¿Qué es la plantilla del formulario de informe del estado del proyecto?
Los informes de estado suelen variar: una semana son un correo largo, la siguiente una presentación, y el patrocinador nunca sabe del todo si el proyecto avanza según lo previsto. Una estructura fija permite redactarlos más rápido y leerlos mucho más rápido, además de dejar claro cuándo ha cambiado algo.
Esta plantilla de informe del estado del proyecto solicita primero el estado RAG general y después una valoración verde, ámbar o roja para el calendario, el presupuesto, el alcance, la calidad, los recursos y las partes interesadas, junto con un breve resumen ejecutivo. A continuación, cubre lo que se ha hecho, lo que se ha retrasado, los hitos clave, el presupuesto frente a la previsión, los principales riesgos y problemas abiertos, las solicitudes de cambio y cualquier decisión que necesites del patrocinador, y termina con el plan para el siguiente periodo.
Cada informe se guarda como un PDF fechado en tu bóveda de FileIt, para que conserves un historial ordenado del estado del proyecto a lo largo del tiempo: resulta útil en las reuniones de seguimiento y es imprescindible en la revisión de cierre.
- Ideal para
- Directores de proyecto, agencias, oficinas de gestión de proyectos (PMO) y responsables de equipo que informan a patrocinadores o clientes
- Quién lo completa
- El director del proyecto o responsable del flujo de trabajo, en cada periodo de informe
- Tiempo necesario
- Unos 10–15 minutos
- Incluye
- RAG general, una cuadrícula de estado por área, cifras de presupuesto y previsiones, riesgos, problemas, decisiones necesarias y carga de archivos
¿Quién usa un formulario de informe del estado del proyecto?
- Actualizaciones semanales del estado de una agencia a un cliente
- Informes mensuales para un comité de seguimiento o patrocinador del proyecto
- Una oficina de gestión de proyectos que recopila el mismo informe de cada proyecto de una cartera
- Proyectos de construcción, acondicionamiento o TI que necesitan un registro escrito del progreso
- Proyectos financiados mediante subvenciones que informan internamente entre los informes formales al financiador
- Responsables de flujos de trabajo que informan a un director general del programa
Preguntas de este formulario de informe del estado del proyecto
30 preguntas en 5 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 Proyecto y período
- Nombre del proyecto*
- Referencia del proyecto
- Cliente o patrocinador
- Responsable del proyecto*
- Período del informe, desde*
- hasta*
- Fase actual Inicio · Planificación · Diseño · Construcción / ejecución · Pruebas · Lanzamiento / entrega · Cierre
- Porcentaje total completado
2 Estado de un vistazo
- Estado general* Verde — según lo previsto · Ámbar — en riesgo, bajo control · Rojo — fuera de lo previsto, necesita ayuda
- Estado por área* Verde · Ámbar · Rojo · No aplicable
- En comparación con el último informe Mejora · Sin cambios · Empeora
- Resumen ejecutivo*
- ¿Qué está provocando el estado rojo y qué haría que volviera a verde?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Progreso e hitos
- Completado durante este período*
- Planificado, pero no completado
- Hitos clave
- Presupuesto aprobado
- Gastado hasta la fecha
- Previsión al finalizar
- Fecha prevista de finalización
4 Riesgos, incidencias y decisiones
- Principales riesgos
- Incidencias abiertas
- ¿Se ha planteado o aprobado alguna solicitud de cambio durante este período?
- Solicitudes de cambio solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesitas que el patrocinador tome una decisión o te ayude?*
- ¿Qué decisión, de quién y para cuándo?* solo se pregunta cuando corresponde
5 Próximos pasos
- Planificado para el próximo período*
- Próximo informe, fecha límite
- Archivos de apoyo
- Tu correo electrónico*
El formulario informe del estado del proyecto, página por página
1 Proyecto y periodo
Introduce el nombre y la referencia del proyecto, el cliente o patrocinador, el director del proyecto, las fechas del periodo del informe, la fase actual y un porcentaje general completado.
