Quel est le modèle de formulaire demande de formation ?
Demander à participer à une formation ou à une conférence se résume souvent à une brève discussion avec un responsable, qui n’est jamais correctement consignée — jusqu’à ce que la finance demande pourquoi une dépense apparaît sans contexte. Ce modèle de demande de formation offre aux employés une manière structurée de présenter leur demande : contenu de la formation, coût, bénéfices pour eux et pour l’entreprise, et soutien éventuel de leur responsable.
Le formulaire ne pose que les questions pertinentes : le choix d’une participation en présentiel ouvre une question sur le lieu, une demande de prise en charge des déplacements ouvre des champs pour les frais de transport et d’hébergement, et une absence du poste ouvre une question sur la manière dont le travail sera couvert. Une demande simple reste rapide à envoyer, tandis qu’une demande plus importante — une conférence de plusieurs jours ou une qualification officielle — fournit toutes les informations nécessaires.
Chaque demande devient un PDF classé dans votre coffre-fort FileIt dès son envoi. Les RH, la finance et les responsables disposent ainsi d’un emplacement unique pour voir exactement ce qui a été demandé, pourquoi et à quel coût — fini les recherches dans les anciens e-mails pour retrouver la justification initiale.
- Idéal pour
- Les entreprises qui approuvent les formations, cours, conférences et qualifications de leurs employés
- Rempli par
- L’employé qui demande la formation
- Temps nécessaire
- Environ 8 minutes
- Comprend
- Détail des coûts, questions conditionnelles sur les déplacements et la couverture du travail, justification, déclaration
Qui utilise un formulaire demande de formation ?
- Un employé qui demande le financement de sa participation à une conférence sectorielle
- Demander un financement et du temps pour obtenir une qualification professionnelle
- Demander une courte formation en ligne pertinente pour le poste actuel
- Formaliser une demande de formation déjà évoquée de manière informelle avec un responsable
- Consigner la justification d’une dépense de formation pour approbation par la finance ou la direction
- Constituer un historique classé des demandes de formation et de leurs résultats au sein d’une équipe en croissance
Questions de ce formulaire demande de formation
31 questions sur 5 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Intitulé du poste*
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Responsable hiérarchique*
2 La formation
- Formation, événement ou certification*
- Organisme de formation
- Lien vers les détails
- Format* En présentiel · En ligne, en direct · En ligne, à votre rythme · Conférence ou événement · Certification officielle (plusieurs mois ou plus)
- Où se déroule-t-elle ? affichée uniquement si applicable
- Date de début*
- Date de fin
- Jours ouvrés d’absence de votre poste
- Débouche-t-elle sur un examen ou une certification ?
3 Coûts
- Frais de formation*
- Des frais de déplacement ou d’hébergement sont-ils à prévoir ?*
- Déplacement affichée uniquement si applicable
- Hébergement affichée uniquement si applicable
- Coût total estimé*
- Que demandez-vous ?* Financement intégral et congé · Financement partiel · Congé uniquement — je prendrai les frais à ma charge
- Comment les coûts seraient-ils répartis ? affichée uniquement si applicable
- Devis, facture ou brochure (facultatif)
4 Justification professionnelle
- Que vous permettra-t-elle d’apprendre ?*
- En quoi cette formation vous aidera-t-elle dans votre rôle, votre équipe ou l’entreprise ?*
- Fait-elle partie d’un plan ou d’un objectif de développement convenu ?
- Comment partagerez-vous ce que vous aurez appris ?
- Comment votre travail sera-t-il pris en charge pendant votre absence ? affichée uniquement si applicable
5 Approbation
- En avez-vous discuté avec votre responsable ?*
- Qu’a-t-il ou elle répondu ? affichée uniquement si applicable Il ou elle est favorable · Il ou elle est favorable, sous réserve du budget · Indécis
- Adresse e-mail de la personne chargée de l’approbation
- Déclaration*
Le formulaire demande de formation, page par page
1 À propos de vous
Le formulaire commence par le nom de l’employé, son adresse e-mail professionnelle, son intitulé de poste, son service et son responsable hiérarchique — suffisamment d’informations pour identifier le demandeur et orienter correctement la demande.
2 La formation
Les employés indiquent le nom du cours, de l’événement ou de la qualification, son organisme de formation et, si possible, un lien vers les détails. Ils choisissent un format — en présentiel, en ligne en direct, en ligne à son propre rythme, conférence ou événement, ou qualification officielle s’étalant sur plusieurs mois ou davantage. Le choix « en présentiel » ouvre une question sur le lieu. Le formulaire consigne également les dates de début et de fin, le nombre de jours ouvrés d’absence du poste, ainsi que l’éventuelle préparation d’un examen ou l’obtention d’une certification.
