¿Qué es la plantilla del formulario de asistencia a reuniones del club?
Muchos clubes necesitan registrar quién acudió a cada reunión: para comprobar el quórum en una asamblea general anual (AGM), cumplir las normas de asistencia de los miembros, reconocer a quienes asisten habitualmente o simplemente hacer seguimiento de los visitantes. El secretario o la persona encargada del registro rellena este formulario una vez por reunión, indicando la fecha, el tipo de reunión, quién estuvo presente, quién envió sus disculpas y quién la visitó.
El formulario se adapta al tipo de reunión. En las reuniones en línea no se indica el lugar; en las híbridas se pregunta cuántas personas se conectaron en línea; y, si una reunión no tuvo quórum, se pregunta qué ocurrió con las decisiones. En los eventos sociales se omite por completo la pregunta sobre el quórum.
El registro de cada reunión se guarda como PDF en tu caja fuerte de FileIt, con el título basado en la fecha, y puedes adjuntar una foto de la hoja de firmas en papel si utilizaste una: un historial de asistencia ordenado y fácil de buscar año tras año.
- Ideal para
- Clubes, asociaciones, entidades, clubes de servicio tipo Rotary y Lions, y comités
- Lo rellena
- El secretario o la persona que lleva el registro
- Tiempo para completar
- Unos 5 minutos por reunión
- Incluye
- Tipo y formato de la reunión, miembros presentes y total, disculpas, quórum, visitantes y carga de la hoja de firmas
¿Quién usa un formulario de asistencia a reuniones del club?
- Un club de servicio que registra la asistencia a sus reuniones semanales
- Una asociación que confirma el quórum en su asamblea general anual (AGM)
- Un club de lectura o grupo de aficionados que hace seguimiento de sus asistentes habituales
- Un comité que mantiene un registro de las disculpas para sus actas
- Un club de Toastmasters o de debate que hace seguimiento de los visitantes
- Una asociación de padres que registra la asistencia a las reuniones trimestrales
Preguntas de este formulario de asistencia a reuniones del club
25 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Datos de la reunión
- Club o asociación*
- Fecha de la reunión*
- Hora de inicio
- Tipo de reunión* Reunión ordinaria · Reunión del comité · Asamblea general anual (AGM) · Reunión especial o extraordinaria · Actividad o evento social
- Modalidad* Presencial · En línea · Híbrida
- Lugar solo se pregunta cuando corresponde
- Registrado por*
- Tu función Secretario/a · Presidente/a · Tesorero/a · Miembro del comité · Miembro
- Correo electrónico
2 Asistencia
- Miembros presentes*
- Número de miembros presentes*
- De ellos, ¿cuántos se conectaron en línea? solo se pregunta cuando corresponde
- Disculpas recibidas
- Ausentes sin disculpa
- ¿La reunión tuvo quórum?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué ocurrió con las decisiones? solo se pregunta cuando corresponde
3 Visitantes y notas
- ¿Hubo visitantes o invitados?*
- Visitantes* solo se pregunta cuando corresponde
- De ellos, ¿cuántos están interesados en hacerse miembros? solo se pregunta cuando corresponde
- Ponente o presentador invitado
- Tema o punto del programa
- Nuevos miembros bienvenidos
- Hoja de registro de asistencia
- Notas
- Próxima reunión
El formulario asistencia a reuniones del club, página por página
1 Datos de la reunión
La persona que lleva el registro indica el nombre del club, la fecha y la hora de inicio de la reunión, y elige el tipo de reunión — ordinaria, de comité, asamblea general anual (AGM), especial o social — y si se celebró presencialmente, en línea o de forma híbrida (en las reuniones presenciales e híbridas se solicita el lugar). También añade su nombre, cargo y correo electrónico.
2 Asistencia
La persona que lleva el registro enumera en líneas separadas los miembros presentes e indica el total y, en las reuniones híbridas, cuántos se conectaron en línea. Hay listas para las disculpas y, de forma opcional, para las ausencias sin disculpa. Salvo en los eventos sociales, el formulario pregunta si la reunión tuvo quórum; si no lo tuvo, pregunta qué ocurrió con las decisiones.
3 Visitantes y notas
Si hubo visitantes, la persona que lleva el registro los enumera e indica quién los invitó y cuántos tienen interés en unirse. La página también incluye un ponente invitado, el tema, los nuevos miembros recibidos, la carga de una hoja de firmas, notas y la fecha de la próxima reunión.
Personaliza la plantilla
- Añade el nombre de tu club como valor predeterminado en la pregunta sobre el club, o elimínalo si el formulario es solo para tu club
- Sustituye la lista de miembros presentes por una lista de casillas con tus miembros para registrar la asistencia más rápidamente
- Ajusta los tipos de reunión para que coincidan con tus estatutos
- Envía el formulario como una solicitud al secretario antes de cada reunión
- Archiva los registros en una carpeta por año del club
Consejos para mejorar tu formulario asistencia a reuniones del club
- Rellénalo durante la reunión, no después: es fácil olvidar las disculpas
- Registra el número de miembros aunque enumeres sus nombres; normalmente es lo que exigen las reglas del quórum
- Haz seguimiento en el plazo de una semana de los visitantes interesados en unirse
- Adjunta la hoja de firmas en papel en las asambleas generales anuales (AGM), donde la asistencia puede ser importante para las votaciones
- Guarda las actas por separado; este formulario es el registro de asistencia que las acompaña
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
El registro de cada reunión se guarda como PDF en la carpeta de tu caja fuerte, con el título basado en la fecha de envío, y recibirás una notificación por correo electrónico. La copia para quien responde está desactivada de forma predeterminada porque normalmente el propietario del formulario es el secretario, pero puedes activarla.
Exporta la tabla de respuestas (Responses) a CSV para consultar las cifras de asistencia del año o contar las reuniones a las que ha asistido cada miembro para las revisiones de membresía.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Asistencia a reuniones del club: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de asistencia a reuniones de clubes?
Sí. Forma parte de la app Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Está pensada para que cada miembro registre su asistencia?
Está diseñada como un único registro por reunión, que rellena el secretario. Para un registro individual, redúcela al nombre y la fecha de la reunión y compártela mediante un enlace público o un código QR.
¿Puede registrar si una reunión tuvo quórum?
Sí. Todas las reuniones, excepto los eventos sociales, preguntan si tuvieron quórum y, si no lo tuvieron, qué ocurrió con las decisiones.
¿Puedo adjuntar una hoja de firmas en papel?
Sí. Puedes cargar una foto, un escaneo o una hoja de cálculo, y quedará adjunta al PDF de esa reunión.
¿Sustituye a las actas de la reunión?
No. Registra la asistencia; las actas de las conversaciones y decisiones deben guardarse por separado, por ejemplo, mediante la plantilla de actas de reunión.