Apakah templat borang kad ulasan mesyuarat awam?
Mesyuarat awam berjalan lebih lancar apabila ulasan diterima lebih awal dan dalam format yang seragam. Ahli mempunyai masa untuk membacanya, pengerusi tahu siapa yang mahu bercakap, dan setiausaha tidak perlu menaip semula e-mel ke dalam dokumen mesyuarat. Kad ulasan mesyuarat awam ini menggantikan kad kertas di bahagian belakang dewan — dalam talian dan sebelum mesyuarat bermula.
Setiap ulasan menyatakan nama mesyuarat, tarikhnya dan perkara agenda, serta pendirian seseorang: menyokong, membantah atau berkecuali dengan soalan. Orang ramai boleh melampirkan dokumen atau foto — tentang jalan berlubang, lukisan perancangan atau halaman petisyen — dan memohon untuk bercakap secara bersemuka atau dalam talian, dengan ruang untuk menyatakan keperluan gelung pendengaran atau akses tanpa tangga. Notis rekod awam yang wajib menerangkan perkara yang mungkin dibacakan atau diterbitkan, serta bahawa alamat e-mel dan nombor telefon tidak akan diterbitkan.
Setiap ulasan difailkan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, memberikan setiausaha rekod bertarikh untuk dokumen mesyuarat.
- Sesuai untuk
- Majlis bandar dan paroki, lembaga sekolah, persatuan penduduk, persatuan pemilik rumah (HOA) dan forum komuniti
- Diisi oleh
- Penduduk, pemilik perniagaan dan organisasi
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3 minit
- Termasuk
- Perkara agenda dan pendirian, lampiran, permohonan bercakap dengan keperluan akses, persetujuan rekod awam
Siapa yang menggunakan borang kad ulasan mesyuarat awam?
- Majlis bandar mengumpulkan ulasan sebelum mesyuarat jawatankuasa perancangan
- Lembaga sekolah menerima soalan daripada ibu bapa tentang perkara belanjawan
- Persatuan penduduk mengumpulkan pandangan sebelum mesyuarat tahunannya
- Rundingan persatuan perumahan tentang penambahbaikan kawasan perumahan
- Forum kejiranan menyediakan senarai penceramah untuk perkara agenda yang hangat
Soalan dalam borang kad ulasan mesyuarat awam ini
17 soalan dalam 2 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- Anda ialah* Penduduk tempatan · Pemilik perniagaan tempatan · Mewakili organisasi · Pelawat
- Organisasi* hanya ditanya jika berkenaan
- Kejiranan, jalan atau poskod
- E-mel, jika anda ingin menerima jawapan
- Telefon
2 Komen anda
- Mesyuarat*
- Tarikh mesyuarat*
- Nombor atau topik perkara agenda*
- Pendirian anda* Sokong · Bantah · Neutral — soalan atau komen
- Komen atau soalan anda*
- Dokumen atau foto sokongan
- Adakah anda ingin bercakap dalam mesyuarat?*
- Bagaimanakah anda akan hadir?* hanya ditanya jika berkenaan Secara bersemuka · Dalam talian
- Adakah apa-apa yang anda perlukan untuk mengambil bahagian? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda ingin menerima jawapan bertulis? hanya ditanya jika berkenaan
- Rekod awam*
Borang kad ulasan mesyuarat awam, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Individu tersebut memberikan nama dan memilih "Anda ialah": penduduk tempatan, pemilik perniagaan tempatan, bercakap bagi pihak organisasi (yang meminta namanya), atau pelawat. Mereka boleh menambah nama kejiranan, jalan atau poskod, "E-mel, jika anda mahu balasan" dan nombor telefon.
2 Ulasan anda
Ulasan dikaitkan dengan "Mesyuarat", "Tarikh mesyuarat" dan "Nombor atau topik perkara agenda". "Pendirian anda" menawarkan pilihan menyokong, membantah atau berkecuali untuk soalan atau ulasan. "Ulasan atau soalan anda" membenarkan sehingga 3,000 aksara, dan sehingga tiga dokumen sokongan atau foto boleh dilampirkan.
