¿Qué es la plantilla del formulario de registro de eventos?
Conseguir que la gente se registre para un evento suele implicar manejar una hoja de cálculo con nombres, un correo aparte para los requisitos alimentarios y el caos de averiguar quién se queda a cenar y quién no. Esta plantilla reúne todo en un solo formulario: nombre y datos de contacto, tipo de entrada, las sesiones a las que piensa asistir cada persona y preguntas sobre la cena y la alimentación que solo aparecen si son relevantes.
Una hoja de cálculo compartida para inscripciones se desordena enseguida, con filas duplicadas, notas alimentarias que faltan e invitados añadidos a última hora en una columna de comentarios. Un formulario de registro online hace las mismas preguntas a todo el mundo y en el mismo orden, solo muestra las preguntas sobre alimentación y acompañantes cuando alguien responde que sí a la cena, y mantiene cada registro como un documento independiente y ordenado en lugar de un único archivo compartido y editable.
En cuanto alguien se registra, FileIt guarda sus respuestas como un PDF en tu bóveda, de modo que tienes un registro individual y fechado de cada asistente, fácil de buscar y de exportar como lista completa cuando llegue el momento de imprimir las acreditaciones o informar al servicio de catering.
- Ideal para
- Organizadores de conferencias, cenas o encuentros comunitarios
- Lo completa
- Cualquier persona que se registre para asistir
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Elección de entrada, selección de sesiones, preguntas condicionales sobre alimentación y acompañantes, consentimiento para fotografías
¿Quién usa un formulario de registro de eventos?
- Conferencias que ofrecen categorías de entrada estándar, VIP y de estudiante con prestaciones diferentes
- Eventos comunitarios o de clubes que necesitan un recuento sencillo con requisitos alimentarios
- Cenas corporativas en las que solo algunas personas se quedan a la cena de la noche
- Eventos con varias sesiones simultáneas en los que los organizadores necesitan saber a cuáles piensa asistir cada persona
- Eventos que quieren registrar el consentimiento para fotografías junto con la propia inscripción
Preguntas de este formulario de registro de eventos
14 preguntas · incluye preguntas condicionales, casilla de consentimiento.
1 Tu registro
- Nombre*
- Correo electrónico*
- Móvil
- Organización
- Entrada* Estándar · VIP (incluye cena) · Estudiante
- ¿A qué sesiones asistirás? Ponencia inaugural de la mañana · Taller A · Taller B · Mesa redonda · Bebidas de networking
- ¿Nos acompañarás a cenar?*
- Necesidades alimentarias solo se pregunta cuando corresponde Ninguna · Vegetariano · Vegano · Sin gluten · Sin lácteos · Halal · Kosher · Alergia a los frutos secos
- Cuéntanos sobre la alergia* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Llevarás a un acompañante a la cena? solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del acompañante* solo se pregunta cuando corresponde
- Talla de camiseta XS · S · M · L · XL · XXL
- Necesidades de accesibilidad
- Fotografía
El formulario registro de eventos, página por página
1 Tus datos
El formulario solicita el Nombre, el Correo electrónico, un número de Móvil opcional y la Organización de la persona asistente, y después permite elegir entre las entradas Estándar, VIP (incluye cena) y de Estudiante.
2 Sesiones
Los asistentes pueden marcar las sesiones a las que asistirán: Ponencia principal de la mañana, Taller A, Taller B, Mesa redonda y Copas para establecer contactos. Esto resulta útil para planificar la capacidad de las salas antes del evento.
3 Cena y alimentación
Una sección sobre la cena pregunta ¿Te unirás a nosotros para cenar? Responder que sí abre Requisitos alimentarios, una lista que incluye Vegetariano, Vegano, Sin gluten, Sin lácteos, Halal, Kosher y Alergia a los frutos secos, además de la opción Otro. Elegir específicamente Alergia a los frutos secos abre una pregunta obligatoria sobre su gravedad y sobre cualquier ingrediente que la cocina deba evitar. Responder que sí a la cena también abre ¿Traerás a un acompañante a la cena?, que a su vez muestra el campo obligatorio Nombre del acompañante si la respuesta es afirmativa, de modo que el número y el nombre de los acompañantes solo se recopilan de quienes realmente llevan a alguien.
