Plantilla de inspección de entrada

¿Qué es la plantilla del formulario de inspección de entrada?

Una inspección de entrada (a veces llamada informe del estado o inventario de entrada) es el documento que todo el mundo desearía tener cuando termina un alquiler y surge una disputa por el depósito de garantía. Esta plantilla recorre la propiedad habitación por habitación, valora el estado de cada elemento y permite que el inquilino y el propietario o agente la firmen antes de que empiece oficialmente el alquiler.

Hacerlo en papel implica un portapapeles, un bolígrafo que se queda sin tinta a mitad del recorrido y un formulario que puede acabar perdido en un cajón durante dos años. Hacerlo online significa usar siempre la misma lista de comprobación, adjuntar las fotos directamente al registro y conservar el documento exactamente donde lo dejaste cuando termine el alquiler y necesites compararlo con el estado de salida.

Una vez firmada la inspección, FileIt la convierte en un único PDF —con valoraciones, notas, fotos y ambas firmas— y la guarda en la carpeta de la propiedad dentro de tu bóveda, lista para archivarse junto al contrato de alquiler y consultarse en segundos al finalizar el alquiler.

¿Quién usa un formulario de inspección de entrada?

• Un propietario particular que registra por primera vez la entrada de un inquilino en una propiedad destinada al alquiler
• Una agencia inmobiliaria que estandariza los informes del estado de todas las propiedades que gestiona
• Un administrador de propiedades que documenta el estado de un apartamento amueblado antes de alquilarlo a una empresa
• Un propietario que se protege frente a disputas injustas sobre el depósito con un registro firmado, fechado y respaldado por fotos
• Un inquilino que quiere conservar su propia copia del informe del estado, separada de la que guarde el propietario
• Una persona que organiza una vivienda compartida y registra el estado de las zonas comunes antes de que se muden nuevos compañeros

Preguntas de este formulario de inspección de entrada

29 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.

El formulario inspección de entrada, página por página

1 Propiedad y partes

El informe empieza con los datos básicos: dirección de la propiedad, fecha de inspección, fecha de entrada, nombre y correo electrónico del inquilino y nombre del propietario o agente, además de una opción sobre el mobiliario para indicar si está sin amueblar, parcialmente amueblada o amueblada.

Esta página vincula el informe con un alquiler concreto, así que conviene comprobar dos veces que la dirección y las fechas coinciden exactamente con el contrato antes de continuar.

2 Habitación por habitación

Esta es la parte central del formulario. La entrada y el pasillo, el salón, la cocina, los dormitorios y el baño tienen su propia tabla de valoración —paredes y techo, suelo, puertas y cerraduras, entre otros elementos—, que se califican como Bien, Aceptable, Dañado o N/A. En cuanto se valora cualquier elemento de una habitación, aparece un campo de notas relacionado ("Describe cualquier marca, daño o elemento que falte") para que puedas añadir detalles sin llenar de información las habitaciones que están en buen estado.

Al final, el campo Otras habitaciones o zonas exteriores permite incluir lo que no cubren las habitaciones estándar: balcones, jardines, garajes o trasteros.

3 Contadores, llaves y fotos

Aquí se registran las lecturas de los contadores de electricidad, gas y agua, junto con el Número de llaves / mandos entregados. La pregunta ¿Alarmas de humo / CO probadas y funcionando? activa una pregunta adicional para indicar exactamente qué alarmas no funcionan si la respuesta es no; algo útil para que el propietario pueda solucionar el problema antes de la primera noche del inquilino.

Puedes adjuntar directamente a esta página hasta 10 fotos: vistas generales de cada habitación y primeros planos de cualquier elemento dañado. Todo se guarda junto con el PDF.

4 Confirmación

Aquí ambas partes confirman el informe. El inquilino confirma que es un registro fiel del estado de la propiedad y añade su firma; el propietario o agente hace lo mismo. Una breve nota recuerda a ambas partes que esta es una plantilla inicial y que deben comprobar el texto con el contrato de alquiler real y las normas locales sobre inventarios y depósitos antes de basarse en ella.

Personaliza la plantilla

• Añade habitaciones adicionales (un segundo baño, un despacho o un garaje) duplicando la pregunta de la tabla de valoración y cambiando el nombre de las filas
• Cambia la escala de valoración: algunos propietarios prefieren un sencillo Bien / Mal en lugar de las cuatro opciones Bien / Aceptable / Dañado / N/A
• Aumenta el límite de fotos si quieres cubrir con más detalle cada pared y elemento fijo, no solo las zonas problemáticas
• Archiva cada informe en la carpeta de la propiedad y del inquilino correspondiente para encontrarlo fácilmente al finalizar el alquiler
• Activa la copia del PDF por correo electrónico para que el inquilino reciba automáticamente su propio registro en cuanto se envíe
• Configura el título del documento para incluir el nombre del inquilino y de la propiedad, de modo que sea fácil distinguir los informes en una lista

Consejos para mejorar tu formulario inspección de entrada

• Haz la inspección juntos y en persona, en lugar de que una sola parte la complete: un informe que ambas partes han revisado tiene mucho más peso después
• Haz las fotos antes de introducir muebles o pertenencias, para que las cajas no oculten el estado de la propiedad
• Anota detalladamente los daños existentes, por pequeños que sean: un roce que no menciones ahora parecerá un daño nuevo al finalizar el alquiler
• Prueba las alarmas de humo y de CO ese mismo día en lugar de dar por hecho que funcionan, y arregla cualquier fallo antes de la primera noche del inquilino
• Guarda tu copia del informe firmado en un lugar donde puedas encontrarla dentro de dos años, no solo en un correo electrónico que podrías borrar

Formulario Inspección de entrada: preguntas frecuentes

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Las plantillas son un punto de partida. Comprueba que las preguntas y cualquier texto sobre consentimiento, privacidad o condiciones se ajusten a tu situación y a las normas del lugar donde te encuentras. Última revisión de la página: 2026-09-26.