Quel est le modèle de formulaire registre de présence à une formation ?
Une formation qui n’est pas consignée peut tout aussi bien ne jamais avoir eu lieu, du moins lorsqu’un auditeur, un client ou un enquêteur pose la question. Une feuille de présence papier est utile, mais elle se perd et indique rarement le contenu abordé, la durée ou l’évaluation des participants. Ce modèle consigne toutes ces informations pour chaque session et les classe automatiquement.
Le formateur commence par renseigner les détails de la session : le cours, le type de formation, la date, la durée, le mode de réalisation et la personne qui l’a dispensée. Chaque participant dispose ensuite d’une courte section indiquant son nom, son identifiant ou service, sa présence, le résultat de son évaluation et sa signature à l’écran. Le formulaire peut accueillir six participants. Pour les groupes plus importants, vous pouvez importer une feuille papier signée pour les autres participants.
La dernière page indique le nombre de personnes invitées et présentes, la manière dont les acquis ont été évalués, les dates de délivrance et de renouvellement des certificats, le suivi des personnes absentes ou n’ayant pas validé la formation, ainsi que la signature du formateur.
- Idéal pour
- Causeries sécurité, intégrations, formations obligatoires, validations d’utilisation d’équipements et cours internes
- Rempli par
- Le formateur ou l’organisateur du cours, les participants signant sur le même appareil
- Durée de remplissage
- Environ 5 minutes, plus une signature par participant
- Comprend
- La présence, le résultat et la signature de chaque participant, les dates de délivrance et de renouvellement des certificats, ainsi qu’une déclaration du formateur
Qui utilise un formulaire registre de présence à une formation ?
- Consigner la présence à une causerie sécurité ou à un briefing de sécurité sur site
- Valider la session d’intégration des nouveaux employés
- Consigner les formations obligatoires de conformité, comme la sécurité incendie ou la protection des données
- Évaluer le personnel sur un équipement ou une machine avant qu’il ne l’utilise seul
- Consigner les sessions de développement professionnel continu (CPD) dispensées par des prestataires externes
- Conserver la preuve des formations pour les audits, les exigences des clients ou l’accréditation
Questions de ce formulaire registre de présence à une formation
61 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Session
- Intitulé du cours ou de la session*
- Type de formation* Intégration · Santé et sécurité · Conformité obligatoire · Compétences techniques ou professionnelles · Équipement ou machines · Leadership et management · Communication et compétences relationnelles · Autre
- Code ou version du cours
- Date*
- Durée (heures)*
- Heure de début
- Heure de fin
- Modalité* En présentiel · En ligne en direct · En situation de travail / pratique · Hybride
- Lieu ou lien de réunion
- Formation dispensée par* Formateur interne · Prestataire externe
- Organisme de formation* affichée uniquement si applicable
- Nom du formateur*
- Adresse e-mail du formateur*
2 Participants
- Nom complet*
- Identifiant du salarié ou service
- Présence* A participé à toute la session · A participé en partie · Est arrivé en retard · N’a pas participé
- Résultat de l’évaluation Validé / compétent · Pas encore compétent · Non évalué
- Signature du participant
- Ajouter un autre participant ?*
- Nom complet* affichée uniquement si applicable
- Identifiant du salarié ou service affichée uniquement si applicable
- Présence* affichée uniquement si applicable A participé à toute la session · A participé en partie · Est arrivé en retard · N’a pas participé
- Résultat de l’évaluation affichée uniquement si applicable Validé / compétent · Pas encore compétent · Non évalué
- Signature du participant affichée uniquement si applicable
- Ajouter un autre participant ?* affichée uniquement si applicable
- Nom complet* affichée uniquement si applicable
- Identifiant du salarié ou service affichée uniquement si applicable
- Présence* affichée uniquement si applicable A participé à toute la session · A participé en partie · Est arrivé en retard · N’a pas participé
- Résultat de l’évaluation affichée uniquement si applicable Validé / compétent · Pas encore compétent · Non évalué
- Signature du participant affichée uniquement si applicable
- Ajouter un autre participant ?* affichée uniquement si applicable
- Nom complet* affichée uniquement si applicable
- Identifiant du salarié ou service affichée uniquement si applicable
- Présence* affichée uniquement si applicable A participé à toute la session · A participé en partie · Est arrivé en retard · N’a pas participé
- Résultat de l’évaluation affichée uniquement si applicable Validé / compétent · Pas encore compétent · Non évalué
- Signature du participant affichée uniquement si applicable
- Ajouter un autre participant ?* affichée uniquement si applicable
- Nom complet* affichée uniquement si applicable
- Identifiant du salarié ou service affichée uniquement si applicable
- Présence* affichée uniquement si applicable A participé à toute la session · A participé en partie · Est arrivé en retard · N’a pas participé
- Résultat de l’évaluation affichée uniquement si applicable Validé / compétent · Pas encore compétent · Non évalué
- Signature du participant affichée uniquement si applicable
- Ajouter un autre participant ?* affichée uniquement si applicable
- Nom complet* affichée uniquement si applicable
- Identifiant du salarié ou service affichée uniquement si applicable
- Présence* affichée uniquement si applicable A participé à toute la session · A participé en partie · Est arrivé en retard · N’a pas participé
- Résultat de l’évaluation affichée uniquement si applicable Validé / compétent · Pas encore compétent · Non évalué
- Signature du participant affichée uniquement si applicable
- Plus de six participants ? affichée uniquement si applicable
- Feuille de présence signée pour les autres participants* affichée uniquement si applicable
3 Évaluation et suivi
- Nombre de personnes invitées
- Nombre de participants*
- Comment les acquis ont-ils été évalués ?* Non évalués · Test ou questionnaire écrit · Démonstration pratique · Observation en situation de travail · Questions-réponses
- Des certificats sont-ils délivrés ?
