Apakah templat borang tempahan kemudahan bangunan?
Kemudahan bersama berfungsi dengan lebih baik apabila semua orang menempahnya dengan cara yang sama. Templat ini menyediakan satu borang untuk rumah kelab, bilik tetamu, kawasan BBQ, gim, kolam renang, teres bumbung, bilik mesyuarat atau gelanggang sukan, lengkap dengan tarikh, waktu mula dan tamat, serta tarikh alternatif sekiranya tarikh pertama telah ditempah. Tempahan bilik tetamu juga meminta tarikh daftar keluar.
Penduduk menyatakan tujuan acara, jumlah tetamu yang dibawa dan, jika diperlukan oleh bangunan, nama tetamu untuk kaunter hadapan. Halaman terakhir menyenaraikan perkara yang biasanya perlu diketahui oleh pihak pengurusan — alkohol, muzik berpenguat suara, katerer atau DJ — serta meminta butiran vendor dan sijil insurans apabila berkaitan. Penduduk bersetuju untuk mengawasi tetamu, meninggalkan ruang dalam keadaan bersih serta membayar kos kerosakan atau pembersihan tambahan.
Setiap permintaan disimpan ke FileIt sebagai PDF supaya pejabat bangunan mempunyai rekod tentang siapa yang menempah apa dan perkara yang dipersetujuinya.
- Sesuai untuk
- Bangunan kondominium dan pangsapuri, persatuan pemilik rumah (HOA), perumahan pelajar dan komuniti yang diuruskan
- Diisi oleh
- Penduduk yang membuat tempahan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3 minit
- Termasuk
- Pilihan kemudahan, tarikh dan waktu, jumlah serta nama tetamu, butiran dan insurans vendor, peraturan dan tandatangan
Siapa yang menggunakan borang tempahan kemudahan bangunan?
- Perkhidmatan concierge kondominium yang menerima tempahan bilik parti daripada penduduk
- Persatuan pemilik rumah (HOA) yang mengurus tempahan rumah kelab dan kolam renang
- Bangunan sewa untuk didiami yang membolehkan penduduk menempah bilik tetamu
- Perumahan pelajar yang mengurus tempahan bilik belajar dan kawasan BBQ
- Pengurus hartanah yang mengumpulkan insurans vendor sebelum acara di kawasan umum
- Persatuan komuniti yang merekodkan siapa menggunakan ruang bersama dan bila
Soalan dalam borang tempahan kemudahan bangunan ini
22 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Butiran anda
- Nama anda*
- Nombor unit / apartmen*
- Telefon*
- E-mel*
2 Tempahan
- Apakah yang ingin anda tempah?* Rumah kelab / bilik parti · Suite tetamu · Kawasan BBQ atau luar · Gim atau studio kecergasan · Kawasan kolam renang · Teres bumbung · Bilik mesyuarat atau kerja bersama · Gelanggang tenis atau sukan · Lain-lain
- Kemudahan yang manakah?* hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh*
- Tarikh daftar keluar* hanya ditanya jika berkenaan
- Masa mula*
- Masa tamat*
- Tarikh alternatif, jika tarikh tersebut telah ditempah
- Acara Perhimpunan persendirian · Hari jadi atau sambutan · Mesyuarat · Tetamu bermalam · Latihan peribadi atau senaman · Lain-lain
- Bilangan tetamu (tidak termasuk anda)*
- Nama tetamu
3 Butiran acara & peraturan
- Adakah alkohol akan dihidangkan?
- Adakah muzik menggunakan penguat suara akan dimainkan?
- Adakah anda menggunakan khidmat katering, DJ atau vendor lain?
- Nama vendor dan perkara yang dibawa hanya ditanya jika berkenaan
- Sijil insurans vendor hanya ditanya jika berkenaan
- Persediaan atau permintaan khas
- Peraturan kemudahan*
- Tandatangan
Borang tempahan kemudahan bangunan, halaman demi halaman
1 Butiran anda
Nama, nombor unit, telefon dan e-mel.
