Quel est le modèle de formulaire présence aux réunions du club ?
De nombreux clubs doivent savoir qui a participé à chaque réunion : pour vérifier le quorum lors d’une assemblée générale annuelle (AGM), appliquer les règles de présence des membres, reconnaître les participants réguliers ou simplement reprendre contact avec les visiteurs. Le secrétaire, ou la personne chargée du registre, remplit ce formulaire une fois par réunion. Celui-ci indique la date, le type de réunion, les personnes présentes, celles qui ont envoyé leurs excuses et les visiteurs.
Le formulaire s’adapte à la réunion. Les réunions en ligne ignorent le lieu ; les réunions hybrides demandent combien de personnes ont participé en ligne ; lorsqu’une réunion n’a pas atteint le quorum, le formulaire demande ce qu’il est advenu des décisions ; les visiteurs ouvrent une liste et un décompte des personnes intéressées par une adhésion. Les événements sociaux ignorent entièrement la question du quorum.
Le registre de chaque réunion est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec un titre basé sur la date. Vous pouvez aussi y joindre une photo de la feuille de présence papier si vous en avez utilisé une : vous disposez ainsi d’un historique des présences propre et consultable, année après année.
- Idéal pour
- Clubs, associations, sociétés, clubs service de type Rotary et Lions, et comités
- Rempli par
- Le secrétaire ou la personne chargée du registre
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes par réunion
- Comprend
- Type et format de réunion, membres présents et décompte, excuses, quorum, visiteurs, importation de la feuille de présence
Qui utilise un formulaire présence aux réunions du club ?
- Un club service qui enregistre les présences à ses réunions hebdomadaires
- Une association qui confirme le quorum lors de son assemblée générale annuelle (AGM)
- Un club de lecture ou de loisirs qui suit ses participants réguliers
- Un comité qui conserve les excuses dans ses procès-verbaux
- Un club Toastmasters ou de débat qui reprend contact avec les visiteurs
- Une association de parents qui enregistre les présences aux réunions de chaque trimestre scolaire
Questions de ce formulaire présence aux réunions du club
25 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Détails de la réunion
- Club ou association*
- Date de la réunion*
- Heure de début
- Type de réunion* Réunion ordinaire · Réunion du comité · Assemblée générale annuelle (AGA) · Réunion spéciale ou extraordinaire · Événement ou rencontre sociale
- Mode* En présentiel · En ligne · Hybride
- Lieu affichée uniquement si applicable
- Enregistré par*
- Votre rôle Secrétaire · Président(e) · Trésorier(ère) · Membre du comité · Membre
2 Présences
- Membres présents*
- Nombre de membres présents*
- Parmi eux, combien ont participé en ligne ? affichée uniquement si applicable
- Excuses reçues
- Absents sans excuse
- La réunion a-t-elle atteint le quorum ?* affichée uniquement si applicable
- Qu'est-il advenu des décisions ? affichée uniquement si applicable
3 Visiteurs et notes
- Y avait-il des visiteurs ou des invités ?*
- Visiteurs* affichée uniquement si applicable
- Parmi eux, combien souhaitent adhérer ? affichée uniquement si applicable
- Intervenant invité ou présentateur
- Sujet ou point du programme
- Nouveaux membres accueillis
- Feuille de présence
- Notes
- Prochaine réunion
Le formulaire présence aux réunions du club, page par page
1 Détails de la réunion
La personne chargée du registre indique le nom du club, la date et l’heure de début de la réunion, puis choisit son type — ordinaire, comité, assemblée générale annuelle (AGM), spéciale ou sociale — ainsi que son format : en présentiel, en ligne ou hybride (les réunions en présentiel et hybrides demandent le lieu). Elle ajoute son nom, sa fonction et son adresse e-mail.
2 Présences
La personne chargée du registre indique les membres présents, un par ligne, ainsi que le total ; pour les réunions hybrides, elle précise aussi combien ont participé en ligne. Des listes permettent d’indiquer les excuses et, facultativement, les absences sans excuses. Sauf pour les événements sociaux, le formulaire demande si la réunion a atteint le quorum ; dans le cas contraire, il demande ce qu’il est advenu des décisions.
3 Visiteurs et notes
S’il y a eu des visiteurs, la personne chargée du registre les indique avec le nom de la personne qui les a invités, ainsi que le nombre de visiteurs intéressés par une adhésion. La page couvre également la présence d’un intervenant, le sujet abordé, les nouveaux membres accueillis, l’importation d’une feuille de présence, les notes et la date de la prochaine réunion.
Personnalisez le modèle
- Indiquez par défaut le nom de votre club dans la question consacrée au club, ou supprimez-la si le formulaire est réservé à votre club
- Remplacez la liste des membres présents par une liste à cases à cocher de vos membres pour accélérer le pointage
- Adaptez les types de réunion à vos statuts
- Envoyez le formulaire au secrétaire sous forme de demande avant chaque réunion
- Classez les registres dans un dossier pour chaque année du club
Conseils pour un meilleur formulaire présence aux réunions du club
- Remplissez-le pendant la réunion, et non après : il est facile d’oublier les excuses
- Notez le nombre de membres même si vous indiquez leurs noms ; c’est généralement ce que demandent les règles de quorum
- Recontactez dans la semaine les visiteurs intéressés par une adhésion
- Joignez la feuille de présence papier lors des assemblées générales annuelles (AGM), lorsque la présence peut avoir une incidence sur les votes
- Conservez les procès-verbaux séparément ; ce formulaire est le registre des présences qui les accompagne
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Le registre de chaque réunion est enregistré au format PDF dans le dossier de votre coffre-fort, avec un titre basé sur la date d’envoi, et vous recevez une notification par e-mail. La copie destinée au répondant est désactivée par défaut, car le secrétaire est généralement le propriétaire du formulaire, mais vous pouvez l’activer.
Exportez le tableau des réponses au format CSV pour consulter les chiffres de présence sur l’année ou compter les réunions auxquelles chaque membre a participé lors des évaluations des adhésions.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Présence aux réunions du club : questions fréquentes
Ce modèle de présence aux réunions de club est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie de l’application Forms incluse dans chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
Est-il prévu pour que chaque membre signe ?
Il est conçu comme un registre unique par réunion, rempli par le secrétaire. Pour une signature individuelle, réduisez-le au nom et à la date de la réunion, puis partagez-le au moyen d’un lien public ou d’un code QR.
Peut-il indiquer si une réunion a atteint le quorum ?
Oui. Toutes les réunions, à l’exception des événements sociaux, demandent si elles ont atteint le quorum et, dans le cas contraire, ce qu’il est advenu des décisions.
Puis-je joindre une feuille de présence papier ?
Oui. Importez une photo, une numérisation ou une feuille de calcul : elle sera jointe au PDF de la réunion.
Remplace-t-il les procès-verbaux de réunion ?
Non. Il enregistre les présences ; les discussions et décisions doivent être conservées séparément, par exemple avec le modèle de procès-verbal de réunion.