ما قالب نموذج حضور اجتماعات النادي؟
تحتاج أندية وجمعيات كثيرة إلى سجل يوضح من حضر كل اجتماع: للتحقق من النصاب القانوني في الجمعية العمومية السنوية (AGM)، أو لتطبيق قواعد العضوية المتعلقة بالحضور، أو للتعرف إلى الأعضاء المواظبين، أو لمجرد متابعة الزوار. يُملأ هذا النموذج مرة واحدة لكل اجتماع بواسطة أمين السر أو الشخص المسؤول عن السجل، ويسجل التاريخ ونوع الاجتماع ومن حضر ومن أرسل اعتذارًا ومن زار الاجتماع.
يتكيف النموذج مع الاجتماع. فالاجتماعات عبر الإنترنت لا تتطلب venue؛ أما الاجتماعات الهجينة فتسأل عن عدد المشاركين عبر الإنترنت؛ وإذا لم يكتمل نصاب الاجتماع، تسأل عمّا حدث بشأن القرارات؛ وتتيح اجتماعات الزوار إدراج قائمة بعدد المهتمين بالانضمام. أما الفعاليات الاجتماعية فتتجاوز سؤال النصاب القانوني بالكامل.
يُحفظ سجل كل اجتماع بصيغة PDF في خزنتك على FileIt، ويُعنون حسب التاريخ، مع إرفاق صورة من ورقة تسجيل الحضور الورقية إذا استخدمت واحدة — لتكوين سجل حضور منظم وقابل للبحث عامًا بعد عام.
- مناسب لـ
- الأندية والجمعيات والروابط وأندية الخدمة على نمط Rotary وLions واللجان
- يُملأ بواسطة
- أمين السر أو الشخص الذي يتولى تسجيل الحضور
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 5 دقائق لكل اجتماع
- يتضمن
- نوع الاجتماع وطريقته، الأعضاء الحاضرون وعددهم، الاعتذارات، النصاب القانوني، الزوار، ورفع ورقة تسجيل الحضور
من يستخدم نموذج حضور اجتماعات النادي؟
- نادٍ للخدمة يسجل حضور الاجتماعات الأسبوعية
- جمعية تتحقق من اكتمال النصاب القانوني في جمعيتها العمومية السنوية
- نادي قراءة أو مجموعة هوايات تتابع الأعضاء المواظبين
- لجنة تحتفظ بسجل الاعتذارات لمحضرها
- نادٍ للخطابة أو المناظرات يتابع الزوار
- جمعية أولياء أمور تسجل الحضور في الاجتماعات الفصلية
أسئلة نموذج حضور اجتماعات النادي هذا
25 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة.
1 تفاصيل الاجتماع
- النادي أو الجمعية*
- تاريخ الاجتماع*
- وقت البدء
- نوع الاجتماع* اجتماع عادي · اجتماع اللجنة · الاجتماع العام السنوي (AGM) · اجتماع خاص أو استثنائي · اجتماع اجتماعي أو فعالية
- طريقة الانعقاد* حضوريًا · عبر الإنترنت · هجينًا
- المكان لا يُطرح إلا عند انطباقه
- سجّله*
- دورك أمين السر · رئيس اللجنة · أمين الصندوق · عضو اللجنة · عضو
- البريد الإلكتروني
2 الحضور
- الأعضاء الحاضرون*
- عدد الأعضاء الحاضرين*
- كم عدد الذين انضموا عبر الإنترنت من بينهم؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الاعتذارات الواردة
- الغائبون دون اعتذار
- هل كان الاجتماع مستوفيًا للنصاب؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- ما الذي حدث بشأن القرارات؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الزوار والملاحظات
- هل كان هناك زوار أو ضيوف؟*
- الزوار* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- كم عدد المهتمين بالانضمام من بينهم؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المتحدث الضيف أو مقدّم العرض
- الموضوع أو بند البرنامج
- الأعضاء الجدد الذين رُحّب بهم
- كشف تسجيل الحضور
- ملاحظات
- الاجتماع التالي
نموذج حضور اجتماعات النادي، صفحةً صفحةً
1 تفاصيل الاجتماع
يُدخل مُسجّل الحضور اسم النادي وتاريخ الاجتماع ووقت البدء، ويختار نوع الاجتماع — عادي أو لجنة أو جمعية عمومية سنوية (AGM) أو خاص أو اجتماعي — وما إذا كان حضوريًا أو عبر الإنترنت أو هجينًا (تطلب الاجتماعات الحضورية والهجينة إدخال المكان). ثم يضيف اسمه ودوره وبريده الإلكتروني.
