¿Qué es la plantilla del formulario de actas de reunión?
Las actas no tienen que recoger cada palabra. Lo que las personas consultan después es quién asistió, qué se decidió sobre cada punto y la lista de tareas con un responsable y una fecha. Cuando esta información queda enterrada en un bloque largo de notas, se olvidan tareas y la misma conversación vuelve a repetirse en la siguiente reunión.
Esta plantilla de actas de reunión ofrece a quien redacta el acta una estructura coherente: primero los datos de la reunión y la asistencia; después, hasta cinco puntos del orden del día, cada uno con los aspectos clave y la decisión; y, por último, hasta seis tareas con responsable y fecha límite. También incluye un espacio para asuntos varios, la fecha de la próxima reunión y una confirmación de que el acta es correcta.
Cada acta se guarda como un PDF con fecha en tu bóveda de FileIt, para que crees un archivo de reuniones que puedas buscar — muy útil cuando alguien pregunta cuándo se tomó una decisión o quién se comprometió a hacer el seguimiento.
- Ideal para
- Reuniones de equipos, proyectos, juntas, comités y clientes
- Quién la completa
- La persona que redacta el acta o quien preside la reunión, durante la reunión o justo después
- Tiempo necesario
- Unos 10 minutos después de la reunión, según el orden del día
- Incluye
- Asistencia, hasta cinco puntos del orden del día con decisiones, hasta seis tareas con responsables y fechas límite, y firma
¿Quién usa un formulario de actas de reunión?
- Una reunión semanal de equipo en la que las tareas se revisan al comienzo de la siguiente
- Reuniones de juntas o comités que necesitan una nota sobre el quórum y la aprobación del acta anterior
- Reuniones de proyecto con un cliente en las que se registran las decisiones acordadas por ambas partes
- Reuniones de grupos de voluntariado o comunitarios que se archivan para sus miembros
- Una asociación de familias y docentes o de residentes que conserva un registro de sus reuniones
- Reuniones de traspaso en las que es importante saber quién asumió cada tarea
Preguntas de este formulario de actas de reunión
67 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Detalles de la reunión
- Reunión*
- Tipo de reunión Reunión de equipo · Reunión de proyecto · Reunión del consejo · Reunión del comité · Reunión con el cliente · Asamblea general anual · Otra
- Organización o equipo
- Fecha*
- Hora de inicio
- Hora de finalización
- Modalidad Presencial · Videollamada · Teléfono · Híbrida
- Lugar o enlace de la reunión
- Preside*
- Acta tomada por*
- Personas presentes*
- Ausencias justificadas / ausentes
- ¿La reunión tuvo quórum?
- Acta de la reunión anterior Aprobada como acta correcta · Aprobada con modificaciones · No aplicable
- Modificaciones realizadas solo se pregunta cuando corresponde
2 Orden del día y decisiones
- Punto 1 del orden del día*
- Puntos clave tratados solo se pregunta cuando corresponde
- Decisión o resultado solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro punto del orden del día? solo se pregunta cuando corresponde
- Punto 2 del orden del día solo se pregunta cuando corresponde
- Puntos clave tratados solo se pregunta cuando corresponde
- Decisión o resultado solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro punto del orden del día? solo se pregunta cuando corresponde
- Punto 3 del orden del día solo se pregunta cuando corresponde
- Puntos clave tratados solo se pregunta cuando corresponde
- Decisión o resultado solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro punto del orden del día? solo se pregunta cuando corresponde
- Punto 4 del orden del día solo se pregunta cuando corresponde
- Puntos clave tratados solo se pregunta cuando corresponde
- Decisión o resultado solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otro punto del orden del día? solo se pregunta cuando corresponde
- Punto 5 del orden del día solo se pregunta cuando corresponde
- Puntos clave tratados solo se pregunta cuando corresponde
- Decisión o resultado solo se pregunta cuando corresponde
- Otros asuntos
3 Acciones
- ¿Se acordó alguna acción?*
- Acción 1* solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra acción? solo se pregunta cuando corresponde
- Acción 2 solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra acción? solo se pregunta cuando corresponde
- Acción 3 solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra acción? solo se pregunta cuando corresponde
- Acción 4 solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra acción? solo se pregunta cuando corresponde
- Acción 5 solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir otra acción? solo se pregunta cuando corresponde
- Acción 6 solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Más acciones? Adjunta la lista
4 Próxima reunión y aprobación
- Fecha de la próxima reunión
- Hora
- Hora de finalización de la reunión
- Documentos o diapositivas presentados
- Tu correo electrónico (persona que toma el acta)*
- Acta*
- Firma de la persona que tomó el acta o de quien preside
El formulario actas de reunión, página por página
1 Datos de la reunión
Registra el nombre y el tipo de reunión, la organización o el equipo, la fecha, las horas de inicio y finalización, si se celebró de forma presencial, por vídeo, por teléfono o en formato híbrido, y el lugar o enlace. Después, indica quién presidió la reunión, quién redactó el acta, quién estuvo presente y quién se disculpó por no asistir, si hubo quórum y si se aprobó el acta anterior, con una casilla para las modificaciones realizadas.
