¿Qué es la plantilla del formulario de brief de proyecto?
Un formulario de brief de proyecto consigue que un cliente nuevo ponga por escrito sus objetivos, público, entregables y plazo antes de la primera reunión inicial, en lugar de que tengas que reconstruirlo a partir de una cadena de correos dispersos o una conversación apresurada. Hace las preguntas que una agencia o un freelancer necesita responder en cada proyecto, siempre en el mismo orden.
Un correo en blanco del tipo «cuéntanos sobre tu proyecto» suele recibir una respuesta breve e incompleta, y detalles importantes como el plazo real o quién aprueba finalmente el trabajo a menudo solo salen a la luz a mitad del proyecto. Un formulario de brief estructurado solicita esa información desde el principio, para que la primera conversación pueda centrarse en el trabajo y no en lo básico.
Esta plantilla funciona en la app Forms de FileIt, incluida en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Los clientes pueden completarla sin tener una cuenta de FileIt, y cada brief —incluidos los archivos adjuntos— se convierte en un PDF que se archiva automáticamente en tu vault, listo para consultarlo durante todo el proyecto.
- Ideal para
- Agencias, estudios, consultores y freelancers que aceptan nuevos trabajos de clientes
- Lo completa
- El cliente que solicita el proyecto
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 10–15 minutos
- Incluye
- Estructura de varias páginas, casillas sobre el tono, campos de presupuesto y plazo, y carga de archivos
¿Quién usa un formulario de brief de proyecto?
- Un cliente nuevo que inicia un proyecto de sitio web o aplicación
- Un rediseño de marca en el que la agencia necesita entender al público y el tono antes de diseñar
- Un brief de campaña de marketing que cubre objetivos, mensaje y ejemplos de competidores
- Un trabajo de vídeo o fotografía en el que hay que concretar pronto los entregables y formatos
- Un cliente actual que presenta un brief para una nueva fase de un trabajo continuo
- Un estudio que estandariza cómo cada responsable de cuenta recopila un brief, independientemente de quién atienda la llamada
Preguntas de este formulario de brief de proyecto
24 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Sobre el proyecto
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Organización
- Nombre del proyecto*
- ¿Qué tipo de proyecto es?* Marca / identidad · Sitio web o aplicación · Campaña de marketing · Contenido / redacción · Vídeo / fotografía · Impresión · Evento · Investigación / estrategia
- Contexto
2 Objetivos y audiencia
- ¿Cuáles son los objetivos?*
- ¿Quién es la audiencia?*
- El mensaje más importante
- Tono y estilo Profesional · Cercano · Divertido · Exclusivo · Atrevido · Minimalista · Técnico · Cálido
- Competidores o ejemplos que te gustan (y que no te gustan)
3 Entregables y plazos
- Entregables*
- Fecha de inicio
- Fecha límite final*
- ¿La fecha límite es fija?
- ¿A qué está vinculada? solo se pregunta cuando corresponde
- Hitos principales o fechas de revisión
- Presupuesto
- Estado del presupuesto Aprobado · Solo estimado · Pendiente de confirmación
4 Personas y archivos
- ¿Quién aprueba el trabajo?*
- Otras partes interesadas
- Requisitos obligatorios y limitaciones
- Archivos de apoyo
El formulario brief de proyecto, página por página
1 Sobre el proyecto
El formulario empieza con los campos Nombre, Email, Teléfono y Organización del cliente, seguidos de Nombre del proyecto y ¿Qué tipo de proyecto es?, una lista de casillas que abarca branding, sitios web, campañas, contenido, vídeo, impresión, eventos e investigación. Contexto es un campo abierto para explicar por qué el proyecto es importante ahora y qué se ha intentado ya, aportando información útil antes de la sección de objetivos.
2 Objetivos y público
¿Cuáles son los objetivos? y ¿Quién es el público? son preguntas de respuesta larga que animan al cliente a describir un éxito medible y una imagen real de a quién va dirigido el trabajo, no solo una descripción genérica. El mensaje más importante acota aún más la respuesta, y Tono y estilo permite al cliente elegir hasta cuatro casillas entre profesional, cercano, divertido, premium, atrevido, minimalista, técnico y cálido: una forma rápida de ponerse de acuerdo sobre el estilo antes de empezar cualquier trabajo de diseño. Competidores o ejemplos que te gustan (y que no) completa la página con enlaces y referencias.
3 Entregables y plazos
Entregables pide al cliente que enumere exactamente qué debe entregarse, con formatos y cantidades, mientras que Fecha de inicio y Plazo final concretan el calendario. ¿El plazo es fijo? abre un campo para indicar a qué está vinculado —una fecha de lanzamiento, un evento o un turno de impresión— cuando la respuesta es sí, para que el equipo sepa qué plazos no se pueden mover realmente. Hitos clave o fechas de revisión, Presupuesto y Estado del presupuesto cierran la página.