- Certificats valables jusqu’au affichée uniquement si applicable
- Formation de remise à niveau à prévoir
- Supports de cours, documents distribués ou sujets d’examen
- Suivi nécessaire
- Notes du formateur sur la session
- Déclaration du formateur*
- Signature du formateur*
Le formulaire registre de présence à une formation, page par page
1 Session
Le formateur renseigne le titre du cours ou de la session, le type de formation, le code ou la version du cours, la date, la durée en heures, les heures de début et de fin, ainsi que le mode de réalisation (en présentiel, en ligne en direct, sur le poste de travail ou mixte), avec le lieu ou le lien de réunion. Il indique si la formation a été dispensée en interne ou par un prestataire externe, en précisant le nom de ce dernier le cas échéant. Son propre nom et son adresse e-mail complètent la page.
2 Participants
Chaque section participant comprend le nom complet, l’identifiant salarié ou le service, la présence (complète, partielle, en retard ou absent), un résultat d’évaluation facultatif et la signature du participant. « Ajouter un autre participant ? » ouvre la section suivante, jusqu’à six participants. Pour les groupes plus importants, « Plus de six participants ? » demande une feuille de présence signée couvrant les autres personnes.
3 Évaluation et suivi
Le formateur saisit le nombre de personnes invitées et le nombre de personnes présentes, puis coche la manière dont les acquis ont été évalués. Si des certificats sont délivrés, le formulaire demande leur date d’expiration. Le formateur peut ajouter une date d’échéance pour le renouvellement, joindre les supports de cours ou les sujets d’examen, et indiquer les personnes qui doivent rattraper la formation ou repasser l’évaluation. Il termine par des notes sur la session, une déclaration certifiant l’exactitude du relevé et sa signature.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez vos cours habituels à une liste déroulante à la place du titre en texte libre
- Ajoutez un champ concernant l’exigence légale ou d’accréditation de la formation si vous en assurez le suivi
- Rendez obligatoire la date de renouvellement pour les formations qui doivent être répétées selon un calendrier
- Classez chaque registre dans un dossier par cours afin de regrouper tout l’historique des présences
- Ajoutez les RH ou le responsable de la sécurité aux notifications afin qu’ils voient chaque session au moment où elle est enregistrée
- Supprimez le champ du résultat d’évaluation pour les sessions où seule la présence est requise
Conseils pour un meilleur formulaire registre de présence à une formation
- Recueillez les signatures à la fin de la session afin de consigner fidèlement toute présence partielle
- Notez la version du cours, car son contenu peut évoluer et vous devrez peut-être prouver ce qui a été abordé à une date donnée
- Effectuez rapidement le suivi des absences et programmez la prochaine session avant que les participants n’oublient
- Inscrivez les dates de renouvellement dans l’agenda au moment où vous les consignez, et non lorsqu’elles sont dépassées
- Importez une copie des supports ou de l’évaluation afin de pouvoir démontrer ce qui a été enseigné
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque le formateur envoie le formulaire, FileIt enregistre le registre avec toutes les signatures au format PDF dans votre coffre-fort, ainsi que toute feuille de présence ou tout support importé, et avertit le propriétaire du formulaire. Le formateur en reçoit une copie.
Les coordinateurs de formation consultent généralement les registres dans le tableau des réponses, en filtrant par cours, date ou formateur. Lorsqu’une personne demande si quelqu’un a suivi une formation et à quelle date, le relevé signé se retrouve rapidement.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Registre de présence à une formation : questions fréquentes
Ce registre de présence à une formation est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt pour chaque compte, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier toutes les questions.
Les participants doivent-ils avoir un compte FileIt pour signer ?
Non. Le formateur ouvre le formulaire sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur portable, et chaque participant signe à l’écran, sans qu’aucun compte ne soit nécessaire.
Combien de participants puis-je enregistrer ?
Six participants disposent de leur propre section avec signature. Pour les groupes plus importants, importez une feuille de présence signée pour les autres personnes.
Puis-je l’utiliser pour une formation en ligne ?
Oui. Choisissez En ligne en direct comme mode de réalisation. Pour les participants à distance, vous pouvez éventuellement ignorer les signatures à l’écran et vous appuyer sur le statut de présence ainsi que sur un export des présences importé.
Le formulaire délivre-t-il des certificats ?
Non. Il indique si des certificats sont délivrés et leur date d’expiration. Les certificats eux-mêmes sont produits dans le cadre de votre propre processus ou par votre prestataire.
Puis-je enregistrer les résultats des évaluations ?
Oui. Chaque participant dispose d’un résultat facultatif, et la dernière page indique la manière dont les acquis ont été évalués.