ما قالب نموذج تسجيل سكان المبنى؟
يحتاج مديرو المباني وفرق الاستقبال إلى معرفة من يعيش في كل وحدة، وكيفية التواصل معه، والسيارات التابعة للسكان والمسموح لها بالوقوف في الموقف، والحيوانات الأليفة الموجودة في المبنى، ومن ينبغي الاتصال به إذا حدث تسرّب في الساعة 3 صباحًا. يجمع نموذج تسجيل سكان المبنى كل هذه المعلومات عند انتقال شخص للسكن، بدلًا من تشتيتها على مدى أسابيع بين رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات المتفرقة لدى مكتب الاستقبال.
يبدأ هذا القالب ببيانات الوحدة وتاريخ الانتقال، وما إذا كان المقيم مالكًا يعيش فيها أو مستأجرًا أو مالكًا يعيش في مكان آخر؛ ويُطلب من المستأجرين إدخال بيانات المالك أو وكيل التأجير وتاريخ انتهاء عقد الإيجار. ويسجّل المقيم الرئيسي والبالغين الآخرين والأطفال، وكذلك — اختياريًا — ما إذا كان أي شخص يحتاج إلى مساعدة في الإخلاء. ثم تأتي المركبات ومواقفها والدراجات والحيوانات الأليفة، إلى جانب عدد أجهزة الدخول ومفاتيح صناديق البريد المطلوبة. وتغطي الصفحة الأخيرة جهة اتصال في حالات الطوارئ، وإذن الدخول، وطريقة رغبة السكان في تلقي الإشعارات، وقواعد المبنى.
يعمل هذا النموذج عبر تطبيق Forms من FileIt. شارك رابطًا واحدًا مع جميع السكان الجدد، وسيُحفظ كل تسجيل بصيغة PDF في خزنتك.
- الأنسب لـ
- المباني السكنية والشقق المملوكة بنظام الوحدات وجمعيات الملاك وفرق الاستقبال
- يُعبّئه
- المقيم الجديد
- المدة المطلوبة
- نحو 5 دقائق
- يتضمن
- منطق المالك أو المستأجر، وخيار المساعدة على الإخلاء، وقوائم المركبات والحيوانات الأليفة، وعدد أجهزة الدخول، وتفضيلات الإشعارات، والإقرار بالاطلاع على القواعد
من يستخدم نموذج تسجيل سكان المبنى؟
- تسجيل كل مقيم جديد عند الانتقال للسكن
- تحديث قائمة السكان بعد بيع وحدة أو توقيع عقد إيجار جديد
- تسجيل المركبات لإصدار تصاريح مواقف السيارات
- معرفة السكان الذين قد يحتاجون إلى مساعدة أثناء الإخلاء
- إصدار العدد الصحيح من أجهزة الدخول ومفاتيح صناديق البريد
- إنشاء قائمة بريد إلكتروني ورسائل نصية للإشعارات
أسئلة نموذج تسجيل سكان المبنى هذا
28 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 وحدتك
- رقم الوحدة / الشقة*
- تاريخ الانتقال للسكن*
- صفتك* مالك يقيم في الوحدة · مستأجر · مالك لا يقيم في الوحدة
- اسم المالك أو وكيل التأجير* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هاتف المالك أو الوكيل لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تاريخ انتهاء عقد الإيجار لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 المقيمون
- المقيم الرئيسي*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف المحمول*
- البالغون الآخرون المقيمون في الوحدة
- عدد الأطفال
- هل سيحتاج أي شخص إلى مساعدة في الإخلاء عند حدوث طارئ؟
- ما المساعدة التي سيحتاجون إليها؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 المركبات والحيوانات الأليفة
- هل ستركن مركبة في المبنى؟*
- المركبات* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- موقف السيارات المخصص لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الدراجات المراد تخزينها
- هل لديك حيوانات أليفة؟*
- الحيوانات الأليفة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أجهزة أو بطاقات الدخول المطلوبة*
- مفاتيح صندوق البريد المطلوبة
4 حالات الطوارئ والتفضيلات
- جهة اتصال للطوارئ (لا تقيم في الوحدة)*
- هاتف جهة الاتصال للطوارئ*
- صلة القرابة
- هل يجوز لإدارة المبنى الدخول في حالة طارئة إذا تعذر الوصول إليك؟*
- كيف نرسل إليك إشعارات المبنى؟* البريد الإلكتروني · رسالة نصية · ورقيًا تحت الباب · تطبيق المقيمين أو البوابة الإلكترونية
- هل تريد إدراج اسمك في دليل الردهة أو جهاز الاتصال الداخلي؟
- قواعد المبنى*
نموذج تسجيل سكان المبنى، صفحةً صفحةً
1 وحدتك
رقم الوحدة، وتاريخ الانتقال، وخيار «أنت»: مالك يعيش في الوحدة، أو مستأجر، أو مالك لا يعيش فيها. ويُطلب من المستأجرين اسم المالك أو وكيل التأجير ورقم هاتفه، وتاريخ انتهاء عقد الإيجار.
