¿Qué es la plantilla del formulario de registro de entrega de EPI (PPE)?
Cuando ocurre un accidente o una inspección, decir «entregamos botas y un casco a todo el mundo» no sirve como registro. Tienes que demostrar qué recibió cada persona y cuándo, que le quedaba bien y que recibió instrucciones sobre su uso. Esta plantilla recoge exactamente esos datos, para una persona cada vez, en el momento de entregar el equipo.
Quien entrega el equipo marca los artículos de una lista que incluye cascos, protección ocular y facial, protección auditiva, equipos respiratorios, prendas de alta visibilidad, guantes, botas, monos, arneses anticaídas y protección química. Después, el formulario solo solicita los datos relevantes para lo que se haya marcado: tipo y talla de guantes, talla de botas, tallas de ropa, modelo del equipo respiratorio y prueba de ajuste facial, o número de serie del arnés. La última página registra las instrucciones impartidas y recoge las firmas de la persona trabajadora y de quien entrega el equipo.
Cada entrega se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, creando un registro de EPI que puedes buscar por persona trabajadora o fecha.
- Ideal para
- Construcción, fabricación, almacenes, laboratorios, limpieza y cualquier lugar de trabajo que entregue EPI
- Quién lo completa
- Una persona supervisora, responsable del almacén o responsable de seguridad, con la persona trabajadora presente para firmar
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 3-5 minutos por persona trabajadora
- Incluye
- Campos específicos para tallas y números de serie, preguntas sobre pruebas de ajuste de equipos respiratorios, temas de formación y dos firmas
¿Quién usa un formulario de registro de entrega de EPI (PPE)?
- Entregar kits iniciales de EPI a nuevas personas empleadas el primer día
- Registrar el EPI entregado a contratistas, personal de agencia o visitantes en las instalaciones
- Sustituir equipos desgastados, dañados o perdidos, indicando si el artículo desgastado o dañado fue devuelto
- Controlar la entrega de equipos respiratorios junto con las fechas de las pruebas de ajuste facial
- Registrar los números de serie de arneses y otros equipos inspeccionados
- Crear un registro de EPI por persona trabajadora que una persona supervisora pueda consultar durante una auditoría o investigación
Preguntas de este formulario de registro de entrega de EPI (PPE)
30 preguntas en 3 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Trabajador y entrega
- Nombre del trabajador*
- ID de empleado o contratista
- Tipo de trabajador* Empleado · Contratista · Trabajador de agencia · Visitante
- Puesto o tarea*
- Centro o departamento*
- Fecha de entrega*
- Entregado por*
- Correo electrónico de quien entrega
- Motivo de la entrega* Nueva incorporación · Nueva tarea o peligro · Sustitución de EPI desgastado · Sustitución de EPI dañado · Sustitución de EPI perdido · Sustitución programada
- ¿Se devolvió el artículo anterior?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se devolvió el artículo anterior?* solo se pregunta cuando corresponde
2 Equipo entregado
- Artículos entregados* Casco de obra / casco de seguridad · Gafas de seguridad · Gafas panorámicas · Pantalla facial · Tapones para los oídos · Protectores auditivos / orejeras · Respirador o mascarilla antipolvo · Ropa de alta visibilidad · Guantes · Botas o zapatos de seguridad · Mono o buzo de trabajo · Arnés anticaídas
- Tipo y talla de guantes* solo se pregunta cuando corresponde
- Talla de botas o zapatos* solo se pregunta cuando corresponde
- Talla de ropa de alta visibilidad* solo se pregunta cuando corresponde XS · S · M · L · XL · XXL · 3XL
- Talla del mono o buzo* solo se pregunta cuando corresponde XS · S · M · L · XL · XXL · 3XL
- Marca, modelo y filtro del respirador* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se ha realizado al trabajador una prueba de ajuste facial para este respirador?* solo se pregunta cuando corresponde Sí · No — prueba programada · No es necesaria para este tipo
- Fecha de la prueba de ajuste* solo se pregunta cuando corresponde
- Número de serie del arnés* solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidades, tallas y números de serie de otros artículos
- ¿Todo lo entregado está en buenas condiciones y es adecuado para la tarea?*
- ¿Cuál es el problema y qué se hará al respecto?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Formación y firmas
- ¿Se ha enseñado al trabajador cómo utilizar el EPI?*
- ¿Qué se explicó?* solo se pregunta cuando corresponde Colocación y ajuste correctos · Cuándo debe llevarse · De qué protege y de qué no protege · Comprobación antes de cada uso · Limpieza, almacenamiento y mantenimiento · Notificación de daños o pérdida
- ¿Cuándo se impartirá la formación y quién la impartirá?* solo se pregunta cuando corresponde
- Próxima inspección o sustitución prevista
- Acuse de recibo del trabajador*
- Firma del trabajador*
- Firma de quien entrega*
El formulario registro de entrega de EPI (PPE), página por página
1 Persona trabajadora y entrega
Quien entrega el equipo registra el nombre y el ID de la persona trabajadora, el tipo de persona trabajadora (empleada, contratista, personal de agencia o visitante), el puesto o tarea, el centro o departamento, la fecha de entrega, quién lo entregó y, opcionalmente, el correo electrónico de quien lo entrega. Selecciona el motivo de la entrega: nueva incorporación, nueva tarea o peligro, sustitución de EPI desgastado, dañado o perdido, o sustitución programada. Si se sustituyen artículos desgastados o dañados, se pregunta si se devolvió el anterior.
