¿Qué es la plantilla del formulario de registro de asistencia a formación?
Una formación que no se registra es como si no hubiera ocurrido, al menos cuando un auditor, un cliente o un investigador pregunta por ella. Una hoja de firmas en papel ayuda, pero puede perderse y rara vez indica qué se trató, cuánto duró o si alguien fue evaluado. Esta plantilla registra todo eso en cada sesión y lo archiva automáticamente.
El formador completa primero los datos de la sesión: el curso, el tipo de formación, la fecha, la duración, el método de impartición y quién la impartió. Después, cada asistente tiene una breve entrada con su nombre, ID o departamento, asistencia, resultado de la evaluación y firma en pantalla. El formulario tiene espacio para seis asistentes. Los grupos más grandes pueden subir una hoja de firmas en papel para el resto.
La última página incluye el número de personas invitadas y asistentes, cómo se evaluó el aprendizaje, las fechas de los certificados y de las actualizaciones, las acciones de seguimiento para quienes no pudieron asistir y la propia firma del formador.
- Ideal para
- Charlas de seguridad, sesiones de incorporación, formación sobre cumplimiento, autorizaciones de equipos y cursos internos
- Lo completa
- El formador o el organizador del curso, y los asistentes firman en el mismo dispositivo
- Tiempo necesario
- Unos 5 minutos, más la firma de cada asistente
- Incluye
- Asistencia, resultado y firma de cada asistente, fechas de certificados y actualizaciones, y una declaración del formador
¿Quién usa un formulario de registro de asistencia a formación?
- Registrar la asistencia a una charla de seguridad o sesión informativa de seguridad en las instalaciones
- Validar las sesiones de incorporación de las nuevas incorporaciones
- Registrar la formación obligatoria sobre cumplimiento, como seguridad contra incendios o protección de datos
- Evaluar al personal en el uso de un equipo o maquinaria antes de que lo utilice por su cuenta
- Registrar sesiones de desarrollo profesional continuo (CPD) impartidas por proveedores externos
- Conservar pruebas de la formación para auditorías, requisitos de clientes o acreditaciones
Preguntas de este formulario de registro de asistencia a formación
61 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sesión
- Título del curso o sesión*
- Tipo de formación* Incorporación · Salud y seguridad · Cumplimiento obligatorio · Habilidades técnicas o profesionales · Equipos o maquinaria · Liderazgo y gestión · Comunicación y habilidades interpersonales · Otro
- Código o versión del curso
- Fecha*
- Duración (horas)*
- Hora de inicio
- Hora de finalización
- Modalidad* Presencial · En línea en directo · En el puesto de trabajo / práctica · Mixta
- Lugar o enlace de la reunión
- Impartido por* Formador interno · Proveedor externo
- Proveedor de formación* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del formador*
- Correo electrónico del formador*
2 Asistentes
- Nombre completo*
- ID de empleado o departamento
- Asistencia* Asistió a toda la sesión · Asistió a parte de la sesión · Llegó tarde · No asistió
- Resultado de la evaluación Aprobado / competente · Aún no competente · No evaluado
- Firma del asistente
- ¿Añadir otro asistente?*
- Nombre completo* solo se pregunta cuando corresponde
- ID de empleado o departamento solo se pregunta cuando corresponde
- Asistencia* solo se pregunta cuando corresponde Asistió a toda la sesión · Asistió a parte de la sesión · Llegó tarde · No asistió
- Resultado de la evaluación solo se pregunta cuando corresponde Aprobado / competente · Aún no competente · No evaluado
- Firma del asistente solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro asistente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre completo* solo se pregunta cuando corresponde
- ID de empleado o departamento solo se pregunta cuando corresponde
- Asistencia* solo se pregunta cuando corresponde Asistió a toda la sesión · Asistió a parte de la sesión · Llegó tarde · No asistió
- Resultado de la evaluación solo se pregunta cuando corresponde Aprobado / competente · Aún no competente · No evaluado
- Firma del asistente solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro asistente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre completo* solo se pregunta cuando corresponde
- ID de empleado o departamento solo se pregunta cuando corresponde
- Asistencia* solo se pregunta cuando corresponde Asistió a toda la sesión · Asistió a parte de la sesión · Llegó tarde · No asistió
- Resultado de la evaluación solo se pregunta cuando corresponde Aprobado / competente · Aún no competente · No evaluado
- Firma del asistente solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro asistente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre completo* solo se pregunta cuando corresponde
- ID de empleado o departamento solo se pregunta cuando corresponde
- Asistencia* solo se pregunta cuando corresponde Asistió a toda la sesión · Asistió a parte de la sesión · Llegó tarde · No asistió
- Resultado de la evaluación solo se pregunta cuando corresponde Aprobado / competente · Aún no competente · No evaluado
- Firma del asistente solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro asistente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre completo* solo se pregunta cuando corresponde
- ID de empleado o departamento solo se pregunta cuando corresponde
- Asistencia* solo se pregunta cuando corresponde Asistió a toda la sesión · Asistió a parte de la sesión · Llegó tarde · No asistió
- Resultado de la evaluación solo se pregunta cuando corresponde Aprobado / competente · Aún no competente · No evaluado
- Firma del asistente solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay más de seis asistentes? solo se pregunta cuando corresponde
- Hoja de asistencia firmada del resto* solo se pregunta cuando corresponde
3 Evaluación y seguimiento
- Número de personas invitadas
- Número de personas asistentes*
- ¿Cómo se evaluó el aprendizaje?* No se evaluó · Prueba escrita o cuestionario · Demostración práctica · Observación en el puesto de trabajo · Preguntas y respuestas
- ¿Se están expidiendo certificados?
