Quel est le modèle de formulaire fiche de commentaire pour une réunion publique ?
Les réunions publiques se déroulent mieux lorsque les commentaires sont reçus à l’avance et présentés de manière uniforme. Les membres ont le temps de les lire, la présidence sait qui souhaite prendre la parole et le secrétaire n’a pas à retaper les e-mails dans les dossiers de réunion. Cette fiche de commentaire pour réunion publique remplace en ligne, avant le début de la réunion, la fiche papier disponible au fond de la salle.
Chaque commentaire indique la réunion, sa date et le point à l’ordre du jour, ainsi que la position de la personne : favorable, opposée ou neutre avec une question. Les participants peuvent joindre des documents ou des photos — d’un nid-de-poule, d’un plan d’aménagement ou d’une page de pétition — et demander à prendre la parole, en personne ou en ligne, en précisant s’ils ont besoin d’une boucle à induction ou d’un accès sans marches. Un avis obligatoire relatif au dossier public explique ce qui peut être lu à voix haute ou publié, et précise que les adresses e-mail et les numéros de téléphone ne le seront pas.
Chaque commentaire est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui fournit au secrétaire une trace datée pour les dossiers de réunion.
- Idéal pour
- Les conseils municipaux et paroissiaux, les conseils d’établissement, les associations de résidents, les associations de propriétaires (HOAs) et les forums communautaires
- Rempli par
- Les habitants, les chefs d’entreprise et les organisations
- Temps nécessaire
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Le point à l’ordre du jour et la position, les pièces jointes, la demande de parole avec les besoins d’accessibilité, le consentement à l’inscription au dossier public
Qui utilise un formulaire fiche de commentaire pour une réunion publique ?
- Un conseil municipal recueillant des commentaires avant une commission d’urbanisme
- Un conseil d’établissement recueillant les questions des parents sur un point budgétaire
- Une association de résidents recueillant les avis avant son assemblée annuelle
- Une association de logement consultant les habitants sur l’amélioration de ses ensembles immobiliers
- Un forum de quartier établissant une liste d’intervenants pour un point très disputé à l’ordre du jour
Questions de ce formulaire fiche de commentaire pour une réunion publique
17 questions sur 2 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Vous êtes* Un résident local · Un propriétaire d’entreprise locale · Un représentant d’une organisation · Un visiteur
- Organisation* affichée uniquement si applicable
- Quartier, rue ou code postal
- E-mail, si vous souhaitez une réponse
- Téléphone
2 Votre commentaire
- Réunion*
- Date de la réunion*
- Numéro ou sujet du point à l’ordre du jour*
- Votre position* Pour · Contre · Neutre — une question ou un commentaire
- Votre commentaire ou question*
- Documents ou photos à l’appui
- Souhaitez-vous prendre la parole lors de la réunion ?*
- Comment participerez-vous ?* affichée uniquement si applicable En personne · En ligne
- Avez-vous besoin de quelque chose pour participer ? affichée uniquement si applicable
- Souhaitez-vous recevoir une réponse écrite ? affichée uniquement si applicable
- Dossier public*
Le formulaire fiche de commentaire pour une réunion publique, page par page
1 À propos de vous
La personne indique son nom et choisit « Vous êtes » : un habitant du secteur, un chef d’entreprise local, une personne représentant une organisation (qui demande son nom) ou un visiteur. Elle peut ajouter un quartier, une rue ou un code postal, une adresse « E-mail, si vous souhaitez une réponse » et un numéro de téléphone.
2 Votre commentaire
Le commentaire est associé à la « Réunion », à la « Date de la réunion » et au « Numéro ou sujet du point à l’ordre du jour ». « Votre position » propose les choix favorable, opposée ou neutre pour une question ou un commentaire. « Votre commentaire ou question » accepte jusqu’à 3,000 caractères, et jusqu’à trois documents ou photos justificatifs peuvent être joints.
La question « Souhaitez-vous prendre la parole lors de la réunion ? » est obligatoire. Une réponse positive demande « Comment participerez-vous ? », en personne ou en ligne, avec une aide précisant que les intervenants disposent généralement de trois minutes et sont appelés dans l’ordre. Le formulaire demande également ce dont la personne pourrait avoir besoin pour participer. Toute personne ayant indiqué une adresse e-mail doit préciser si elle souhaite recevoir une réponse écrite. Chaque commentaire se termine par le consentement relatif au dossier public : le nom et le commentaire peuvent être lus à voix haute, partagés et publiés avec les dossiers ou les procès-verbaux de la réunion, mais l’adresse e-mail et le numéro de téléphone ne le seront pas.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la durée et l’ordre des prises de parole dans le texte d’aide pour les adapter à votre règlement intérieur
- Transformez le champ de réunion en liste déroulante des prochaines réunions
- Définissez une date de clôture pour la période de commentaires de chaque réunion
- Modifiez l’avis relatif au dossier public afin qu’il corresponde à votre mode de publication des dossiers
- Classez les commentaires dans un dossier par réunion afin que le secrétaire les ait tous au même endroit
Conseils pour un meilleur formulaire fiche de commentaire pour une réunion publique
- Publiez le lien avec l’ordre du jour et clôturez les commentaires la veille afin de pouvoir les diffuser
- Utilisez l’exportation CSV pour regrouper les commentaires par point à l’ordre du jour et par position
- Envoyez à l’avance à la présidence la liste des intervenants et leurs besoins en matière d’accessibilité
- Répondez dans un délai défini aux personnes qui ont demandé une réponse écrite
- Gardez une fiche papier lors de la réunion pour les personnes qui ne sont pas en ligne, puis ajoutez ces commentaires manuellement
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque commentaire devient un PDF dans votre coffre-fort, avec les documents joints, et le secrétaire est averti par e-mail. Toute personne ayant fourni une adresse e-mail reçoit une copie de son commentaire.
Dans le tableau des réponses, vous pouvez effectuer une recherche par point à l’ordre du jour, nom ou secteur. Exportez les données au format CSV pour compter les commentaires favorables et défavorables pour chaque point, dresser la liste des intervenants et préparer le résumé destiné aux membres.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Fiche de commentaire pour une réunion publique : questions fréquentes
Ce modèle de fiche de commentaire public est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans chaque compte FileIt, y compris avec l’offre gratuite.
Les participants peuvent-ils commenter anonymement ?
Le modèle demande un nom, car la plupart des réunions publiques en exigent un. Vous pouvez rendre le nom facultatif dans le concepteur si votre règlement autorise les commentaires anonymes.
L’envoi garantit-il un créneau de parole ?
Non. Le formulaire enregistre la demande. Le texte d’aide explique que la présidence appelle les intervenants dans l’ordre, et votre règlement intérieur détermine le reste.
Les participants peuvent-ils joindre des photos ou des plans ?
Oui. Jusqu’à trois fichiers — PDF, images ou documents Word — peuvent être joints à chaque commentaire.
Les adresses e-mail seront-elles publiées ?
L’avis relatif au dossier public précise qu’elles ne le seront pas. Veillez à ce que votre secrétaire en tienne compte lors de la préparation des dossiers de réunion.
Puis-je réutiliser le formulaire pour chaque réunion ?
Oui. La réunion et sa date font partie de chaque commentaire : un seul formulaire peut donc servir pour toutes vos réunions, ou vous pouvez le dupliquer pour chaque réunion.