4 Personas y archivos
¿Quién aprueba el trabajo? identifica por nombre y cargo a la persona que toma realmente la decisión, evitando el problema habitual de terminar el trabajo para la persona equivocada. Otras partes implicadas y Requisitos y limitaciones —que abarcan directrices de marca, textos legales, accesibilidad o límites tecnológicos— completan la información, y Archivos de apoyo permite al cliente adjuntar directamente al brief las directrices de marca, materiales existentes o referencias.
Personaliza la plantilla
- Añade preguntas específicas según el tipo de proyecto con lógica condicional; por ejemplo, campos adicionales solo para proyectos de sitios web
- Adapta las casillas de tono al lenguaje que tu estudio utiliza realmente con los clientes
- Configura la carpeta del vault para archivar automáticamente cada brief bajo el código correcto de cliente o proyecto
- Activa una copia en PDF para el cliente para que tenga su propio registro de lo que ha enviado
- Añade un campo de firma obligatorio si quieres que el brief sirva también como una aprobación sencilla
- Cambia la moneda del campo de presupuesto para adaptarla a tu mercado principal
Consejos para mejorar tu formulario brief de proyecto
- Pide pronto el nombre de la persona que toma las decisiones: una aprobación ambigua es una de las causas más habituales de retrasos
- Fomenta objetivos medibles en lugar de aspiraciones abiertas, ya que facilitan acordar el alcance
- Pide ejemplos de competidores que al cliente no le gustan, no solo de los que admira: suelen revelar más información
- Considera el campo del plazo como el inicio de una conversación, no como una promesa fija, hasta confirmar el alcance
- Guarda cada brief en la carpeta del vault del cliente para que todo el equipo pueda consultarlo durante el proyecto
- Revisa el brief en cada hito para comprobar que el proyecto sigue alineado con los objetivos originales
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un cliente envía su brief, FileIt lo guarda como PDF con el nombre del cliente y lo archiva en la carpeta del vault que has configurado, junto con los archivos de apoyo que haya adjuntado. Como las notificaciones al propietario y la copia para el cliente están activadas de forma predeterminada, tu equipo recibe un aviso inmediato y el cliente conserva un registro exacto de lo que ha enviado.
A partir de ahí, la mayoría de los estudios abre el PDF del brief antes de una reunión inicial, utiliza la tabla Respuestas para hacer un seguimiento de los briefs recibidos por todo el equipo y exporta los datos a CSV para una herramienta de gestión de proyectos si hace falta. El siguiente paso habitual es programar esa reunión inicial y confirmar el alcance y el coste según lo que ha descrito el cliente.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Brief de proyecto: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario de brief de proyecto?
Sí. Está incluida en la app Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Necesitan los clientes una cuenta de FileIt para enviar un brief?
No. Los clientes completan y envían el formulario usando únicamente el enlace que les mandas, sin necesitar una cuenta de FileIt en ningún momento.
¿Cómo recibo los briefs en PDF?
Cada envío, incluidos los archivos adjuntos, se guarda automáticamente como PDF en la carpeta del vault que elijas, y todos los briefs se pueden consultar desde la tabla Respuestas.
¿Pueden los clientes adjuntar archivos de referencia o directrices de marca?
Sí. La pregunta Archivos de apoyo acepta archivos PDF, imágenes, archivos de Word y Excel, de hasta 10 MB cada uno y hasta 10 archivos por brief.
¿Puedo personalizar las preguntas para distintos tipos de proyectos?
Sí. Todo lo que aparece en el diseñador se puede editar, y puedes añadir lógica condicional para que las preguntas adicionales solo aparezcan en determinados tipos de proyecto.
¿Gestiona este formulario el proyecto?
No. FileIt no incluye funciones de gestión de proyectos, programación ni facturación: este formulario recopila el brief en un PDF que después utilizas junto con las herramientas que ya empleas para gestionar el proyecto.
¿Puedo exigir al cliente que confirme un presupuesto antes de enviarlo?
Los campos de presupuesto y estado del presupuesto son opcionales de forma predeterminada, pero puedes hacerlos obligatorios en el diseñador si tu proceso necesita conocer una cifra desde el principio.
¿Puedo enviar este brief a un cliente concreto en lugar de publicar un enlace público?
Sí: puedes enviar por email un enlace personal a un cliente identificado con sus datos ya rellenados, o mantener un enlace público activo en tu sitio web para que lo use cualquiera.