Modèle de formulaire de demande d'intervention

Quel est le modèle de formulaire demande d'intervention ?

Un problème d'entretien signalé par SMS se résume souvent à « le robinet fuit encore », sans adresse, sans photo ni indication de l'urgence. Le propriétaire ou le gestionnaire immobilier doit alors rechercher les informations essentielles avant de pouvoir envoyer quelqu'un sur place. Ce modèle demande le logement et l'unité concernés, ce qui ne va pas et où, le degré d'urgence, ainsi que l'autorisation pour un intervenant d'entrer en l'absence du locataire — avant même que quiconque ne décroche le téléphone.

Un avis d'urgence figure tout en haut du formulaire et indique aux locataires de quitter les lieux et d'appeler d'abord les services d'urgence pour tout problème tel qu'une odeur de gaz, un incendie ou une inondation, plutôt que d'attendre une réponse à un formulaire en ligne. Au-delà de cela, le formulaire s'adapte au type de problème : choisir « appareil » demande lequel, tandis que choisir « plomberie » demande si l'eau a déjà été coupée. Les informations importantes pour chaque type de réparation sont ainsi réellement demandées.

Chaque demande envoyée est enregistrée au format PDF dans le coffre-fort FileIt du logement, y compris les photos ou courtes vidéos jointes. Vous disposez ainsi d'un dossier complet et daté indiquant ce qui a été signalé et quand — utile pour suivre les réparations et en cas de litige concernant les délais d'intervention.

Qui utilise un formulaire demande d'intervention ?

• Un locataire signalant une fuite, un appareil en panne ou un problème de chauffage dans un logement loué
• Un gestionnaire immobilier qui souhaite que chaque demande d'intervention contienne les mêmes informations essentielles, quel que soit son auteur
• Enregistrer l'autorisation d'accès afin de pouvoir planifier l'intervention d'un prestataire même si le locataire n'est pas disponible pour lui ouvrir
• Un propriétaire qui suit les problèmes récurrents, comme l'humidité ou les nuisibles, en conservant chaque signalement dans un coffre-fort consultable
• Un locataire signalant un problème urgent mais non critique, comme l'absence d'eau chaude, qui nécessite une intervention rapide mais pas immédiate
• Un agent gestionnaire responsable de plusieurs logements qui souhaite utiliser un seul formulaire réutilisable pour tous les locataires

Questions de ce formulaire demande d'intervention

18 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.

Le formulaire demande d'intervention, page par page

1 Vos coordonnées

Un avis bien visible en haut du formulaire indique aux locataires de quitter les lieux et d'appeler d'abord les services d'urgence pour toute situation dangereuse — odeur de gaz, incendie ou inondation — puis d'appeler la ligne d'urgence, plutôt que d'attendre via ce formulaire. Le locataire indique ensuite son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone, l'adresse du logement, ainsi que le numéro de l'unité ou de l'appartement, le cas échéant.

2 Le problème

Une liste déroulante couvre les catégories courantes — plomberie ou fuite, électricité, chauffage ou eau chaude, climatisation, appareil, portes, fenêtres ou serrures, nuisibles, humidité ou moisissures, problèmes structurels, espaces extérieurs ou communs, ou autre — et le choix « appareil » ouvre un champ demandant lequel. Le locataire décrit ensuite précisément où se situe le problème dans le logement et ce qui se passe, y compris les mesures déjà tentées.

Un choix de niveau d'urgence — urgence, urgent ou courant — aide à prioriser l'intervention. Le choix « plomberie » ouvre une question demandant si l'eau ou l'électricité de la zone concernée a déjà été coupée. Un champ de date facultatif indique quand le problème a été constaté pour la première fois, et un module d'ajout accepte jusqu'à cinq photos ou une courte vidéo du problème.

3 Accès

Une question d'autorisation demande si un intervenant peut entrer à l'aide d'une clé ou d'un code lorsque le locataire n'est pas présent, ou s'il faut convenir d'un horaire. Le second choix ouvre un champ où le locataire peut indiquer ses disponibilités, tandis que le premier ouvre un champ pour les informations d'accès, comme un code d'alarme ou l'endroit où se garer. Une dernière question par oui ou non demande si des animaux se trouvent dans le logement, avec une question complémentaire sur leur nature et le fait qu'ils seront ou non sécurisés, afin qu'un intervenant ne soit pas pris au dépourvu.

Personnalisez le modèle

• Adaptez la liste déroulante des catégories de problèmes aux types d'incidents que vous rencontrez le plus souvent dans vos logements
• Acheminez les notifications vers l'équipe d'intervention ou le prestataire spécifiquement responsable du logement
• Classez les demandes dans un dossier du coffre-fort pour chaque logement afin de consulter facilement l'historique des réparations au même endroit
• Définissez une attente différente concernant le délai de réponse dans votre message de confirmation pour les demandes urgentes, très urgentes et courantes
• Ajoutez un champ réservé à l'équipe interne pour noter le prestataire désigné et la date d'achèvement de la réparation
• Adaptez le texte et le numéro de téléphone de l'avis d'urgence à vos propres modalités de contact en cas d'urgence
• Activez l'envoi par e-mail d'une copie PDF au locataire afin qu'il conserve une trace exacte de ce qu'il a signalé

Conseils pour un meilleur formulaire demande d'intervention

• Vérifiez que l'avis d'urgence et le numéro de téléphone sont exacts et bien visibles — un formulaire en ligne ne doit jamais être la première réponse à une véritable urgence
• Demandez aux locataires de joindre des photos dans la mesure du possible ; une photo d'une fuite ou d'une pièce cassée évite souvent un premier déplacement inutile
• Confirmez clairement les modalités d'accès afin qu'un intervenant ne soit pas refoulé ou contraint d'attendre dehors
• Évaluez honnêtement le niveau d'urgence et répondez immédiatement aux véritables urgences, même en dehors des heures ouvrées
• Conservez l'historique des réparations pour chaque logement afin de repérer les problèmes récurrents, comme une fuite qui revient régulièrement
• Indiquez aux locataires à quel moment ils peuvent approximativement attendre une réponse, en fonction de l'urgence sélectionnée

Formulaire Demande d'intervention : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-26.