Modèle d’avis de fin de bail

Quel est le modèle de formulaire avis de fin de bail ?

Donner un avis de fin de bail consiste généralement à rédiger un e-mail qui tente de couvrir la date de départ, le sort des clés, une adresse de réexpédition et les modalités de restitution du dépôt — et il est facile d’oublier un élément. Ce modèle demande toutes ces informations dans l’ordre : les informations sur le logement et le bail, la date de l’avis et du départ, l’adresse où envoyer le courrier et le dépôt, ainsi qu’une confirmation signée.

Comme le formulaire s’adapte à la situation, le locataire titulaire d’un bail à durée déterminée doit indiquer la date de fin de son bail, contrairement au locataire au mois ou avec tacite reconduction. De même, la personne qui part en raison d’un problème dans le logement dispose d’un champ pour le décrire, tandis que les autres passent directement à la suite. Une question sur la présence lors de l’état des lieux de sortie et sur la manière dont le locataire prévoit de restituer les clés permet au bailleur de disposer des informations pratiques, en plus de l’avis officiel lui-même.

Une fois signé, FileIt enregistre l’intégralité de l’avis au format PDF dans le coffre-fort du bailleur ou de l’agent, afin que les deux parties disposent du même relevé daté de ce qui a été convenu pour le départ.

Qui utilise un formulaire avis de fin de bail ?

• Un locataire au mois ou avec tacite reconduction qui donne son avis standard de départ
• Une personne titulaire d’un bail à durée déterminée confirmant qu’elle ne le renouvellera pas à son échéance
• Un locataire souhaitant signaler un problème dans le logement, comme une humidité persistante, parmi les raisons de son départ
• Des cotitulaires d’un bail partagé coordonnant un seul avis mentionnant toutes les personnes qui partent
• Un locataire dont le dépôt est réparti entre plusieurs personnes et qui souhaite préciser comment il doit être divisé
• Un bailleur ou un agent souhaitant recueillir de manière uniforme l’avis de chaque locataire partant, les modalités de restitution des clés et l’adresse de réexpédition

Questions de ce formulaire avis de fin de bail

27 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire avis de fin de bail, page par page

1 Locataire et logement

Le locataire indique son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et les autres locataires mentionnés dans le bail qui partent également, ainsi que l’adresse du logement loué. Une question sur le type de location distingue le bail à durée déterminée du bail avec tacite reconduction ou au mois. Si la durée déterminée est sélectionnée, un champ s’ouvre pour saisir la date de fin du bail telle qu’elle figure dans le contrat de location.

2 Avis et départ

La page rappelle aux locataires de vérifier dans leur contrat de location le délai de préavis applicable, puis enregistre la date de l’avis et la date de leur départ. Une raison facultative du départ — déménagement, achat d’un logement, besoin d’un logement d’une autre taille, coût, problèmes liés au logement, raisons personnelles ou préférence de ne pas répondre — ouvre un champ de précisions uniquement lorsque les problèmes liés au logement sont sélectionnés. Le bailleur dispose ainsi d’un contexte utile sans que cette précision soit obligatoire.

Une question oui/non demande si le locataire souhaite être présent lors de l’état des lieux de sortie. Si oui, un champ s’ouvre pour indiquer les jours et horaires qui lui conviennent. Une question supplémentaire demande comment les clés seront restituées : en personne, déposées au bureau, laissées dans le logement ou envoyées par courrier. Un dernier champ permet au locataire de signaler tout élément que le bailleur devrait connaître avant l’état des lieux, comme des réparations nécessaires ou des objets laissés sur place.

3 Adresse de réexpédition et dépôt

Le locataire indique une adresse de réexpédition pour le courrier et les échanges concernant le dépôt, ainsi que la date à partir de laquelle l’utiliser, et précise le montant du dépôt versé s’il le connaît. Le choix du mode de restitution du dépôt — virement bancaire, chèque à l’adresse de réexpédition ou restitution par l’intermédiaire d’un dispositif de protection des dépôts — ouvre des champs de coordonnées bancaires lorsque le virement est sélectionné. Si le dépôt est partagé avec d’autres locataires, un champ supplémentaire permet au locataire d’expliquer comment il doit être réparti.

4 Confirmer et signer

Une note claire explique que les délais de préavis et les modalités de notification varient selon le pays, l’État et le contrat de location, et que le modèle doit être adapté aux règles locales avant toute utilisation. Le locataire donne ensuite officiellement avis de la fin de la location et de son départ à la date indiquée, confirme que les autres conditions de son contrat de location restent applicables, puis signe à l’écran.

Personnalisez le modèle

• Adaptez le rappel concernant le délai de préavis et les éventuelles mentions relatives au dispositif de protection des dépôts aux règles applicables dans le lieu où se trouve le logement
• Ajoutez un champ pour une liste précise des tâches à effectuer avant le départ ou pour toute exigence de nettoyage prévue dans votre contrat de location
• Dirigez les notifications vers le gestionnaire immobilier ou l’équipe comptable chargée de restituer les dépôts
• Classez les avis dans un dossier du coffre-fort pour chaque logement afin de retrouver facilement les documents avec le contrat de location d’origine
• Activez l’envoi par e-mail d’une copie PDF au locataire afin qu’il conserve son propre exemplaire signé de l’avis donné
• Définissez une date de clôture si vous souhaitez accepter les avis envoyés par ce formulaire uniquement pendant une période donnée
• Ajoutez une obligation de cosignature si tous les locataires nommés dans un bail partagé doivent confirmer individuellement l’avis

Conseils pour un meilleur formulaire avis de fin de bail

• Vérifiez le délai de préavis exigé par le contrat de location avant l’envoi, car il varie selon le bail et le lieu
• Indiquez une date de départ réaliste plutôt qu’une date souhaitée : elle détermine le moment où l’état des lieux et la restitution du dépôt peuvent avoir lieu
• Signalez les réparations ou dégradations connues avant l’état des lieux plutôt que d’attendre qu’elles soient découvertes le jour même
• Fournissez une adresse de réexpédition qui restera effectivement valable pendant toute la durée nécessaire à l’acheminement du courrier ou des échanges concernant le dépôt
• Si un dépôt est réparti entre plusieurs cotitulaires, convenez de la répartition à l’avance afin que le bailleur ne se retrouve pas au milieu d’un différend
• Vérifiez toujours la législation locale applicable aux relations entre bailleurs et locataires ou votre contrat de location écrit — ce modèle constitue un point de départ et non un conseil juridique

Formulaire Avis de fin de bail : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-26.