¿Qué es la plantilla del formulario de tarjeta de comentarios para reuniones públicas?
Las reuniones públicas funcionan mejor cuando los comentarios llegan con antelación y con un formato uniforme. Los miembros tienen tiempo para leerlos, la presidencia sabe quién quiere intervenir y la secretaría no tiene que volver a escribir los correos en la documentación de la reunión. Esta tarjeta de comentarios para reuniones públicas cumple online, antes de que empiece la reunión, la misma función que la tarjeta de papel al fondo de la sala.
Cada comentario indica la reunión, su fecha y el punto del orden del día, y señala la postura de la persona: a favor, en contra o neutral con una pregunta. Se pueden adjuntar documentos o fotos —de un bache, un plano urbanístico o una página de firmas— y solicitar intervenir, en persona u online, con espacio para indicar si se necesita un bucle magnético o acceso sin escalones. Un aviso obligatorio sobre el registro público explica qué se puede leer en voz alta o publicar, y que las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono no se publicarán.
Cada comentario se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, lo que proporciona a la secretaría un registro fechado para la documentación de la reunión.
- Ideal para
- Ayuntamientos y juntas parroquiales, consejos escolares, asociaciones de residentes, asociaciones de propietarios y foros comunitarios
- Lo rellenan
- Residentes, propietarios de negocios y organizaciones
- Tiempo para completarlo
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Punto del orden del día y postura, archivos adjuntos, solicitud para intervenir con necesidades de accesibilidad y consentimiento para el registro público
¿Quién usa un formulario de tarjeta de comentarios para reuniones públicas?
- Un ayuntamiento que recopila comentarios antes de una comisión de urbanismo
- Un consejo escolar que recibe preguntas de las familias sobre una partida presupuestaria
- Una asociación de residentes que recopila opiniones antes de su reunión anual
- Una asociación de vivienda que consulta sobre mejoras en el conjunto residencial
- Un foro vecinal que organiza una lista de participantes para un punto del orden del día polémico
Preguntas de este formulario de tarjeta de comentarios para reuniones públicas
17 preguntas en 2 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Eres* Residente local · Propietario de un negocio local · Hablas en representación de una organización · Visitante
- Organización* solo se pregunta cuando corresponde
- Barrio, calle o código postal
- Correo electrónico, si quieres recibir una respuesta
- Teléfono
2 Tu comentario
- Reunión*
- Fecha de la reunión*
- Número o tema del punto del orden del día*
- Tu postura* A favor · En contra · Neutral — una pregunta o comentario
- Tu comentario o pregunta*
- Documentos o fotos de apoyo
- ¿Te gustaría intervenir en la reunión?*
- ¿Cómo asistirás?* solo se pregunta cuando corresponde En persona · En línea
- ¿Necesitas algo para participar? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te gustaría recibir una respuesta por escrito? solo se pregunta cuando corresponde
- Registro público*
El formulario tarjeta de comentarios para reuniones públicas, página por página
1 Sobre ti
La persona indica su nombre y elige «Eres»: residente local, propietario de un negocio local, representante de una organización (que solicita su nombre) o visitante. Puede añadir un barrio, calle o código postal, un «Correo electrónico, si quieres recibir una respuesta» y un número de teléfono.
2 Tu comentario
El comentario se vincula a la «Reunión», la «Fecha de la reunión» y el «Número o tema del punto del orden del día». «Tu postura» ofrece las opciones a favor, en contra o neutral para una pregunta o comentario. «Tu comentario o pregunta» permite escribir hasta 3.000 caracteres, y se pueden adjuntar hasta tres documentos o fotos de apoyo.
«¿Quieres intervenir en la reunión?» es obligatorio. Si se responde que sí, se pregunta «¿Cómo asistirás?»: en persona u online, con un texto de ayuda que indica que normalmente las intervenciones duran tres minutos y se llama a los participantes por orden. También se pregunta si se necesita algo para participar. A quien haya dejado un correo electrónico se le pregunta si desea recibir una respuesta por escrito. Todos los comentarios terminan con el consentimiento para el registro público: el nombre y el comentario pueden leerse en voz alta, compartirse y publicarse con la documentación o las actas de la reunión, pero el correo electrónico y el teléfono no se publicarán.
Personaliza la plantilla
- Cambia el tiempo y el orden de las intervenciones en el texto de ayuda para adaptarlos a tu reglamento interno
- Convierte el campo de reunión en un menú desplegable con las próximas reuniones
- Establece una fecha límite para el periodo de comentarios de cada reunión
- Edita el aviso sobre el registro público para que coincida con la forma en que publicas la documentación
- Guarda los comentarios en una carpeta por reunión para que la secretaría los tenga todos juntos
Consejos para mejorar tu formulario tarjeta de comentarios para reuniones públicas
- Publica el enlace junto con el orden del día y cierra los comentarios un día antes para poder distribuirlos
- Usa la exportación CSV para agrupar los comentarios por punto del orden del día y postura
- Envía a la presidencia con antelación la lista de participantes y sus necesidades de accesibilidad
- Responde dentro de un plazo establecido a las personas que hayan solicitado una respuesta por escrito
- Deja una tarjeta de papel en la reunión para quienes no estén online y añade esos comentarios manualmente
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada comentario se convierte en un PDF en tu bóveda, con los documentos adjuntos, y la secretaría recibe una notificación por correo electrónico. Todas las personas que hayan proporcionado una dirección de correo reciben una copia de su comentario.
En la tabla de respuestas puedes buscar por punto del orden del día, nombre o zona. Exporta a CSV para contar los comentarios a favor y en contra de cada punto, elaborar la lista de participantes y preparar el resumen para los miembros.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Tarjeta de comentarios para reuniones públicas: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de tarjeta de comentarios públicos?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la app Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Se pueden enviar comentarios de forma anónima?
La plantilla solicita un nombre, ya que la mayoría de las reuniones públicas exigen uno. Puedes hacer que el nombre sea opcional en el diseñador si tus normas permiten comentarios anónimos.
¿Enviar el formulario garantiza un turno para intervenir?
No. El formulario registra la solicitud. El texto de ayuda explica que la presidencia llama a los participantes por orden, y tu reglamento interno determina el resto.
¿Se pueden adjuntar fotos o planos?
Sí. Se pueden adjuntar hasta tres archivos —PDF, imágenes o documentos de Word— a cada comentario.
¿Se publicarán las direcciones de correo electrónico?
El aviso sobre el registro público indica que no. Asegúrate de que la secretaría respete esta indicación al preparar la documentación de la reunión.
¿Puedo reutilizar el formulario para cada reunión?
Sí. La reunión y la fecha forman parte de cada comentario, así que un solo formulario puede servir para todas tus reuniones, o puedes duplicarlo para cada reunión.