Modèle d’état des lieux d’entrée

Quel est le modèle de formulaire état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée (parfois appelé rapport de condition ou inventaire d’entrée) est le document que chacun aurait aimé avoir lorsqu’une location se termine et qu’un litige survient au sujet du dépôt de garantie. Ce modèle passe en revue le logement pièce par pièce, évalue l’état de chaque élément et permet au locataire ainsi qu’au propriétaire ou à l’agent de le signer avant le début effectif de la location.

Faire cela sur papier implique un porte-documents, un stylo qui cesse de fonctionner au milieu de la visite et un formulaire qui peut se perdre dans un tiroir pendant deux ans. Le faire en ligne garantit la même checklist à chaque fois, des photos directement jointes au rapport et un document toujours à l’endroit où vous l’avez laissé lorsque la location se termine et que vous devez le comparer à l’état des lieux de sortie.

Une fois l’état des lieux signé, FileIt le transforme en un seul PDF — évaluations, notes, photos et deux signatures incluses — et l’enregistre dans le dossier coffre-fort du bien, prêt à être conservé avec le bail et retrouvé en quelques secondes à la fin de la location.

Qui utilise un formulaire état des lieux d’entrée ?

• Un propriétaire indépendant qui accueille pour la première fois un locataire dans un bien destiné à la location
• Une agence locative qui uniformise les états des lieux pour tous les biens qu’elle gère
• Un gestionnaire immobilier qui documente l’état d’un appartement meublé avant une location à une entreprise
• Un propriétaire qui se protège contre les litiges injustifiés concernant le dépôt de garantie grâce à un rapport signé, daté et accompagné de photos
• Un locataire qui souhaite conserver sa propre copie de l’état des lieux, séparément de celle conservée par le propriétaire
• Un organisateur de colocation qui consigne l’état des pièces communes avant l’arrivée de nouveaux colocataires

Questions de ce formulaire état des lieux d’entrée

29 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.

Le formulaire état des lieux d’entrée, page par page

1 Bien et parties concernées

Le rapport commence par les informations essentielles : Adresse du bien, Date de l’état des lieux, Date d’entrée, nom et adresse e-mail du locataire, nom du propriétaire / de l’agent, ainsi qu’un bouton radio pour préciser si le logement est non meublé, partiellement meublé ou meublé.

Cette page rattache le rapport à une location précise. Il vaut donc la peine de vérifier attentivement que l’adresse et les dates correspondent exactement au bail avant de continuer.

2 Pièce par pièce

C’est le cœur du formulaire. L’entrée et le couloir, le séjour, la cuisine, les chambres et la salle de bains disposent chacun de leur propre grille d’évaluation — murs et plafond, sol, portes et serrures, etc. — avec les choix Bon, Correct, Endommagé ou S/O. Dès qu’un élément d’une pièce est évalué, un champ de notes correspondant apparaît (« Décrivez les marques, dommages ou éléments manquants »), afin que vous puissiez ajouter des précisions sans encombrer les pièces en bon état.

Un champ Autres pièces ou espaces extérieurs, à la fin du formulaire, permet de couvrir ce que les pièces standard ne prennent pas en compte : balcons, jardins, garages ou espaces de rangement.

3 Compteurs, clés et photos

Les relevés des compteurs d’électricité, de gaz et d’eau sont consignés ici, avec le Nombre de clés / badges remis. La question Des détecteurs de fumée / CO ont-ils été testés et fonctionnent-ils ? déclenche une question complémentaire demandant précisément quels détecteurs ne fonctionnent pas si la réponse est non — ce qui est utile au propriétaire lorsqu’une réparation doit être effectuée avant la première nuit du locataire.

Jusqu’à 10 photos peuvent être jointes directement à cette page : vues d’ensemble de chaque pièce et gros plans des éléments endommagés, le tout conservé avec le PDF.

4 Reconnaissance

Les deux parties signent ici. Le locataire confirme que le rapport constitue une description fidèle de l’état du bien et ajoute sa signature ; le propriétaire ou l’agent fait de même. Une courte note rappelle aux deux parties qu’il s’agit d’un modèle de départ et que sa formulation doit être vérifiée au regard du contrat de location réel et des règles locales relatives aux états des lieux et aux dépôts de garantie avant de s’y fier.

Personnalisez le modèle

• Ajoutez d’autres pièces (une deuxième salle de bains, un bureau, un garage) en dupliquant la question avec grille d’évaluation et en renommant les lignes
• Modifiez l’échelle d’évaluation — certains propriétaires préfèrent un simple Bon / Mauvais plutôt que les quatre choix Bon / Correct / Endommagé / S/O
• Augmentez la limite de photos si vous souhaitez couvrir plus précisément chaque mur et chaque équipement, et pas seulement les zones problématiques
• Classez chaque rapport dans le bon dossier du bien et du locataire afin de le retrouver facilement à la sortie
• Activez l’envoi d’une copie PDF par e-mail afin que le locataire reçoive automatiquement son propre exemplaire dès l’envoi du formulaire
• Définissez le titre du document pour y inclure le nom du locataire et du bien, afin de distinguer facilement les rapports dans une liste

Conseils pour un meilleur formulaire état des lieux d’entrée

• Effectuez l’état des lieux ensemble, en personne, plutôt que de laisser une seule partie le remplir : un rapport parcouru par les deux parties aura beaucoup plus de poids par la suite
• Prenez les photos avant l’installation des meubles ou des effets personnels, afin que des cartons ne masquent pas l’état du logement
• Décrivez précisément les dommages existants, même minimes : une éraflure que vous ne mentionnez pas maintenant peut sembler être un dommage récent lors de la sortie
• Testez les détecteurs de fumée et de CO le jour même au lieu de supposer qu’ils fonctionnent, et réparez tout élément défectueux avant la première nuit du locataire
• Conservez votre copie du rapport signé dans un endroit où vous pourrez la retrouver dans deux ans, plutôt que dans un simple e-mail que vous pourriez supprimer

Formulaire État des lieux d’entrée : questions fréquentes

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