2 Equipo entregado
Una lista de comprobación obligatoria incluye trece tipos de EPI, además de «Otro». Al marcar guantes, botas, prendas de alta visibilidad o monos, se solicitan las tallas. Para un equipo respiratorio se solicita la marca, el modelo y el filtro, y si la persona trabajadora ha realizado una prueba de ajuste facial, incluida la fecha si es así. Para un arnés se solicita su número de serie. Un campo de texto libre permite indicar cantidades y números de serie del resto de artículos, y una confirmación obligatoria verifica que el equipo está en buen estado y es adecuado para la tarea. Si no lo está, el formulario pregunta qué se hará.
3 Formación y firmas
Quien entrega el equipo indica si ha mostrado a la persona trabajadora cómo utilizar el EPI. Si responde que sí, marca los temas tratados: colocación, cuándo usarlo, sus limitaciones, comprobaciones previas al uso, cuidado y almacenamiento, y comunicación de daños. Si responde que no, registra cuándo y quién impartirá la formación. También puede añadir una fecha para la próxima inspección o sustitución. Después, la persona trabajadora firma un acuse de recibo en el que confirma que usará, cuidará y comprobará el EPI, y quien lo entrega también firma.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de artículos por los EPI que realmente tienes disponibles, incluidos nombres de marcas o códigos de producto
- Añade un menú desplegable de centros si entregas EPI en varias ubicaciones
- Haz obligatoria la fecha de la próxima inspección para los artículos con un ciclo de sustitución fijo
- Añade el correo electrónico de la persona responsable de seguridad a las notificaciones de entregas de equipos respiratorios y arneses
- Guarda los registros de EPI de cada persona trabajadora en su propia carpeta de la bóveda, junto con los registros de formación
- Añade una carga de fotos del kit entregado si quieres disponer de una prueba visual de su estado
Consejos para mejorar tu formulario registro de entrega de EPI (PPE)
- Completa el formulario con la persona trabajadora presente para que pueda comprobar los artículos y firmar en el momento
- Comprueba el ajuste, no solo la talla de la etiqueta, porque un EPI que no encaja bien no protege
- No entregues nunca un equipo respiratorio de ajuste hermético sin organizar una prueba de ajuste facial
- Explica las limitaciones de cada artículo, además de cómo ponérselo
- Sustituye rápidamente los EPI dañados y regístralo, para que nadie trabaje sin protección mientras espera
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt y se notifica a la persona propietaria del formulario. Si el formulario recoge un correo electrónico, también se envía una copia a esa dirección.
Normalmente, las personas responsables de seguridad revisan las entregas en la tabla de respuestas, filtrando por persona trabajadora, centro o artículo, y utilizan las próximas fechas de inspección o sustitución para planificar nuevas entregas. Durante una auditoría o investigación, el registro firmado de una persona trabajadora concreta se encuentra en cuestión de segundos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de entrega de EPI (PPE): preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de registro de entrega de EPI es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿La persona trabajadora necesita una cuenta de FileIt para firmar?
No. Quien entrega el equipo abre el enlace del formulario en un teléfono o tableta y la persona trabajadora firma en la pantalla, sin necesidad de tener una cuenta.
¿El formulario me indica qué EPI es obligatorio?
No. Registra lo que se entregó. Los EPI necesarios para cada tarea se determinan mediante tu evaluación de riesgos y las normas locales de seguridad.
¿Puedo registrar las pruebas de ajuste facial de los equipos respiratorios?
Sí. Cuando se entrega un equipo respiratorio, el formulario solicita el modelo y el filtro, y pregunta si la persona trabajadora ha realizado una prueba de ajuste, incluida la fecha de la prueba.
¿Puedo utilizarlo para contratistas y visitantes?
Sí. La pregunta sobre el tipo de persona trabajadora incluye a personas empleadas, contratistas, personal de agencia y visitantes.
¿Puedo ver todos los EPI entregados a una persona?
Sí. Filtra la tabla de respuestas por el nombre o ID de la persona trabajadora, o guarda sus registros en su propia carpeta de la bóveda.