¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de formación?
Solicitar asistir a un curso o una conferencia suele reducirse a una conversación rápida con el responsable que nunca queda bien documentada, hasta que finanzas pregunta por qué aparece un cargo sin contexto. Esta plantilla de solicitud de formación ofrece a los empleados una forma estructurada de presentar su propuesta: en qué consiste la formación, cuánto cuesta, cómo les ayuda a ellos y a la empresa, y si su responsable ya la apoya.
El formulario solo pregunta lo que corresponde: elegir asistir presencialmente abre una pregunta sobre el lugar, solicitar ayuda para el viaje abre campos para los costes de desplazamiento y alojamiento, y ausentarse del trabajo abre una pregunta sobre cómo se cubrirá ese trabajo. Así, una solicitud sencilla se puede enviar rápidamente, mientras que una petición más importante —una conferencia de varios días o una titulación oficial— incluye toda la información necesaria.
Cada solicitud se convierte en un PDF que se archiva en tu bóveda de FileIt en cuanto se envía. De este modo, RR. HH., finanzas y los responsables tienen un único lugar donde consultar exactamente qué se solicitó, por qué y cuánto costará, sin tener que rebuscar en correos antiguos para encontrar la justificación original.
- Ideal para
- Empresas que aprueban formación, cursos, conferencias y titulaciones para sus empleados
- Lo completa
- El empleado que solicita la formación
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 8 minutos
- Incluye
- Desglose de costes, preguntas condicionales sobre desplazamiento y cobertura, justificación empresarial y declaración
¿Quién usa un formulario de solicitud de formación?
- Un empleado que solicita patrocinio para asistir a una conferencia del sector
- Solicitar financiación y tiempo libre para completar una titulación profesional
- Solicitar un curso online breve y relevante para el puesto actual
- Formalizar una solicitud de formación que ya se ha comentado informalmente con un responsable
- Registrar la justificación empresarial de un gasto de formación para su aprobación por finanzas o la dirección
- Crear un registro archivado de las solicitudes y los resultados de formación de un equipo en crecimiento
Preguntas de este formulario de solicitud de formación
31 preguntas en 5 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Puesto de trabajo*
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Responsable directo*
2 La formación
- Curso, evento o certificación*
- Proveedor
- Enlace a los detalles
- Formato* Presencial · En línea en tiempo real · En línea a tu ritmo · Conferencia o evento · Titulación formal (varios meses o más)
- ¿Dónde se imparte? solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de inicio*
- Fecha de finalización
- Días laborables de ausencia del trabajo
- ¿Incluye un examen o una certificación?
3 Costos
- Costo del curso*
- ¿Habrá costos de viaje o alojamiento?*
- Viaje solo se pregunta cuando corresponde
- Alojamiento solo se pregunta cuando corresponde
- Costo total estimado*
- ¿Qué estás solicitando?* Financiación total y permiso laboral · Financiación parcial · Solo permiso laboral — yo pagaré los costos
- ¿Cómo se compartiría el costo? solo se pregunta cuando corresponde
- Presupuesto, factura o folleto (opcional)
4 Justificación empresarial
- ¿Qué aprenderás?*
- ¿Cómo te ayudará en tu puesto, a tu equipo o a la empresa?*
- ¿Forma parte de un plan u objetivo de desarrollo acordado?
- ¿Cómo compartirás lo que aprendas?
- ¿Cómo se cubrirá tu trabajo mientras no estés? solo se pregunta cuando corresponde
5 Aprobación
- ¿Has hablado de esto con tu responsable?*
- ¿Qué dijo? solo se pregunta cuando corresponde Lo apoya · Lo apoya, sujeto al presupuesto · No se ha decidido
- Correo electrónico de la persona aprobadora
- Declaración*
El formulario solicitud de formación, página por página
1 Sobre ti
El formulario comienza con el nombre del empleado, su correo electrónico de trabajo, puesto, departamento y responsable directo: datos suficientes para identificar quién hace la solicitud y dirigirla correctamente.
2 La formación
Los empleados indican el nombre del curso, evento o titulación, su proveedor y un enlace con más información, si lo hay. Eligen un formato: presencial, online en directo, online a tu ritmo, conferencia o evento, o una titulación oficial de varios meses o más. Elegir «presencial» abre una pregunta sobre el lugar. El formulario también registra las fechas de inicio y finalización, el número de días laborables de ausencia y si la formación incluye un examen o una certificación.