"Adakah anda mahu bercakap dalam mesyuarat ini?" ialah soalan wajib. Jawapan ya akan meminta "Bagaimanakah anda akan hadir?", secara bersemuka atau dalam talian, dengan teks bantuan yang menyatakan bahawa penceramah biasanya diberikan tiga minit dan dipanggil mengikut turutan. Borang ini turut bertanya tentang apa-apa keperluan untuk mengambil bahagian. Sesiapa yang memberikan e-mel akan ditanya sama ada mereka mahu menerima balasan bertulis. Setiap ulasan diakhiri dengan persetujuan rekod awam: nama dan ulasan boleh dibacakan, dikongsi dan diterbitkan bersama dokumen atau minit mesyuarat, tetapi e-mel dan telefon tidak akan diterbitkan.
Ubah suai templat ini
- Ubah masa dan turutan bercakap dalam teks bantuan agar sepadan dengan peraturan mesyuarat anda
- Tukar medan mesyuarat kepada menu lungsur yang mengandungi mesyuarat akan datang
- Tetapkan tarikh tutup tempoh ulasan bagi setiap mesyuarat
- Edit notis rekod awam agar sepadan dengan cara anda menerbitkan dokumen
- Failkan ulasan ke dalam folder mengikut mesyuarat supaya semuanya berada di satu tempat untuk setiausaha
Petua untuk borang kad ulasan mesyuarat awam yang lebih baik
- Terbitkan pautan bersama agenda dan tutup ulasan sehari lebih awal supaya ulasan boleh diedarkan
- Gunakan eksport CSV untuk mengumpulkan ulasan mengikut perkara agenda dan pendirian
- Hantar senarai penceramah serta keperluan akses mereka kepada pengerusi terlebih dahulu
- Balas kepada orang yang meminta balasan bertulis dalam tempoh yang ditetapkan
- Sediakan kad kertas di mesyuarat untuk mereka yang tidak berada dalam talian, dan masukkan ulasan tersebut secara manual
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap ulasan menjadi PDF dalam peti besi anda, bersama apa-apa dokumen yang dilampirkan, dan setiausaha akan dimaklumkan melalui e-mel. Sesiapa yang memberikan alamat e-mel akan menerima salinan ulasan mereka.
Dalam jadual Respons, anda boleh mencari mengikut perkara agenda, nama atau kawasan. Eksport ke CSV untuk mengira ulasan yang menyokong dan membantah setiap perkara, menyenaraikan penceramah, serta menyediakan ringkasan untuk ahli.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Kad ulasan mesyuarat awam: soalan lazim
Adakah templat kad ulasan mesyuarat awam ini percuma?
Ya. Templat ini ialah salah satu templat siap guna dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Bolehkah orang ramai memberikan ulasan tanpa nama?
Templat ini meminta nama kerana kebanyakan mesyuarat awam memerlukannya. Anda boleh menjadikan nama sebagai pilihan dalam pereka bentuk jika peraturan anda membenarkan ulasan tanpa nama.
Adakah penghantaran borang menjamin slot untuk bercakap?
Tidak. Borang ini merekodkan permohonan tersebut. Teks bantuan menerangkan bahawa pengerusi memanggil penceramah mengikut turutan, manakala peraturan mesyuarat anda menentukan perkara selebihnya.
Bolehkah orang ramai melampirkan foto atau pelan?
Ya. Sehingga tiga fail — PDF, imej atau dokumen Word — boleh dilampirkan pada setiap ulasan.
Adakah alamat e-mel akan diterbitkan?
Notis rekod awam menyatakan bahawa alamat e-mel tidak akan diterbitkan. Pastikan setiausaha anda mematuhinya semasa menyediakan dokumen mesyuarat.
Bolehkah saya menggunakan semula borang ini untuk setiap mesyuarat?
Ya. Mesyuarat dan tarikh merupakan sebahagian daripada setiap ulasan, jadi satu borang boleh digunakan untuk semua mesyuarat anda, atau anda boleh menduplikasikannya bagi setiap mesyuarat.