2 Orden del día y decisiones
Cada punto del orden del día incluye un tema, los aspectos clave debatidos y la decisión o el resultado, incluido el texto de cualquier resolución y la votación. Después de cada punto, la pregunta «¿Añadir otro punto del orden del día?» abre el siguiente, hasta un máximo de cinco puntos. Los asuntos varios tienen su propia casilla al final.
3 Tareas
La persona que redacta el acta indica si se acordaron tareas. En caso afirmativo, cada tarea incluye una descripción, un responsable obligatorio y una fecha límite; la pregunta «¿Añadir otra tarea?» abre la siguiente, hasta un máximo de seis. Las listas de tareas más largas se pueden adjuntar como archivo.
4 Próxima reunión y aprobación
Termina con la fecha y hora de la próxima reunión, la hora a la que terminó esta reunión y cualquier documento o presentación expuestos. La persona que redacta el acta introduce su correo electrónico, confirma que el acta es un registro fiel y exacto sujeto a aprobación y puede firmarla.
Personaliza la plantilla
- Añade o elimina bloques de puntos del orden del día para adaptarlos a la duración habitual de tus reuniones
- Elimina las preguntas sobre el quórum y el acta anterior para reuniones informales de equipo
- Añade una pregunta sobre «Conflictos de intereses declarados» para reuniones de juntas y comités
- Incluye el nombre del equipo, la junta o el comité en el título del documento (por ejemplo, «Acta de la junta — {date}») para que cada archivo sea fácil de revisar
- Guarda las actas en una carpeta para cada equipo, junta o proyecto
- Envía el formulario como solicitud a la persona que redacta habitualmente las actas para que estas lleguen siempre al lugar correcto
Consejos para mejorar tu formulario actas de reunión
- Redacta las decisiones con frases completas que tengan sentido para alguien que no estuvo presente
- Asigna a cada tarea un único responsable identificado; «el equipo» suele significar que no es responsable nadie
- Completa el formulario durante la reunión o en el plazo de un día, mientras los detalles están recientes
- Empieza la siguiente reunión revisando la lista de tareas de esta acta
- Deja fuera del acta las opiniones y conversaciones paralelas; registra lo que se acordó
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía el acta, FileIt la convierte en un PDF, la archiva en tu bóveda y te avisa. La persona que redacta el acta puede recibir una copia por correo electrónico para distribuirla entre los asistentes.
Como cada reunión es una respuesta independiente, la tabla de respuestas se convierte en un registro continuo de tus reuniones. Puedes exportarla a CSV y abrir el PDF de cualquier reunión anterior para comprobar exactamente qué se decidió y quién asumió cada tarea.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Actas de reunión: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de actas de reunión?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes cambiar cualquiera de las preguntas.
¿Cuántos puntos del orden del día y tareas puedo registrar?
La plantilla tiene cinco bloques para puntos del orden del día y seis tareas que se abren de una en una, además de una opción para subir un archivo con listas de tareas más largas. Puedes añadir más bloques en el diseñador.
¿Funciona para reuniones de juntas?
Sí. Incluye una pregunta sobre el quórum, la aprobación del acta anterior con modificaciones y espacio para registrar resoluciones y votaciones. Consulta tus propios documentos reguladores para comprobar si tus actas deben incluir algo más.
¿Se puede firmar el acta?
Sí. Hay un campo de firma opcional para la persona que redacta el acta o para quien preside la reunión, además de una confirmación de que el registro es correcto.
¿Necesitan los asistentes una cuenta de FileIt?
No. Solo la persona que redacta el acta completa el formulario, y puede hacerlo desde un enlace sin tener una cuenta.
¿Dónde se guardan las actas?
Cada acta se guarda como un PDF en tu bóveda de FileIt y aparece en la tabla de respuestas del formulario, desde donde puedes exportarla.