Quel est le modèle de formulaire rapport d’avancement du projet ?
Les rapports d’avancement ont tendance à varier : un long e-mail une semaine, une présentation la suivante, et le sponsor ne sait jamais vraiment si le projet est sur la bonne voie. Une structure fixe accélère la rédaction et la lecture, tout en rendant immédiatement visibles les changements.
Ce modèle de rapport d’avancement du projet demande d’abord le statut RAG global, puis une évaluation verte, orange ou rouge du calendrier, du budget, du périmètre, de la qualité, des ressources et des parties prenantes, ainsi qu’un bref résumé exécutif. Il couvre ensuite les tâches réalisées, celles qui ont pris du retard, les principaux jalons, le budget par rapport aux prévisions, les risques prioritaires et les problèmes ouverts, les demandes de changement et toute décision attendue du sponsor, avant de terminer par le plan pour la prochaine période.
Chaque rapport est enregistré au format PDF, avec sa date, dans votre coffre-fort FileIt. Vous conservez ainsi un historique clair du statut du projet au fil du temps, utile lors des réunions de pilotage et précieux lors de la revue de clôture.
- Idéal pour
- Les chefs de projet, agences, PMO et responsables d’équipe qui rendent compte aux sponsors ou aux clients
- À remplir par
- Le chef de projet ou le responsable d’un flux de travail, à chaque période de reporting
- Temps nécessaire
- Environ 10–15 minutes
- Comprend
- Le statut RAG global, une grille de statut par domaine, les chiffres du budget et des prévisions, les risques, les problèmes, les décisions à prendre et le téléversement de fichiers
Qui utilise un formulaire rapport d’avancement du projet ?
- Mises à jour hebdomadaires de l’avancement d’une agence à son client
- Rapports mensuels à un comité de pilotage ou à un sponsor de projet
- Un PMO qui recueille le même rapport pour chaque projet d’un portefeuille
- Projets de construction, d’aménagement ou informatiques nécessitant un compte rendu écrit de l’avancement
- Projets financés par des subventions rendant compte en interne entre les rapports officiels au financeur
- Responsables de flux de travail rendant compte au responsable général du programme
Questions de ce formulaire rapport d’avancement du projet
30 questions sur 5 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, évaluations.
1 Projet et période
- Nom du projet*
- Référence du projet
- Client ou commanditaire
- Chef de projet*
- Période couverte du*
- au*
- Phase actuelle Lancement · Planification · Conception · Réalisation / exécution · Tests · Mise en service / transfert · Clôture
- % d’avancement global
2 État en un coup d’œil
- État général* Vert — dans les délais · Orange — à risque, suivi · Rouge — en difficulté, aide nécessaire
- État par domaine* Vert · Orange · Rouge · N/A
- Par rapport au dernier rapport En amélioration · Aucun changement · En dégradation
- Synthèse pour la direction*
- Qu’est-ce qui explique le statut rouge et que faudrait-il pour revenir au vert ?* affichée uniquement si applicable
3 Avancement et jalons
- Réalisé au cours de cette période*
- Prévu mais non réalisé
- Jalons clés
- Budget approuvé
- Dépensé à ce jour
- Prévision à l’achèvement
- Date d’achèvement prévisionnelle
4 Risques, problèmes et décisions
- Principaux risques
- Problèmes en cours
- Des demandes de changement ont-elles été soumises ou approuvées au cours de cette période ?
- Demandes de changement affichée uniquement si applicable
- Avez-vous besoin d’une décision ou de l’aide du commanditaire ?*
- Quelle décision, de la part de qui et pour quand ?* affichée uniquement si applicable
5 Prochaines étapes
- Prévu pour la prochaine période*
- Date de remise du prochain rapport
- Fichiers justificatifs
- Votre adresse e-mail*
Le formulaire rapport d’avancement du projet, page par page
1 Projet et période
Saisissez le nom et la référence du projet, le client ou le sponsor, le chef de projet, les dates de la période de reporting, la phase actuelle et le pourcentage global d’avancement.
