¿Qué es la plantilla del formulario de registro de lecturas de contadores?
Las facturas de suministros pueden ser incorrectas en los momentos de entrega: el día que un inquilino entra o sale, el día que se vende una vivienda o el día que cambias de proveedor. Un registro de lecturas de contadores captura la lectura, el número de serie del contador y una foto en una fecha concreta, para que todas las facturas posteriores puedan comprobarse con esos datos.
Este formulario solo pregunta por los contadores que realmente tienes. Marca electricidad, gas, agua, calefacción o un depósito de aceite o GLP, y aparecerán las preguntas correspondientes, incluida una lectura nocturna para los contadores eléctricos con doble tarifa y el crédito restante de los contadores prepago. Los campos de lectura solo aceptan dígitos, lo que evita errores de escritura.
Cada registro se guarda en tu bóveda de FileIt como un PDF con las fotos de los contadores adjuntas, junto con el contrato de alquiler o la documentación de compraventa de esa propiedad.
- Ideal para
- Inquilinos, propietarios, agentes y dueños de viviendas al entrar, salir o cambiar de proveedor
- Quién lo completa
- La persona que lee los contadores, idealmente con la otra parte presente
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 5 minutos
- Incluye
- Lecturas de electricidad, gas, agua, calefacción y depósitos, números de serie, fotos y firma
¿Quién usa un formulario de registro de lecturas de contadores?
- Un inquilino registra las lecturas el día de entrada para que no le cobren el consumo del ocupante anterior
- Un propietario toma las lecturas finales al salir el inquilino antes de enviárselas a los proveedores
- El dueño de una vivienda registra las lecturas el día de la compraventa
- Comprobar una factura estimada con una lectura real
- Registrar las lecturas al cambiar de proveedor de energía
- Registrar un contador de agua que sigue avanzando aunque todos los grifos estén cerrados, como prueba de una posible fuga
Preguntas de este formulario de registro de lecturas de contadores
29 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Propiedad y motivo
- Dirección de la propiedad*
- Unidad / apartamento
- Fecha de la lectura*
- Motivo de la lectura* Entrada · Salida · Cambio de proveedor · Fecha de facturación / comprobación de la estimación · Posible fuga o avería · Otro
- Otro motivo* solo se pregunta cuando corresponde
- Lectura realizada por*
- Tu función Inquilino · Arrendador / propietario · Agente o administrador de la propiedad · Propietario de la vivienda
- Correo electrónico*
- También presente
- ¿Qué contadores vas a leer?* Electricidad · Gas · Agua · Calefacción / calefacción urbana · Nivel del depósito de gasóleo o GLP
2 Lecturas
- Número de serie del contador de electricidad solo se pregunta cuando corresponde
- Tipo de contador solo se pregunta cuando corresponde Tarifa única · Dos tarifas (día / noche) · Contador inteligente · Prepago
- Lectura (o tarifa diurna)* solo se pregunta cuando corresponde
- Lectura de la tarifa nocturna* solo se pregunta cuando corresponde
- Saldo restante de prepago solo se pregunta cuando corresponde
- Número de serie del contador de gas solo se pregunta cuando corresponde
- Lectura del gas* solo se pregunta cuando corresponde
- Unidades del contador de gas solo se pregunta cuando corresponde Metros cúbicos (m³) · Pies cúbicos (ft³) · No estoy seguro
- Número de serie del contador de agua solo se pregunta cuando corresponde
- Lectura del agua* solo se pregunta cuando corresponde
- Lectura del contador de calefacción* solo se pregunta cuando corresponde
- Nivel del depósito de gasóleo / GLP (%)* solo se pregunta cuando corresponde
3 Fotografías y firma
- Fotografías de cada contador*
- Proveedores actuales y números de cuenta
- ¿Hay algo fuera de lo normal?
- Describe el problema* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se han comunicado estas lecturas a los proveedores?