2 Tempahan
Apakah yang ingin anda tempah? (Pilihan Lain meminta kemudahan yang dikehendaki), Tarikh dan tarikh daftar keluar untuk bilik tetamu. Kemudian waktu Mula, waktu Tamat, tarikh alternatif, Tujuan acara, Bilangan tetamu dan nama tetamu secara pilihan.
3 Butiran acara & peraturan
Sama ada alkohol akan dihidangkan atau muzik berpenguat suara dimainkan, serta sama ada katerer, DJ atau vendor lain akan hadir — jawapan ya akan meminta butiran mereka dan sijil insurans. Persediaan atau permintaan khas, persetujuan terhadap peraturan kemudahan dan tandatangan secara pilihan.
Ubah suai templat ini
- Gantikan senarai kemudahan dengan ruang yang terdapat di bangunan anda dan keluarkan kemudahan yang tiada
- Letakkan waktu operasi, yuran dan deposit dalam perenggan pada halaman tempahan
- Jadikan nama tetamu wajib diisi jika kaunter hadapan anda memerlukannya
- Jadikan insurans vendor wajib jika polisi bangunan anda menetapkannya
- Tambahkan pautan kepada peraturan kemudahan lengkap dalam pernyataan persetujuan
- Ubah teks bantuan daftar masuk dan daftar keluar bilik tetamu kepada waktu standard bangunan anda
Petua untuk borang tempahan kemudahan bangunan yang lebih baik
- Sahkan atau tolak setiap permintaan dengan segera supaya penduduk boleh membuat perancangan
- Perhatikan tarikh alternatif — ini mengelakkan pusingan e-mel tambahan apabila pilihan pertama telah ditempah
- Semak insurans vendor sebelum hari acara, bukan ketika mereka tiba
- Periksa ruang selepas tempahan yang melibatkan jumlah tetamu lebih ramai supaya sebarang kerosakan direkodkan dengan adil
- Gunakan permintaan yang disimpan untuk melihat kemudahan yang paling mendapat permintaan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila penduduk menghantar borang, FileIt menyimpan PDF permintaan tempahan — kemudahan, tarikh dan waktu, tetamu, vendor, muat naik dan persetujuan terhadap peraturan — dalam folder pilihan anda serta menghantar e-mel kepada anda. Penduduk boleh mendapatkan salinan.
Pihak pengurusan kemudian menyemak kalendar dan membuat pengesahan. FileIt tidak menyimpan kalendar tempahan atau menyekat tempahan berganda, jadi sahkan ketersediaan dalam kalendar anda sendiri sebelum membalas.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Tempahan kemudahan bangunan: soalan lazim
Adakah borang tempahan kemudahan ini percuma?
Ya. Ini ialah templat permulaan dalam aplikasi Forms FileIt untuk setiap pelan, dan setiap soalan boleh diedit.
Adakah borang ini menghalang dua penduduk daripada menempah slot yang sama?
Tidak. Borang ini mengumpulkan permintaan tempahan; pihak pengurusan menyemak ketersediaan dan mengesahkan setiap permintaan.
Bolehkah saya mengambil deposit melalui borang ini?
Tidak. Pernyataan peraturan menyatakan bahawa sebarang deposit atau yuran akan disahkan bersama tempahan — kutipnya dengan cara yang biasanya anda gunakan.
Bolehkah penduduk menyenaraikan tetamu mereka?
Ya. Terdapat medan nama tetamu secara pilihan yang boleh anda jadikan wajib.
Bolehkah insurans vendor dimuat naik?
Ya. Apabila penduduk menyatakan bahawa vendor akan hadir, borang ini meminta butiran mereka dan muat naik sijil insurans.
Adakah penduduk memerlukan akaun?
Tidak. Kongsikan pautan awam, contohnya dalam surat berita penduduk atau di lobi.