Apakah templat borang kehadiran mesyuarat kelab?
Banyak kelab memerlukan rekod tentang siapa yang hadir pada setiap mesyuarat: untuk korum dalam mesyuarat agung tahunan (AGM), bagi mematuhi peraturan keahlian tentang kehadiran, mengenal pasti ahli yang kerap hadir atau sekadar membuat susulan dengan pelawat. Borang ini diisi sekali bagi setiap mesyuarat oleh setiausaha atau sesiapa yang mengurus daftar, dan merekodkan tarikh, jenis mesyuarat, siapa yang hadir, siapa yang memaklumkan ketidakhadiran dan siapa yang berkunjung.
Borang ini disesuaikan mengikut mesyuarat. Mesyuarat dalam talian tidak memerlukan lokasi; mesyuarat hibrid meminta bilangan peserta yang menyertai dalam talian; mesyuarat yang tidak cukup korum meminta catatan tentang perkara yang berlaku pada keputusan; manakala pelawat membuka senarai dan bilangan mereka yang berminat untuk menyertai. Acara sosial pula tidak memerlukan soalan tentang korum.
Daftar setiap mesyuarat disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, dinamakan mengikut tarikh, dengan foto helaian daftar masuk kertas dilampirkan jika anda menggunakannya — sejarah kehadiran yang kemas dan mudah dicari tahun demi tahun.
- Sesuai untuk
- Kelab, persatuan, organisasi, kelab khidmat ala Rotary dan Lions, serta jawatankuasa
- Diisi oleh
- Setiausaha atau sesiapa yang mengurus daftar
- Masa untuk melengkapkan
- Kira-kira 5 minit bagi setiap mesyuarat
- Termasuk
- Jenis dan format mesyuarat, ahli yang hadir dan bilangan, ketidakhadiran bersebab, korum, pelawat, muat naik helaian daftar masuk
Siapa yang menggunakan borang kehadiran mesyuarat kelab?
- Kelab khidmat yang merekodkan kehadiran mesyuarat mingguan
- Persatuan yang mengesahkan korum dalam mesyuarat agung tahunan (AGM)
- Kelab buku atau kumpulan hobi yang menjejaki ahli yang kerap hadir
- Jawatankuasa yang menyimpan rekod ketidakhadiran bersebab untuk minit mesyuaratnya
- Kelab Toastmasters atau debat yang membuat susulan dengan pelawat
- Persatuan ibu bapa yang merekodkan kehadiran dalam mesyuarat setiap penggal
Soalan dalam borang kehadiran mesyuarat kelab ini
25 soalan dalam 3 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman.
1 Butiran mesyuarat
- Kelab atau persatuan*
- Tarikh mesyuarat*
- Masa mula
- Jenis mesyuarat* Mesyuarat biasa · Mesyuarat jawatankuasa · Mesyuarat agung tahunan (AGM) · Mesyuarat khas atau luar biasa · Aktiviti sosial atau acara
- Diadakan* Secara bersemuka · Dalam talian · Hibrid
- Tempat hanya ditanya jika berkenaan
- Direkodkan oleh*
- Peranan anda Setiausaha · Pengerusi · Bendahari · Ahli jawatankuasa · Ahli
- E-mel
2 Kehadiran
- Ahli yang hadir*
- Bilangan ahli yang hadir*
- Daripada jumlah tersebut, berapa orang yang menyertai secara dalam talian? hanya ditanya jika berkenaan
- Ketidakhadiran yang dimaklumkan
- Tidak hadir tanpa memberikan alasan
- Adakah mesyuarat ini cukup korum?* hanya ditanya jika berkenaan
- Apakah yang berlaku terhadap keputusan? hanya ditanya jika berkenaan
3 Pelawat & catatan
- Adakah terdapat pelawat atau tetamu?*
- Pelawat* hanya ditanya jika berkenaan
- Daripada jumlah tersebut, berapa orang yang berminat untuk menyertai? hanya ditanya jika berkenaan
- Penceramah atau pembentang jemputan
- Topik atau perkara dalam program
- Ahli baharu yang dialu-alukan
- Borang daftar kehadiran
- Catatan
- Mesyuarat seterusnya
Borang kehadiran mesyuarat kelab, halaman demi halaman
1 Butiran mesyuarat
Perekod memasukkan nama kelab, tarikh dan masa mula mesyuarat, kemudian memilih jenis mesyuarat — biasa, jawatankuasa, mesyuarat agung tahunan (AGM), khas atau sosial — serta sama ada mesyuarat itu diadakan secara bersemuka, dalam talian atau hibrid (mesyuarat bersemuka dan hibrid meminta lokasi). Mereka menambah nama, peranan dan e-mel.