2 الشاغلون
اسم المقيم الرئيسي وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه المحمول، والبالغون الآخرون بمعدل شخص واحد في كل سطر، وعدد الأطفال. والسؤال «هل يحتاج أي شخص إلى مساعدة في الإخلاء عند حدوث طارئ؟» اختياري، وتظهر خانة لوصف الحالة عند اختيار نعم.
3 المركبات والحيوانات الأليفة
يفتح السؤال «هل ستركن مركبة في المبنى؟» قائمة بالمركبات والموقف المخصص. وتُستكمل الصفحة ببيانات الدراجات والحيوانات الأليفة، مع قائمة تشمل النوع والسلالة والاسم والوزن، وعدد أجهزة الدخول ومفاتيح صناديق البريد المطلوبة.
4 حالات الطوارئ والتفضيلات
جهة اتصال في حالات الطوارئ لا تعيش في الوحدة، ورقم هاتفها وصلتها بالمقيم، وما إذا كان يجوز للإدارة الدخول في حالة طوارئ. ويختار السكان كيفية تلقي الإشعارات — البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الورق أو تطبيق السكان — وما إذا كانوا يرغبون في الظهور في دليل الردهة، ثم يؤكدون اطلاعهم على قواعد المبنى.
خصّص القالب كما تريد
- أضف رسوم أو وديعة جهاز الدخول الخاصة بمبناك إلى النص الإرشادي
- غيّر خيارات الإشعارات إلى القنوات التي تستخدمها فعليًا
- حوّل سؤال الوحدة إلى قائمة منسدلة بأرقام الوحدات
- احفظ التسجيلات في مجلد خزنة مخصص لكل مبنى
- أخطر مكتب الاستقبال عند كل إرسال
- أضف رابطًا إلى قواعد المبنى في النص التمهيدي
نصائح لتحسين نموذج تسجيل سكان المبنى
- اطلب من السكان إعادة التسجيل عند حدوث أي تغيير
- حافظ على سرية معلومات المساعدة على الإخلاء وتحديثها باستمرار
- طابق لوحات المركبات مع تصاريح مواقف السيارات
- اجمع بيانات جهة اتصال للطوارئ لا تعيش في المبنى
- تابع أجهزة الدخول التي تم إصدارها حتى تتمكن من تعطيل الأجهزة المفقودة
- أزل السكان السابقين من قوائم الإشعارات عند مغادرتهم
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل تسجيل بصيغة PDF في خزنتك، ويتم إخطار فريق الإدارة. ويتلقى المقيم نسخة للرجوع إليها.
صدّر جدول Responses إلى CSV لإنشاء قائمة بالسكان أو سجل للمركبات أو قائمة بريدية للإشعارات، وابحث برقم الوحدة لمعرفة من يعيش في كل وحدة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تسجيل سكان المبنى: الأسئلة الشائعة
هل قالب تسجيل السكان هذا مجاني؟
نعم. يتضمنه تطبيق Forms من FileIt في كل الخطط، بما فيها الخطة المجانية.
هل يحتاج السكان إلى حساب FileIt؟
لا. يفتحون الرابط ويعبّئون النموذج.
هل سؤال المساعدة على الإخلاء إلزامي؟
لا. إنه اختياري، ويوضح النص الإرشادي أن الإجابة لا تُشارك إلا مع إدارة المبنى وجهات التخطيط للطوارئ.
هل يمكنني استخدامه للمالكين والمستأجرين؟
نعم. يسأل النموذج عن صفة المقيم، ولا يعرض أسئلة المالك أو الوكيل إلا للمستأجرين.
هل يمكنني الحصول على قائمة بجميع السكان؟
نعم. صدّر جدول Responses إلى CSV.
هل تُصدر FileIt أجهزة الدخول؟
لا. يسجّل النموذج عدد الأجهزة المطلوبة، ويتولى فريقك إصدارها.