ما قالب نموذج بطاقة تعليقات اجتماع عام؟
تسير الاجتماعات العامة بصورة أفضل عندما تصل التعليقات مسبقًا وبصيغة موحّدة. إذ يتاح للأعضاء وقت لقراءتها، ويعرف الرئيس من يريد التحدث، ولا يضطر أمين السر إلى إعادة كتابة رسائل البريد الإلكتروني في أوراق الاجتماع. تؤدي بطاقة تعليقات الاجتماع العام هذه وظيفة البطاقة الورقية الموجودة في الجزء الخلفي من القاعة، ولكن عبر الإنترنت وقبل بدء الاجتماع.
تذكر كل تعليقات اسم الاجتماع وتاريخه وبند جدول الأعمال، وتوضح موقف الشخص: مؤيد، أو معارض، أو محايد مع سؤال. ويمكن للأشخاص إرفاق مستندات أو صور — لحفرة في الطريق، أو رسم تخطيطي لمشروع، أو صفحة من عريضة — وطلب التحدث حضوريًا أو عبر الإنترنت، مع إمكانية ذكر الحاجة إلى حلقة سمعية أو دخول بلا درجات. ويوضح إشعار السجل العام (public record notice) الإلزامي ما قد تتم قراءته بصوت عالٍ أو نشره، وأن عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف لن تُنشر.
يُحفظ كل تعليق بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، مما يمنح أمين السر سجلًا مؤرخًا لأوراق الاجتماع.
- مناسب لـ
- مجالس المدن والأبرشيات، ومجالس المدارس، وجمعيات السكان، وجمعيات مالكي المنازل (HOAs)، ومنتديات المجتمع المحلي
- يملؤه
- السكان وأصحاب الأعمال والمؤسسات
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 3 دقائق
- يتضمن
- بند جدول الأعمال والموقف، والمرفقات، وطلب التحدث مع احتياجات الوصول، والموافقة على السجل العام
من يستخدم نموذج بطاقة تعليقات اجتماع عام؟
- مجلس مدينة يجمع التعليقات قبل اجتماع لجنة التخطيط
- مجلس مدرسة يستقبل أسئلة أولياء الأمور بشأن بند في الميزانية
- جمعية سكان تجمع الآراء قبل اجتماعها السنوي
- استشارة تجريها جمعية إسكان بشأن تحسينات المجمع السكني
- منتدى حيّ يدير قائمة المتحدثين بشأن بند مثير للجدل في جدول الأعمال
أسئلة نموذج بطاقة تعليقات اجتماع عام هذا
17 أسئلة على 2 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنك
- اسمك*
- أنت* من السكان المحليين · صاحب عمل محلي · أتحدث بالنيابة عن مؤسسة · زائر
- المؤسسة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الحي أو الشارع أو الرمز البريدي
- البريد الإلكتروني، إذا كنت ترغب في تلقي رد
- الهاتف
2 تعليقك
- الاجتماع*
- تاريخ الاجتماع*
- رقم بند جدول الأعمال أو موضوعه*
- موقفك* أؤيد · أعارض · محايد — سؤال أو تعليق
- تعليقك أو سؤالك*
- مستندات أو صور داعمة
- هل ترغب في التحدث في الاجتماع؟*
- كيف ستحضر؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه حضوريًا · عبر الإنترنت
- هل تحتاج إلى أي شيء للمشاركة؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل ترغب في تلقي رد خطي؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- سجل علني*
نموذج بطاقة تعليقات اجتماع عام، صفحةً صفحةً
1 معلومات عنك
يذكر الشخص اسمه ويختار «أنت»: مقيم محلي، أو صاحب عمل محلي، أو يتحدث نيابةً عن مؤسسة (ويُطلب منه ذكر اسمها)، أو زائر. ويمكنه إضافة اسم الحي أو الشارع أو الرمز البريدي، و«البريد الإلكتروني، إذا رغبت في تلقي رد» ورقم الهاتف.
2 تعليقك
يرتبط التعليق بـ«الاجتماع» و«تاريخ الاجتماع» و«رقم بند جدول الأعمال أو موضوعه». ويتيح «موقفك» اختيار مؤيد أو معارض أو محايد لسؤال أو تعليق. ويسمح «تعليقك أو سؤالك» بكتابة ما يصل إلى 3,000 حرف، كما يمكن إرفاق ما يصل إلى ثلاثة مستندات أو صور داعمة.