2 Estado de un vistazo
Elige un estado general verde, ámbar o rojo y valora después el calendario, el presupuesto, el alcance, la calidad, los recursos y las partes interesadas en una cuadrícula, usando N/A cuando un área no corresponda. Indica si la situación mejora, no cambia o empeora, y escribe un breve resumen ejecutivo. Un estado general rojo abre una pregunta obligatoria sobre qué lo provoca y qué haría que volviera a estar en verde.
3 Progreso e hitos
Enumera lo que se ha conseguido durante este periodo y lo que estaba previsto pero no se ha completado, junto con los motivos. Añade los hitos clave, uno por línea, con las fechas previstas y estimadas. Las cifras del presupuesto —aprobado, gastado hasta la fecha y previsto al finalizar— aparecen junto a la fecha prevista de finalización.
4 Riesgos, problemas y decisiones
Registra los principales riesgos con su probabilidad, impacto y medidas de mitigación, y los problemas abiertos con sus responsables. Responder que sí a las solicitudes de cambio abre un campo para describirlas. Si necesitas una decisión o ayuda del patrocinador, una pregunta obligatoria solicita qué necesitas, de quién y para cuándo.
5 Próximos pasos
Termina con el trabajo previsto para el siguiente periodo, la fecha de entrega del próximo informe, cualquier archivo de apoyo, como el plan o un registro RAID, y tu correo electrónico.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de los campos del presupuesto o elimínalos si el presupuesto se informa por separado
- Cambia los nombres de las filas de la cuadrícula de estado para adaptarlos a tus propias áreas de seguimiento
- Sustituye la lista de fases por las etapas de tu método de ejecución
- Haz una copia del formulario para cada proyecto e incluye el nombre del proyecto en el título del documento para que los informes de cada proyecto se archiven juntos
- Envía el formulario como solicitud a cada director de proyecto siguiendo un calendario periódico
- Añade el correo electrónico del patrocinador a la lista de notificaciones para que reciba cada informe cuando llegue
Consejos para mejorar tu formulario informe del estado del proyecto
- Sé sincero con el ámbar: es mucho más fácil obtener ayuda pronto que explicar un rojo repentino
- Escribe el resumen ejecutivo al final, una vez que hayas revisado todos los detalles
- Mantén separados los riesgos (podrían ocurrir) y los problemas (ya están ocurriendo)
- Indica siempre exactamente qué decisión necesitas y para cuándo; las solicitudes imprecisas no reciben respuesta
- Usa el mismo día de informe en cada periodo para comparar las tendencias fácilmente
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía un informe, FileIt lo guarda como PDF con los archivos adjuntos, lo archiva en tu bóveda y te envía un correo electrónico. El director del proyecto también puede recibir una copia para reenviarla a las partes interesadas.
A lo largo de la vida de un proyecto, la tabla de respuestas se convierte en un historial de estados. Expórtala a CSV para representar en un gráfico las valoraciones RAG a lo largo del tiempo o abre el PDF de cualquier informe para ver exactamente lo que se comunicó en una semana concreta.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe del estado del proyecto: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de informe del estado del proyecto es gratuita?
Sí. Forma parte de la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Qué significa RAG?
Rojo, ámbar y verde. El verde significa que el proyecto avanza según lo previsto; el ámbar, que está en riesgo pero se está gestionando; y el rojo, que se ha desviado o necesita una decisión. El formulario lo explica en la página de estado.
¿Puedo usarla para varios proyectos?
Sí. Cada informe empieza con el nombre y la referencia del proyecto, por lo que un mismo formulario puede recopilar informes de muchos proyectos, o puedes hacer una copia para cada proyecto.
¿Puedo cambiar la moneda?
Sí. Los campos del presupuesto usan dólares estadounidenses de forma predeterminada y puedes cambiarlos a cualquier código de moneda de tres letras en el diseñador.
¿Puedo adjuntar el plan del proyecto?
Sí. La última página admite hasta cinco archivos, como un plan, un diagrama o un registro de riesgos.
¿Dónde se guardan los informes?
Cada informe se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt y aparece en la tabla de respuestas, donde puedes revisarlo y exportarlo.