- Confirmación*
- Firma*
El formulario registro de lecturas de contadores, página por página
1 Propiedad y motivo
Indica la dirección de la propiedad, la unidad y la fecha, y después el motivo: entrada, salida, cambio de proveedor, comprobación de factura, posible fuga u otro. La persona que lee los contadores proporciona su nombre, función y correo electrónico, y puede indicar quién más estaba presente. La pregunta «¿Qué contadores vas a leer?» determina qué lecturas aparecen en la página siguiente.
2 Lecturas
Cada contador marcado tiene su propia sección. En electricidad se solicitan el número de serie y el tipo de contador —tarifa única, doble tarifa, inteligente o prepago— y después la lectura; los contadores con doble tarifa añaden una lectura nocturna y los contadores prepago añaden el crédito restante. Para el gas se solicitan el número de serie, la lectura y las unidades (metros cúbicos o pies cúbicos). En el caso del agua se solicitan el número de serie y la lectura, mientras que los contadores de calefacción y los depósitos de aceite o GLP (como porcentaje) tienen sus propios campos. Los campos de lectura solo aceptan dígitos.
3 Fotos y firma
Se requieren fotos de cada contador —hasta seis—, con un recordatorio para que los dígitos y el número de serie se vean claramente. Puedes indicar los proveedores actuales y los números de cuenta, y «¿Hay algo inusual?» abre un campo para contadores dañados, inaccesibles o sospechosos. La persona que lee los contadores indica si se ha informado a los proveedores, confirma que las lecturas coinciden con las fotos y firma.
Personaliza la plantilla
- Elimina los tipos de contador que nunca se aplican a tus propiedades
- Cambia la moneda del crédito prepago
- Añade una segunda firma para el propietario o el inquilino entrante si ambos están presentes
- Envíalo junto con una inspección de entrada para registrar las lecturas y el estado de la vivienda el mismo día
- Archiva las lecturas bajo cada propiedad para guardar un año de lecturas en una sola carpeta
- Haz obligatorios los números de cuenta de los proveedores si vas a enviarles las lecturas en nombre de los inquilinos
Consejos para mejorar tu formulario registro de lecturas de contadores
- Haz primero la foto y después escribe la lectura a partir de ella; es más fácil que volver a leer dos veces un contador con poca luz
- Incluye los ceros iniciales e ignora los dígitos que aparecen después de la coma decimal o en rojo
- Lee los contadores el día real de la entrega, no el día anterior
- Registra el número de serie: demuestra que la lectura procede del contador correcto, especialmente en edificios compartidos
- Envía las lecturas a cada proveedor el mismo día y deja constancia de que lo has hecho
- Si un contador avanza cuando todo está apagado o cerrado, informa inmediatamente de una posible fuga o avería
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía el formulario, FileIt guarda un PDF con cada lectura, número de serie y foto, lo archiva en la carpeta de la bóveda que hayas elegido y notifica al propietario del formulario. La persona que tomó las lecturas recibe su propia copia si la opción de enviar copias por correo electrónico está activada.
FileIt no envía las lecturas a los proveedores de suministros; envíalas a través del sitio web o la aplicación de cada proveedor. Si más adelante una factura parece incorrecta, abre el PDF fechado y compara sus lecturas y fotos con la factura.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de lecturas de contadores: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de lecturas de contadores es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿FileIt envía las lecturas a mi proveedor?
No. El formulario conserva para ti un registro fechado y fotografiado. Envía tú las lecturas a cada proveedor.
¿Puedo registrar contadores con doble tarifa o prepago?
Sí. Al elegir electricidad con doble tarifa se añade una lectura nocturna, y la opción prepago añade un campo para el crédito restante.
¿Por qué son obligatorias las fotos?
Una foto del contador en la que se vean los dígitos y el número de serie es la prueba más sólida si más adelante se cuestiona una lectura. Puedes hacer que el campo sea opcional en el diseñador.
¿Puede el inquilino completarlo sin tener una cuenta?
Sí. Comparte el enlace y podrá enviarlo sin tener una cuenta de FileIt.
¿Puedo usarlo para depósitos de aceite o GLP?
Sí: marca «Nivel del depósito de aceite o GLP» y registra el nivel como porcentaje.