يُعد السؤال «هل ترغب في التحدث في الاجتماع؟» إلزاميًا. وتؤدي الإجابة بنعم إلى السؤال «كيف ستحضر؟» مع خيار الحضور شخصيًا أو عبر الإنترنت، إلى جانب نص إرشادي يوضح أن المتحدثين يحصلون عادةً على ثلاث دقائق وأنه تتم دعوتهم بالترتيب. ويسأل النموذج أيضًا عن أي شيء يحتاجه الشخص للمشاركة. ويُسأل كل من ترك عنوان بريد إلكتروني عما إذا كان يرغب في تلقي رد مكتوب. وينتهي كل تعليق بالموافقة على السجل العام: يجوز قراءة الاسم والتعليق بصوت عالٍ ومشاركتهما ونشرهما مع أوراق الاجتماع أو محضر الجلسة، لكن البريد الإلكتروني والهاتف لن يُنشرا.
خصّص القالب كما تريد
- غيّر وقت التحدث وترتيبه في النص الإرشادي ليتوافقا مع لوائحك الدائمة
- حوّل حقل الاجتماع إلى قائمة منسدلة بالاجتماعات القادمة
- حدّد تاريخ إغلاق فترة التعليقات لكل اجتماع
- عدّل إشعار السجل العام ليتوافق مع طريقة نشر أوراق الاجتماع لديك
- احفظ التعليقات في مجلد خاص بكل اجتماع حتى تكون جميعها معًا لدى أمين السر
نصائح لتحسين نموذج بطاقة تعليقات اجتماع عام
- انشر الرابط مع جدول الأعمال، وأغلق التعليقات قبل يوم حتى يتسنى تعميمها
- استخدم تصدير CSV لتجميع التعليقات حسب بند جدول الأعمال والموقف
- أرسل إلى الرئيس قائمة المتحدثين واحتياجات الوصول الخاصة بهم مسبقًا
- ارُد على من طلبوا ردًا مكتوبًا خلال مدة زمنية محددة
- احتفظ ببطاقة ورقية في الاجتماع لمن ليسوا متصلين بالإنترنت، وأضف تلك التعليقات يدويًا
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يصبح كل تعليق ملف PDF في خزنتك، مع إرفاق أي مستندات، ويتلقى أمين السر إشعارًا عبر البريد الإلكتروني. ويتلقى كل من قدّم عنوان بريد إلكتروني نسخة من تعليقه.
في جدول الردود، يمكنك البحث حسب بند جدول الأعمال أو الاسم أو المنطقة. صدّر البيانات إلى CSV لإحصاء التعليقات المؤيدة والمعارضة لكل بند، وإعداد قائمة المتحدثين، وتحضير الملخص للأعضاء.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج بطاقة تعليقات اجتماع عام: الأسئلة الشائعة
هل نموذج بطاقة التعليقات العامة هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد النماذج الجاهزة في تطبيق Forms على كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل يمكن للأشخاص التعليق دون الكشف عن هويتهم؟
يطلب النموذج اسمًا، لأن معظم الاجتماعات العامة تشترط ذلك. ويمكنك جعل الاسم اختياريًا في المصمم إذا كانت قواعدك تسمح بالتعليقات المجهّلة.
هل يضمن الإرسال الحصول على فرصة للتحدث؟
لا. يسجل النموذج الطلب. ويوضح النص الإرشادي أن الرئيس يدعو المتحدثين بالترتيب، بينما تحدد لوائحك الدائمة بقية الإجراءات.
هل يمكن للأشخاص إرفاق صور أو مخططات؟
نعم. يمكن إرفاق ما يصل إلى ثلاثة ملفات — بصيغة PDF أو صور أو مستندات Word — بكل تعليق.
هل ستُنشر عناوين البريد الإلكتروني؟
ينص إشعار السجل العام على أنها لن تُنشر. احرص على أن يلتزم أمين السر بذلك عند إعداد أوراق الاجتماع.
هل يمكنني إعادة استخدام النموذج لكل اجتماع؟
نعم. يشكّل الاجتماع والتاريخ جزءًا من كل تعليق، لذلك يمكن لنموذج واحد خدمة جميع اجتماعاتك، أو يمكنك نسخه لكل اجتماع.