- Certificados válidos hasta solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite de la formación de actualización
- Materiales del curso, documentos o exámenes
- Seguimiento necesario
- Notas del formador sobre la sesión
- Declaración del formador*
- Firma del formador*
El formulario registro de asistencia a formación, página por página
1 Sesión
El formador registra el título del curso o de la sesión, el tipo de formación, el código o la versión del curso, la fecha, la duración en horas, las horas de inicio y finalización, y el método de impartición (presencial, en línea en directo, en el puesto de trabajo o combinado), junto con el lugar o el enlace de la reunión. Indica si la formación fue impartida internamente o por un proveedor externo, y nombra al proveedor si es externo. Su propio nombre y correo electrónico completan la página.
2 Asistentes
Cada entrada de asistente incluye el nombre completo, el ID de empleado o departamento, la asistencia (completa, parcial, con retraso o no asistió), un resultado opcional de la evaluación y la firma del asistente. «¿Añadir otro asistente?» abre la siguiente entrada, hasta un máximo de seis. Para grupos más grandes, «¿Más de seis asistentes?» solicita una hoja de asistencia firmada que incluya al resto.
3 Evaluación y seguimiento
El formador introduce el número de personas invitadas y el número de asistentes, y marca cómo se evaluó el aprendizaje. Si se van a emitir certificados, el formulario solicita su fecha de caducidad. El formador puede añadir una fecha prevista de actualización, adjuntar materiales del curso o exámenes y anotar quién necesita ponerse al día o repetir la evaluación. Para terminar, añade notas sobre la sesión, una declaración de que el registro es exacto y su firma.
Personaliza la plantilla
- Añade tus cursos habituales a un menú desplegable en lugar del título de texto libre
- Añade un campo para indicar el requisito legal o de acreditación de la formación si informas sobre él
- Haz obligatoria la fecha de actualización para las formaciones que deben repetirse según un calendario
- Archiva cada registro en una carpeta por curso para que todo el historial de asistencia quede junto
- Añade a RR. HH. o al responsable de seguridad a las notificaciones para que vean cada sesión cuando se registre
- Elimina el campo del resultado de la evaluación para las sesiones que solo registran asistencia
Consejos para mejorar tu formulario registro de asistencia a formación
- Recoge las firmas al final de la sesión para registrar honestamente la asistencia parcial
- Registra la versión del curso, ya que el contenido cambia y quizá tengas que demostrar qué se trató en ese momento
- Haz un seguimiento rápido de las ausencias y reserva la siguiente sesión antes de que la gente lo olvide
- Anota las fechas de actualización en la agenda cuando las registres, no cuando ya hayan vencido
- Sube una copia de los materiales o del examen para poder demostrar qué se enseñó
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando el formador envía el formulario, FileIt guarda el registro con todas las firmas como PDF en tu bóveda, junto con cualquier hoja de firmas o material subido, y notifica al propietario del formulario. El formador recibe una copia.
Los coordinadores de formación suelen revisar los registros en la tabla de respuestas, filtrando por curso, fecha o formador. Cuando alguien pregunta si una persona recibió formación y cuándo, el registro firmado se encuentra rápidamente.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de asistencia a formación: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este registro de asistencia a formación?
Sí. Está incluido en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Los asistentes necesitan una cuenta de FileIt para firmar?
No. El formador abre el formulario en un teléfono, tableta u ordenador portátil y cada asistente firma en la pantalla, sin necesidad de tener una cuenta.
¿A cuántos asistentes puedo registrar?
Seis asistentes tienen sus propias entradas con firmas. Para grupos más grandes, sube una hoja de asistencia firmada para el resto.
¿Puedo utilizarlo para formación en línea?
Sí. Elige «En línea en directo» como método de impartición. Para los asistentes a distancia, puedes omitir las firmas en pantalla y basarte en el estado de asistencia y en un informe de asistencia subido.
¿Emite certificados?
No. Registra si se van a emitir certificados y cuándo caducan. Los certificados los emite tu propio proceso o proveedor.
¿Puedo registrar los resultados de la evaluación?
Sí. Cada asistente tiene un resultado opcional y la última página registra cómo se evaluó el aprendizaje.