2 Kehadiran
Perekod menyenaraikan ahli yang hadir, seorang pada setiap baris, dan memasukkan jumlah keseluruhan, serta bagi mesyuarat hibrid, bilangan yang menyertai dalam talian. Terdapat senarai untuk ketidakhadiran bersebab dan, secara pilihan, ketidakhadiran tanpa sebab. Kecuali untuk acara sosial, borang ini bertanya sama ada mesyuarat itu cukup korum; jika tidak, borang ini bertanya perkara yang berlaku pada keputusan.
3 Pelawat & nota
Jika terdapat pelawat, perekod menyenaraikan mereka bersama pihak yang menjemput, serta bilangan yang berminat untuk menyertai. Halaman ini turut merangkumi penceramah jemputan, topik, ahli baharu yang dialu-alukan, muat naik helaian daftar masuk, nota dan tarikh mesyuarat seterusnya.
Ubah suai templat ini
- Tetapkan nama kelab anda sebagai nilai lalai dalam soalan kelab, atau buangkannya jika borang ini hanya untuk kelab anda
- Gantikan senarai ahli yang hadir dengan senarai kotak pilihan ahli anda untuk mempercepatkan penandaan kehadiran
- Laraskan jenis mesyuarat agar sepadan dengan perlembagaan anda
- Hantar borang sebagai permintaan kepada setiausaha sebelum setiap mesyuarat
- Failkan daftar ke dalam folder mengikut tahun kelab
Petua untuk borang kehadiran mesyuarat kelab yang lebih baik
- Isinya semasa mesyuarat, bukan selepasnya — ketidakhadiran bersebab mudah terlupa
- Rekodkan bilangan ahli walaupun anda menyenaraikan nama; inilah yang biasanya diperlukan oleh peraturan korum
- Buat susulan dengan pelawat yang berminat untuk menyertai dalam tempoh seminggu
- Lampirkan helaian daftar masuk kertas semasa mesyuarat agung tahunan (AGM), apabila kehadiran mungkin penting untuk pengundian
- Simpan minit secara berasingan; borang ini ialah rekod kehadiran yang disimpan bersama minit
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Daftar setiap mesyuarat disimpan sebagai PDF dalam folder peti besi anda, dinamakan mengikut tarikh penghantaran, dan anda dimaklumkan melalui e-mel. Salinan responden dimatikan secara lalai kerana biasanya setiausaha ialah pemilik borang, tetapi anda boleh menghidupkannya.
Eksport jadual Responses kepada CSV untuk melihat jumlah kehadiran sepanjang tahun, atau mengira mesyuarat yang dihadiri setiap ahli bagi semakan keahlian.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Kehadiran mesyuarat kelab: soalan lazim
Adakah templat kehadiran mesyuarat kelab ini percuma?
Ya. Templat ini merupakan sebahagian daripada aplikasi Forms dalam setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Adakah borang ini untuk setiap ahli mendaftar masuk?
Borang ini direka sebagai satu daftar bagi setiap mesyuarat dan diisi oleh setiausaha. Untuk daftar masuk individu, ringkaskannya kepada nama dan tarikh mesyuarat, kemudian kongsikannya sebagai pautan awam atau kod QR.
Bolehkah borang ini merekodkan sama ada mesyuarat cukup korum?
Ya. Setiap mesyuarat kecuali acara sosial bertanya sama ada mesyuarat itu cukup korum, dan jika tidak, perkara yang berlaku pada keputusan.
Bolehkah saya melampirkan helaian daftar masuk kertas?
Ya. Muat naik foto atau imbasan, atau hamparan, dan fail itu akan dilampirkan pada PDF mesyuarat tersebut.
Adakah borang ini menggantikan minit mesyuarat?
Tidak. Borang ini merekodkan kehadiran; minit perbincangan dan keputusan hendaklah disimpan secara berasingan, contohnya menggunakan templat minit mesyuarat.