2 الحضور
يدرج مُسجّل الحضور أسماء الأعضاء الحاضرين، اسمًا واحدًا في كل سطر، ويُدخل العدد الإجمالي، وعدد المشاركين عبر الإنترنت في الاجتماعات الهجينة. وتوجد قوائم للاعتذارات، وللغياب دون اعتذار عند الحاجة. وباستثناء الفعاليات الاجتماعية، يسأل النموذج عما إذا كان الاجتماع مستوفيًا للنصاب القانوني؛ وإذا لم يكن كذلك، يسأل عمّا حدث بشأن القرارات.
3 الزوار والملاحظات
إذا وُجد زوار، يدرج مُسجّل الحضور أسماءهم ومن دعا كل واحد منهم، وعدد المهتمين بالانضمام. وتغطي الصفحة أيضًا المتحدث الضيف وموضوعه، والأعضاء الجدد الذين جرى الترحيب بهم، ورفع ورقة تسجيل الحضور، والملاحظات، وتاريخ الاجتماع التالي.
خصّص القالب كما تريد
- ضع اسم ناديك افتراضيًا في سؤال اسم النادي، أو احذفه إذا كان النموذج مخصصًا لناديك فقط
- استبدل قائمة الأعضاء الحاضرين بقائمة مربعات اختيار لأعضائك لتسجيل الحضور بسرعة عبر مربعات الاختيار
- عدّل أنواع الاجتماعات لتتوافق مع نظامك الأساسي
- أرسل النموذج كطلب إلى أمين السر قبل كل اجتماع
- احفظ السجلات في مجلد مخصص لكل سنة من سنوات النادي
نصائح لتحسين نموذج حضور اجتماعات النادي
- املأ النموذج أثناء الاجتماع لا بعده — فمن السهل نسيان الاعتذارات
- سجّل عدد الأعضاء حتى إذا أدرجت الأسماء؛ فهذا ما تطلبه قواعد النصاب القانوني عادةً
- تابع مع الزوار المهتمين بالانضمام خلال أسبوع
- أرفق ورقة تسجيل الحضور الورقية في الجمعيات العمومية السنوية (AGM)، حيث قد يكون الحضور مهمًا للتصويت
- احتفظ بالمحاضر بشكل منفصل؛ فهذا النموذج هو سجل الحضور الذي يُحفظ إلى جانبها
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ سجل كل اجتماع بصيغة PDF في مجلد خزنتك، ويُعنون بتاريخ الإرسال، ويصلك إشعار عبر البريد الإلكتروني. وتكون نسخة المجيب متوقفة افتراضيًا لأن أمين السر يكون عادةً مالك النموذج، لكن يمكنك تفعيلها.
صدّر جدول الاستجابات إلى CSV للاطلاع على أعداد الحضور على مدار السنة، أو لحساب عدد الاجتماعات التي حضرها كل عضو عند مراجعة العضوية.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج حضور اجتماعات النادي: الأسئلة الشائعة
هل نموذج حضور اجتماعات النادي هذا مجاني؟
نعم. إنه جزء من تطبيق Forms في كل حساب على FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل يُفترض أن يسجل كل عضو حضوره بهذا النموذج؟
صُمم النموذج ليكون سجلًا واحدًا لكل اجتماع، ويملؤه أمين السر. ولتسجيل حضور الأفراد، اختصره ليشمل الاسم وتاريخ الاجتماع، وشاركه كرابط عام أو رمز QR.
هل يمكنه تسجيل ما إذا كان الاجتماع مستوفيًا للنصاب القانوني؟
نعم. يسأل النموذج في كل اجتماع، باستثناء الفعالية الاجتماعية، عما إذا كان الاجتماع مستوفيًا للنصاب القانوني، وإذا لم يكن كذلك، عمّا حدث بشأن القرارات.
هل يمكنني إرفاق ورقة تسجيل حضور ورقية؟
نعم. ارفع صورة أو مسحًا ضوئيًا أو جدول بيانات، وسيُرفق بملف PDF الخاص بذلك الاجتماع.
هل يحل محل محضر الاجتماع؟
لا. فهو يسجل الحضور؛ أما محاضر المناقشات والقرارات فينبغي الاحتفاظ بها بشكل منفصل، مثلًا باستخدام نموذج محضر الاجتماع.