3 Costes
Esta página desglosa el precio del curso y, si se necesitan desplazamiento o alojamiento, muestra por separado los costes estimados de viaje y hotel, junto con el coste total estimado. Los empleados indican qué solicitan: financiación completa y tiempo libre, financiación parcial o solo tiempo libre si ellos asumen los costes. Elegir financiación parcial abre una pregunta sobre cómo se compartiría el coste. Se puede adjuntar directamente un presupuesto, una factura o un folleto.
4 Justificación empresarial
Los empleados describen qué aprenderán y cómo les ayudará a ellos, a su equipo o a la empresa, y si forma parte de un plan o un objetivo de desarrollo acordado. También se les pregunta cómo compartirán lo aprendido con otras personas —por ejemplo, en una sesión informal durante la comida o mediante guías actualizadas— y, si han indicado días de ausencia, cómo se cubrirá su trabajo mientras no estén.
5 Aprobación
La página final pregunta si el empleado ya ha hablado de la solicitud con su responsable y qué se decidió: apoyo, apoyo sujeto a presupuesto o decisión pendiente. También solicita el correo electrónico de la persona que aprueba formalmente el gasto de formación si no es el responsable. El empleado termina con una declaración que confirma que los datos son exactos y que se aplicarán la aprobación, el presupuesto y la política de formación de la empresa, incluidos los términos sobre el reembolso de los costes si deja la empresa.
Personaliza la plantilla
- Añade tus límites específicos de aprobación o los datos de la persona responsable del presupuesto en la sección de aprobación
- Adapta las opciones de financiación para reflejar la política real de presupuesto de formación de tu empresa
- Configura la carpeta de la bóveda para archivar las solicitudes de formación junto a los registros de RR. HH. o desarrollo de cada empleado
- Añade una pregunta para vincular la solicitud a un marco de competencias o a un objetivo de evaluación concreto
- Dirige las notificaciones a tu equipo de formación y desarrollo o de finanzas, además de al responsable directo
- Cambia el mensaje de confirmación para explicar el plazo habitual de aprobación
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de formación
- Pide a los empleados que especifiquen qué aprenderán y cómo se aplica a su puesto real, no solo a su desarrollo profesional general
- Anima a que hablen de las solicitudes con su responsable antes de enviarlas, tal como ya sugiere el formulario: así se acelera la aprobación
- Compara el coste total estimado con tu presupuesto de formación antes de prometer nada informalmente
- Solicita un plan para compartir los conocimientos, como hace el formulario, para que la formación beneficie a todo el equipo y no solo a una persona
- Conserva también las solicitudes rechazadas o aplazadas para detectar fácilmente más adelante patrones en las necesidades de formación no cubiertas
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un empleado envía una solicitud de formación, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda, incluido cualquier presupuesto o folleto, y envía una notificación por correo electrónico a la persona responsable de aprobarla. Si has activado el envío de una copia a quien responde, el empleado también recibe su propio PDF.
A partir de ahí, los responsables y los equipos de formación y desarrollo suelen utilizar la tabla de respuestas para revisar las solicitudes pendientes, abrir los PDF individuales y comprobar los costes y la justificación empresarial antes de aprobarlas, y exportarlo todo a CSV para controlar el gasto y los resultados de formación durante el año.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de formación: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de formación?
Sí: está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, junto con más de 160 plantillas listas para usar.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Comparte el formulario mediante un enlace en la intranet o por correo electrónico, y los empleados podrán completarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Dónde se guardan las solicitudes enviadas?
Cada solicitud se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, y puedes revisar, filtrar y exportar todas las solicitudes desde la tabla de respuestas.
¿El formulario solo pregunta por los costes de desplazamiento si se necesita viajar?
Sí: los campos de costes de desplazamiento y alojamiento solo aparecen si el empleado indica que habrá gastos de viaje, mediante la lógica condicional que ya incluye la plantilla.
¿Enviar este formulario aprueba automáticamente la formación?
No. El formulario registra la solicitud y la declaración del empleado de que se aplican la aprobación y el presupuesto; la decisión real la toma la persona que revise la solicitud posteriormente.
¿Puedo adjuntar un folleto o un presupuesto del curso a la solicitud?
Sí: hay un campo para subir un presupuesto, una factura o un folleto, que se guarda junto con el PDF de la solicitud.
¿Puedo hacer un seguimiento de las solicitudes de formación de todo el equipo?
Sí: exporta todas las respuestas a CSV desde la tabla de respuestas para consultar juntas las solicitudes, los costes y los resultados de tu equipo o departamento.