Quel est le modèle de formulaire réservation d’équipements de l’immeuble ?
Les équipements partagés sont plus faciles à gérer lorsque tout le monde les réserve de la même manière. Ce modèle offre aux résidents un formulaire unique pour la salle commune, la suite d’accueil, l’espace barbecue, la salle de sport, la piscine, la terrasse sur le toit, la salle de réunion ou le terrain de sport, avec une date, une heure de début et de fin, ainsi qu’une autre date au cas où le premier choix ne serait pas disponible. Les réservations de la suite d’accueil demandent également une date de départ.
Les résidents indiquent le motif de la réservation, le nombre d’invités qu’ils amènent et, lorsque l’immeuble en a besoin, les noms des invités pour l’accueil. La dernière page signale les éléments que la gestion demande généralement de connaître — alcool, musique amplifiée, traiteurs ou DJ — et demande les coordonnées des prestataires ainsi que leurs attestations d’assurance lorsqu’ils sont concernés. Le résident accepte de surveiller les invités, de laisser l’espace propre et de payer les éventuels dommages ou frais de nettoyage supplémentaires.
Chaque demande est enregistrée dans FileIt au format PDF afin que le bureau de l’immeuble conserve une trace de la personne ayant réservé, de l’équipement concerné et de ce qu’elle a accepté.
- Idéal pour
- Les immeubles en copropriété et d’habitation, les associations de copropriétaires (HOA), les logements étudiants et les résidences gérées
- Rempli par
- Le résident qui effectue la réservation
- Temps nécessaire
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Choix de l’équipement, date et horaires, nombre et noms des invités, coordonnées et assurance des prestataires, règlement et signature
Qui utilise un formulaire réservation d’équipements de l’immeuble ?
- Un concierge d’immeuble en copropriété qui enregistre les réservations de la salle des fêtes des résidents
- Une association de copropriétaires (HOA) qui gère les réservations de la salle commune et de la piscine
- Un immeuble locatif qui permet aux résidents de réserver la suite d’accueil
- Une résidence étudiante qui gère les réservations de salles d’étude et d’espaces barbecue
- Un gestionnaire immobilier qui recueille les attestations d’assurance des prestataires avant les événements dans les espaces communs
- Une association de résidents qui consigne qui a utilisé un espace partagé et quand
Questions de ce formulaire réservation d’équipements de l’immeuble
22 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Vos coordonnées
- Votre nom*
- Numéro de logement / d’appartement*
- Téléphone*
- E-mail*
2 Réservation
- Quel espace souhaitez-vous réserver ?* Salle commune / salle des fêtes · Suite pour invités · Barbecue ou espace extérieur · Salle de sport ou studio de fitness · Espace piscine · Toit-terrasse · Salle de réunion ou de coworking · Court de tennis ou terrain de sport · Autre
- Quel espace ?* affichée uniquement si applicable
- Date*
- Date de départ* affichée uniquement si applicable
- Heure de début*
- Heure de fin*
- Autre date, si celle-ci n’est pas disponible
- Motif Réunion privée · Anniversaire ou célébration · Réunion · Invités passant la nuit · Entraînement personnel ou exercice · Autre
- Nombre d’invités (sans vous compter)*
- Noms des invités
3 Détails et règles de l’événement
- De l’alcool sera-t-il servi ?
- Y aura-t-il de la musique amplifiée ?
- Ferez-vous appel à un traiteur, à un DJ ou à d’autres prestataires ?
- Noms des prestataires et ce qu’ils apporteront affichée uniquement si applicable
- Attestation d’assurance du prestataire affichée uniquement si applicable
- Installation ou demandes particulières
- Règles applicables à l’espace*
- Signature
Le formulaire réservation d’équipements de l’immeuble, page par page
1 Vos coordonnées
Nom, numéro de logement, téléphone et adresse e-mail.
2 Réservation
Que souhaitez-vous réserver ? (Autre permet d’indiquer un autre équipement), la Date et une date de départ pour la suite d’accueil. Puis l’heure de début, l’heure de fin, une autre date, le motif, le nombre d’invités et, facultativement, leurs noms.
3 Détails de l’événement et règlement
Indiquez si de l’alcool sera servi ou si de la musique amplifiée sera diffusée, et si un traiteur, un DJ ou d’autres prestataires seront présents — une réponse positive demande leurs coordonnées et une attestation d’assurance. Précisez l’installation ou les demandes particulières, acceptez le règlement de l’équipement et ajoutez éventuellement une signature.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la liste des équipements par les espaces disponibles dans votre immeuble et supprimez ceux que vous n’avez pas
- Indiquez les heures d’ouverture, les frais et les dépôts dans un paragraphe de la page de réservation
- Rendez les noms des invités obligatoires si votre accueil en a besoin
- Rendez l’assurance des prestataires obligatoire si le règlement de votre immeuble l’exige
- Ajoutez un lien vers le règlement complet de l’équipement dans la déclaration de consentement
- Adaptez le texte d’aide sur l’arrivée et le départ de la suite d’accueil aux horaires habituels de votre immeuble
Conseils pour un meilleur formulaire réservation d’équipements de l’immeuble
- Confirmez ou refusez rapidement chaque demande afin que les résidents puissent s’organiser
- Surveillez l’autre date : cela évite une série d’e-mails lorsque le premier choix n’est plus disponible
- Vérifiez l’assurance des prestataires avant le jour prévu, et non à leur arrivée
- Inspectez l’espace après les réservations réunissant beaucoup d’invités afin que les éventuels dommages soient constatés équitablement
- Utilisez les demandes enregistrées pour voir quels équipements sont les plus demandés
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque le résident envoie sa demande, FileIt enregistre dans le dossier de votre choix un PDF de la demande de réservation — équipement, date et horaires, invités, prestataires, fichiers importés et accord avec le règlement — et vous l’envoie par e-mail. Le résident peut en recevoir une copie.
La gestion vérifie ensuite le calendrier et confirme la réservation. FileIt ne conserve pas de calendrier de réservations et n’empêche pas les doubles réservations ; vérifiez donc les disponibilités dans votre propre calendrier avant de répondre.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Réservation d’équipements de l’immeuble : questions fréquentes
Ce formulaire de réservation d’équipements est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage de l’application Forms de FileIt, disponible avec tous les forfaits, et chaque question peut être modifiée.
Empêche-t-il deux résidents de réserver le même créneau ?
Non. Il recueille les demandes de réservation ; la gestion vérifie les disponibilités et confirme chaque demande.
Puis-je demander un dépôt via le formulaire ?
Non. Le règlement indique que tout dépôt ou frais est confirmé avec la réservation — percevez-le comme vous le faites habituellement.
Les résidents peuvent-ils inscrire leurs invités ?
Oui. Un champ facultatif permet d’indiquer les noms des invités et vous pouvez le rendre obligatoire.
Est-il possible de téléverser l’assurance des prestataires ?
Oui. Lorsqu’un résident indique que des prestataires seront présents, le formulaire demande leurs coordonnées et permet de téléverser une attestation d’assurance.
Les résidents doivent-ils avoir un compte ?
Non. Partagez le lien public, par exemple dans la newsletter des résidents ou dans le hall.