3 Coûts
Cette page détaille le coût de la formation et, si un déplacement ou un hébergement est nécessaire, les frais estimés de transport et d’hôtel séparément, ainsi que le coût total estimé. Les employés précisent ce qu’ils demandent : le financement intégral et du temps, un financement partiel, ou uniquement du temps s’ils prennent les frais à leur charge ; le choix d’un financement partiel ouvre une question sur la répartition du coût. Un devis, une facture ou une brochure peut être joint directement.
4 Justification
Les employés décrivent ce qu’ils vont apprendre et en quoi cela les aidera, ainsi que leur équipe ou l’entreprise, et précisent si la formation s’inscrit dans un plan ou un objectif de développement convenu. Il leur est également demandé comment ils partageront leurs acquis avec les autres — présentation informelle lors d’un déjeuner, guides mis à jour — et, si des jours d’absence du poste ont été indiqués, comment leur travail sera couvert pendant leur absence.
5 Approbation
La dernière page demande si l’employé a déjà discuté de sa demande avec son responsable et quelle a été sa réponse — favorable, favorable sous réserve du budget, ou indécise — ainsi que l’adresse e-mail de la personne qui approuve officiellement les dépenses de formation si ce n’est pas le responsable. L’employé termine par une déclaration confirmant l’exactitude des informations et reconnaissant que l’approbation, le budget et la politique de formation de l’entreprise (y compris les éventuelles conditions de remboursement des frais en cas de départ) s’appliqueront.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez vos propres seuils d’approbation ou les coordonnées du responsable du budget dans la section consacrée à l’approbation
- Adaptez les options de financement à la politique réelle de votre entreprise en matière de budget de formation
- Définissez le dossier du coffre-fort afin que les demandes de formation soient classées avec les dossiers RH ou de développement de chaque employé
- Ajoutez une question pour associer la demande à un référentiel de compétences ou à un objectif d’évaluation précis
- Adressez les notifications à votre équipe de développement et de formation ou à votre équipe financière, ainsi qu’au responsable hiérarchique
- Modifiez le message de confirmation pour expliquer votre délai habituel d’approbation
Conseils pour un meilleur formulaire demande de formation
- Demandez aux employés de préciser ce qu’ils vont apprendre et en quoi cela s’applique à leur poste réel, plutôt que de parler uniquement de développement professionnel général
- Encouragez les employés à discuter de leur demande avec leur responsable avant l’envoi, comme le suggère déjà le formulaire — cela accélère l’approbation
- Comparez le coût total estimé à votre budget de formation avant de faire une promesse informelle
- Demandez un plan de partage des connaissances, comme le fait le formulaire, afin que la formation profite à toute l’équipe et pas seulement à la personne concernée
- Conservez également les demandes refusées ou reportées afin de repérer plus facilement les besoins de formation non satisfaits
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’un employé envoie une demande de formation, FileIt l’enregistre au format PDF dans votre coffre-fort — devis ou brochure inclus — et envoie une notification par e-mail à la personne chargée de l’approbation. Si vous avez activé l’envoi d’une copie au répondant, l’employé reçoit également son propre PDF.
Les responsables et les équipes de développement et de formation utilisent ensuite généralement le tableau des réponses pour examiner les demandes en attente, ouvrir les PDF individuels afin de vérifier le coût et la justification avant d’approuver, puis tout exporter au format CSV pour suivre les dépenses de formation et les résultats sur l’année.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de formation : questions fréquentes
Ce modèle de demande de formation est-il gratuit ?
Oui — il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, avec plus de 160 autres modèles prêts à l’emploi.
Les employés doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer une demande ?
Non. Partagez le formulaire sous forme de lien sur votre intranet ou par e-mail : les employés peuvent le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Où les demandes envoyées sont-elles enregistrées ?
Chaque demande est automatiquement enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt. Vous pouvez consulter, filtrer et exporter toutes les demandes depuis le tableau des réponses.
Le formulaire ne pose-t-il des questions sur les frais de déplacement que si un déplacement est nécessaire ?
Oui — les champs relatifs aux frais de transport et d’hébergement apparaissent uniquement si l’employé indique qu’il y aura des frais de déplacement, grâce à la logique conditionnelle déjà intégrée au modèle.
L’envoi de ce formulaire approuve-t-il automatiquement la formation ?
Non. Le formulaire consigne la demande et la déclaration de l’employé selon laquelle l’approbation et le budget s’appliquent — la décision effective est prise ensuite par la personne qui examine la demande.
Puis-je joindre une brochure de formation ou un devis à la demande ?
Oui — un champ de téléchargement de fichier permet de joindre un devis, une facture ou une brochure, qui est enregistré avec le PDF de la demande.
Puis-je suivre les demandes de formation de toute l’équipe ?
Oui — exportez toutes les réponses au format CSV depuis le tableau des réponses pour voir ensemble les demandes, les coûts et les résultats de votre équipe ou de votre service.