2 Statut en un coup d’œil
Choisissez un statut global vert, orange ou rouge, puis évaluez le calendrier, le budget, le périmètre, la qualité, les ressources et les parties prenantes dans une grille, en indiquant N/A lorsqu’un domaine ne s’applique pas. Précisez si la situation s’améliore, reste inchangée ou se dégrade, puis rédigez un bref résumé exécutif. Un statut global rouge ouvre une question obligatoire sur ses causes et sur ce qui permettrait de revenir au vert.
3 Avancement et jalons
Indiquez ce qui a été réalisé au cours de la période et ce qui était prévu mais n’a pas été terminé, en précisant les raisons. Saisissez les principaux jalons, un par ligne, avec leurs dates prévues et prévisionnelles. Les chiffres du budget — approuvé, dépensé à ce jour et prévisionnel à l’achèvement — sont présentés à côté de la date d’achèvement prévisionnelle.
4 Risques, problèmes et décisions
Consignez les principaux risques avec leur probabilité, leur impact et les mesures d’atténuation, ainsi que les problèmes ouverts et leurs responsables. Une réponse positive aux demandes de changement ouvre un champ pour les décrire. Si vous avez besoin d’une décision ou d’une aide du sponsor, une question obligatoire demande quoi, auprès de qui et pour quand.
5 Prochaines étapes
Terminez par les tâches prévues pour la prochaine période, la date d’échéance du prochain rapport, les fichiers justificatifs éventuels, comme le plan ou le registre RAID, et votre adresse e-mail.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la devise des champs budgétaires ou supprimez-les si le budget fait l’objet d’un reporting séparé
- Renommez les lignes de la grille de statut pour les adapter à vos propres domaines de reporting
- Remplacez la liste des phases par les étapes de votre méthode de réalisation
- Créez une copie du formulaire pour chaque projet et ajoutez le nom du projet au titre du document afin que les rapports de chaque projet soient regroupés
- Envoyez régulièrement le formulaire sous forme de demande à chaque chef de projet
- Ajoutez l’adresse e-mail du sponsor à la liste de notification afin qu’il reçoive chaque rapport dès son arrivée
Conseils pour un meilleur formulaire rapport d’avancement du projet
- Soyez honnête avec le orange : il est bien plus facile d’obtenir de l’aide rapidement que d’expliquer un passage soudain au rouge
- Rédigez le résumé exécutif en dernier, après avoir parcouru les détails
- Distinguez les risques (qui pourraient se produire) des problèmes (qui se produisent déjà)
- Indiquez toujours précisément la décision dont vous avez besoin et pour quand ; les demandes vagues restent sans réponse
- Utilisez le même jour de reporting à chaque période afin de comparer facilement les tendances
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’un rapport est envoyé, FileIt l’enregistre au format PDF avec ses pièces jointes, le classe dans votre coffre-fort et vous l’envoie par e-mail. Le chef de projet peut également en recevoir une copie pour la transférer aux parties prenantes.
Au fil du projet, le tableau des réponses devient un historique du statut. Exportez-le au format CSV pour représenter les évaluations RAG dans le temps, ou ouvrez le PDF d’un rapport pour voir exactement ce qui a été déclaré au cours d’une semaine donnée.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Rapport d’avancement du projet : questions fréquentes
Ce modèle de rapport d’avancement du projet est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie de l’application Forms de FileIt dans toutes les offres, y compris l’offre gratuite, et chaque question peut être modifiée.
Que signifie RAG ?
Rouge, orange, vert. Le vert signifie que le projet est sur la bonne voie, l’orange qu’il est à risque mais géré, et le rouge qu’il est en difficulté ou qu’une décision est nécessaire. Le formulaire l’explique sur la page du statut.
Puis-je l’utiliser pour plusieurs projets ?
Oui. Chaque rapport commence par le nom et la référence du projet : un même formulaire peut donc recueillir les rapports de nombreux projets, ou vous pouvez créer une copie pour chaque projet.
Puis-je modifier la devise ?
Oui. Les champs budgétaires sont configurés par défaut en dollars américains et vous pouvez les remplacer par n’importe quel code de devise à trois lettres dans l’éditeur.
Puis-je joindre le plan du projet ?
Oui. La dernière page accepte jusqu’à cinq fichiers, comme un plan, un graphique ou un registre des risques.
Où les rapports sont-ils enregistrés ?
Chaque rapport est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt et apparaît dans le tableau des réponses, où vous pouvez le consulter et l’exporter.