وكيل أو مدير · أخرى
- الشركة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الهاتف*
- البريد الإلكتروني
- هل تم التحقق من الهوية المصوّرة؟
2 المفاتيح ومفاتيح الدخول وأجهزة التحكم عن بُعد
- العناصر المُسلّمة أو المُعادة* 0 · 1 · 2 · 3 · 4 · 5+
- أرقام المفاتيح أو الأوسمة أو الأرقام التسلسلية
- العدد الإجمالي للعناصر*
- هل تمت مشاركة رمز الإنذار؟
- السماح بالدخول حتى لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل أُعيدت جميع المفاتيح المتوقعة؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه نعم، أُعيدت جميعها · لا — بعضها مفقود · أُعيدت، لكن بعضها تالف
- ما العناصر المفقودة أو التالفة؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- رسوم الاستبدال أو تغيير القفل لا يُطرح إلا عند انطباقه
- صورة المفاتيح
3 التوقيعات
- سُلّمت / استُلمت بواسطة (المؤجر أو المالك أو الوكيل)*
- ملاحظات
- حائز المفاتيح*
- توقيع حائز المفاتيح*
- توقيع المؤجر / الوكيل*
نموذج سجل تسليم المفاتيح، صفحةً صفحةً
1 تفاصيل التسليم
اختر ما إذا كانت المفاتيح تُسلَّم أو تُعاد أو تُستبدل، ثم سجّل التاريخ والوقت وعنوان العقار والوحدة أو المنطقة. يشمل السبب بدء الإيجار أو انتهائه، ووصول المقاول، وعمال التنظيف، واستبدال المفاتيح المفقودة، والمعاينات، فيما يفتح خيار «أخرى» حقلاً نصياً. ثم تُطلب بيانات حامل المفتاح: الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني، إلى جانب صفته (مستأجر، مقاول، موظف، وكيل) — ويُطلب من المقاولين إدخال اسم شركتهم — وما إذا تم التحقق من هوية تحمل صورة.
2 المفاتيح وأجهزة الدخول والتحكم
يسرد جدول كل نوع من العناصر — مفاتيح الأبواب الرئيسية والخلفية ومفاتيح الأقفال الإضافية، ومفاتيح النوافذ وصندوق البريد، ومفاتيح المرآب أو التخزين، وأجهزة دخول البوابات، وأجهزة التحكم بالبوابة، وبطاقات نظام الإنذار — مع كمية من 0 إلى 5+. وتُسجّل أرقام المفاتيح أو البطاقات أو الأرقام التسلسلية أدناه، إلى جانب الإجمالي. وإذا تمت مشاركة رمز إنذار، تذكّرك ملاحظة بعدم كتابة الرمز في النموذج.
بالنسبة إلى المفاتيح المُسلّمة، يوجد تاريخ «السماح بالوصول حتى». أما عند الإعادة، فيسأل النموذج عما إذا كان كل شيء قد أُعيد؛ وتظهر عند فقدان العناصر أو تلفها خانة إلزامية لوصفها، إلى جانب خانة اختيارية لرسوم الاستبدال أو تغيير القفل. وتُختتم الصفحة بصورة للمفاتيح وهي مرتبة.
3 التوقيعات
يتضمن النموذج اسم المالك أو الوكيل، وأي ملاحظات، وتأكيد حامل المفتاح أن العناصر المدرجة قد سُلّمت أو أُعيدت، وأنه سيحافظ على المفاتيح المسلّمة بأمان ولن ينسخها، وأنه سيبلّغ عن فقدانها. ويوقّع كل من حامل المفتاح والمالك أو الوكيل.
خصّص القالب كما تريد
- أعد تسمية الصفوف في جدول العناصر لتناسب مبناك — مثل مفتاح مخزن الدراجات أو جهاز دخول المسبح أو قفل معلّق
- غيّر العملة المستخدمة في رسوم الاستبدال
- اجعل الصورة إلزامية إذا كنت تريد دليلاً مرئياً على كل عملية تسليم
- احفظ عمليات التسليم في مجلد كل عقار، لتبقى سجلات مفاتيحه بجوار عقد الإيجار
- أزل أسئلة المقاولين إذا كنت تستخدم النموذج للمستأجرين فقط
- أضف اسم حامل مفتاح ثانياً وتوقيعه عندما يتشارك المستأجرون المشتركون المفاتيح
نصائح لتحسين نموذج سجل تسليم المفاتيح
- رقّم كل مفتاح أو ضع بطاقة عليه قبل تسليمه — فهذا يسهّل التحقق من المفاتيح عند إعادتها
- عدّوا المفاتيح معاً أمام حامل المفتاح قبل أن يوقّع أي منكما
- حدّد تاريخ انتهاء وصول المقاول وتابع الأمر عند انقضائه
- لا تسجّل رموز الإنذار أو تركيبات الخزائن في النموذج نفسه مطلقاً
- إذا كان أحد المفاتيح مفقوداً عند الإخلاء، فاتخذ قرار تغيير القفل سريعاً بدلاً من الانتظار
- احتفظ بصورة لكل مجموعة كاملة حتى تعرف شكل الإعادة المكتملة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بعد التوقيع والإرسال، يُحفظ التسليم بصيغة PDF — بما يشمل جدول العناصر وأرقام المفاتيح والصورة وتوقيعي الطرفين — في مجلد الخزنة الذي اخترته، ويُخطَر مالك النموذج. ويتلقى حامل المفتاح نسخة عبر البريد الإلكتروني إذا كانت ميزة إرسال النسخ بالبريد مفعّلة.
مع مرور الوقت، يصبح جدول الاستجابات سجلاً للمفاتيح: صفِّ النتائج حسب العقار أو حامل المفتاح لمعرفة من يملك ماذا، وصدّرها إلى CSV إذا احتجت إلى قائمة كاملة. لا يرسل النموذج تذكيرات بإعادة المفاتيح، لذا سجّل تاريخ «السماح بالوصول حتى» في مفكرتك بنفسك.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج سجل تسليم المفاتيح: الأسئلة الشائعة
هل قالب تسليم المفاتيح هذا مجاني؟
نعم. إنه جزء من تطبيق Forms في كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل يحتاج حامل المفتاح إلى حساب FileIt للتوقيع؟
لا. يمكنه التوقيع على جهازك أثناء التسليم، أو يمكنك إرسال الرابط إليه — ولا يحتاج إلى حساب.
هل يمكنني استخدام النموذج نفسه لتسليم المفاتيح وإعادتها؟
نعم. يبدّل نوع التسليم بين التسليم والإعادة والاستبدال، ولا تظهر الأسئلة المتعلقة بالعناصر المفقودة إلا عند إعادة المفاتيح.
هل يتتبع المفاتيح المتأخرة؟
يسجّل تاريخ «السماح بالوصول حتى» للمفاتيح المُسلّمة، لكنه لا يرسل تذكيرات عند التأخر. استخدم جدول الاستجابات أو تقويمك للمتابعة.
هل ينبغي أن أسجّل رموز الإنذار هنا؟
لا. يسأل النموذج فقط عما إذا تمت مشاركة رمز، ويذكّرك بتمريره بشكل منفصل وتغييره لاحقاً.
هل يمكنني فرض رسوم على المفاتيح المفقودة؟
يمكنك تسجيل رسوم الاستبدال أو تغيير القفل في النموذج. ويعتمد ما يمكنك فرضه ومقداره على اتفاقك مع حامل المفتاح والقواعد المحلية.
هل أحصل على ملف PDF لكل عملية تسليم؟
نعم — يُحفظ كل إرسال بصيغة PDF موقّعة في خزنتك.