4 Otros datos
El último grupo incluye un menú desplegable para la talla de camiseta, una pregunta abierta sobre necesidades de accesibilidad y una declaración de consentimiento para fotografías —Me parece bien aparecer en las fotos tomadas durante el evento— que los asistentes pueden marcar si están de acuerdo.
Personaliza la plantilla
- Añade o elimina tipos de entrada y menciona directamente en la etiqueta de cada opción qué incluye, tal como hace ya la plantilla con VIP
- Cambia el nombre de las sesiones o añade otras para adaptarlas a tu programa real
- Establece un número máximo de respuestas para todo el formulario si el lugar tiene un aforo máximo estricto, o una fecha de cierre unos días antes del evento
- Añade una pregunta sobre el aparcamiento o el transporte accesible si el lugar necesita saberlo con antelación
- Guarda los registros en una carpeta con el nombre del evento y el año, y configura el título del documento para que incluya el nombre del asistente y puedas encontrarlo rápidamente
- Activa una copia del correo de confirmación para que los asistentes tengan a mano los datos de su registro
Consejos para mejorar tu formulario registro de eventos
- Mantén la lista de requisitos alimentarios lo bastante amplia para cubrir las necesidades habituales, pero deja siempre una opción Otro y un campo de texto libre para cualquier caso importante, como una alergia a los frutos secos
- Configura el mensaje de confirmación para incluir todo lo que los asistentes necesiten saber antes del día del evento, como el aparcamiento o la hora de inicio
- Exporta la tabla de Respuestas a CSV uno o dos días antes del evento para entregar al servicio de catering la lista definitiva de asistentes y requisitos alimentarios
- Pregunta por las necesidades de accesibilidad con suficiente antelación para poder atenderlas antes del evento, no solo registrarlas
- Si los tipos de entrada afectan a lo que incluye cada una, como la cena VIP, asegúrate de que la persona encargada de recibir a los asistentes tenga esa información a mano, no solo el recuento
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien se registra, FileIt guarda sus respuestas como un PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido y te envía una notificación. Si has activado una copia para la persona que responde, esta recibe su propio PDF de confirmación con exactamente aquello para lo que se ha registrado, incluidos el tipo de entrada y sus respuestas sobre alimentación.
A partir de ahí, puedes trabajar con la tabla de Respuestas a medida que llegan los registros, filtrar por tipo de entrada o asistencia a la cena, comprobar los requisitos alimentarios antes de informar al servicio de catering o exportar la lista completa a CSV para preparar la lista definitiva de asistentes o las acreditaciones antes del evento.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de eventos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de registro de eventos?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, junto con otras 159 plantillas listas para usar que puedes editar libremente.
¿Los asistentes necesitan una cuenta de FileIt para registrarse?
No. Comparte un enlace público de registro o envía a cada persona invitada su propio enlace personal: podrán registrarse sin crear una cuenta de FileIt.
¿Puedo limitar el número de personas que pueden registrarse?
Sí. La configuración del formulario te permite establecer un número máximo de respuestas, de modo que el registro se cierre automáticamente al alcanzar el aforo; también puedes establecer una fecha de cierre.
¿Adónde van los registros una vez enviados?
Cada registro se guarda automáticamente como un PDF en la carpeta de la bóveda que elijas y también aparece en una tabla de Respuestas que puedes filtrar y exportar como CSV.
¿Puedo cobrar las entradas mediante este formulario?
No, los formularios de FileIt no procesan pagos. Esta plantilla registra el tipo de entrada que quiere cada persona, pero cualquier pago deberá cobrarse por separado.
¿Cómo puedo saber quién tiene requisitos alimentarios?
Las preguntas sobre alimentación solo aparecen para los asistentes que indican que se quedan a cenar, y puedes filtrar o exportar la tabla de Respuestas para obtener una lista para el servicio de catering.
¿Puede la misma persona registrarse más de una vez?
De forma predeterminada, esta plantilla permite varias respuestas, pero puedes desactivar esa opción en la configuración del formulario si solo quieres un registro por persona.